Lorsque votre boîte de réception est encombrée de messages auxquels il faut donner suite, elle se transforme rapidement en désordre qui rend difficile la concentration sur les tâches importantes. La solution ne consiste pas simplement à lire les messages, mais à les transformer directement en une liste de tâches claire et organisée qui vous aide à accomplir vos tâches. Dans cet article, vous apprendrez des étapes simples pour transformer n'importe quel message électronique en une tâche réalisable, rendant votre journée plus organisée et productive.
Astuces rapides
- Utilisez la fonctionnalité Tâches intégrée de Gmail pour une solution simple permettant de transformer les e-mails en une liste de tâches.
- Transférez des e-mails vers Todoist pour organiser les tâches et ajouter des dates d'échéance.
- Transformez automatiquement les messages en tâches à l’aide du gestionnaire de tâches intégré d’Outlook.
Les e-mails sont le point de départ du travail, mais ils se terminent rarement. Les messages importants contiennent souvent des tâches, des délais ou des suivis, qui peuvent facilement être manqués s'ils restent enfouis dans votre boîte de réception. La conversion des e-mails en tâches à effectuer permet de garder votre flux de travail organisé et de garantir que vous ne manquez rien.
Voici trois façons simples de transformer vos e-mails en liste de tâches à l’aide d’outils que vous possédez peut-être déjà.
Utilisez la fonctionnalité Tâches intégrée de Gmail
Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous disposez déjà d'une simple liste de tâches intégrée. Google Tasks vous permet de transformer n'importe quel e-mail en tâche en quelques clics et sans avoir besoin de modules complémentaires ou d'intégrations. Pour transformer des e-mails en tâches dans Gmail :
Étape 1: En Gmail, Ouvrez le message que vous souhaitez transformer en tâche.
Étape 2: Cliquez sur le menu à trois points et choisissez «En plus des tâches.
Passons à l'étape 3 : Cliquez sur la tâche qui apparaît et vérifiez la date d’échéance et les détails.
Vous pouvez également faire glisser un message électronique directement vers le volet Office s'il est déjà ouvert. Cette méthode est plus rapide et idéale pour gérer les tâches simples liées à la boîte de réception.
Transférer des e-mails vers Todoist
Todoist est un gestionnaire de tâches populaire qui s'intègre parfaitement à la messagerie électronique. Il vous offre plus de flexibilité que Google Tasks, en particulier si vous souhaitez ajouter des catégories, des filtres, des dates d'échéance récurrentes et organiser des projets. Pour utiliser le courrier électronique avec Todoist :
Étape 1: Ouvert Todoist
Étape 2: Cliquez sur votre photo de profil, puis "Paramètres".
Passons à l'étape 3 : Allez dans Intégrales et cliquez sur Ajout d'intégrales.
Étape 4: je cherche Navigateur Votre email et cliquez "une addition".
Étape 5: Ouvrez votre application de messagerie et ouvrez l’e-mail souhaité.
Passons à l'étape 6 : Cliquez sur l'icône Todoist Cela apparaît.
Étape 7: Remplissez les détails.
Comment utiliser la ligne d'objet dans Todoist pour les catégories et Plus
Lorsque vous transférez un e-mail à Todoist, la ligne d'objet devient le nom de la tâche et vous pouvez également l'utiliser pour organiser rapidement votre tâche. En ajoutant des caractères spéciaux, vous pouvez attribuer la tâche à un projet, ajouter des étiquettes et spécifier une date d'échéance. Voici comment :
- En utilisant « #ProjectName », la tâche est ajoutée à un projet spécifique.
- Utilisation de @label – Ajoute une étiquette.
- En utilisant « aujourd’hui », « demain » ou une date, précisez la date d’échéance.
Par exemple:
« Soumission du rapport de dépenses demain #Travail @Finance »
Cela crée une tâche nommée « Soumettre un rapport de dépenses », due demain, répertoriée sous le projet « Travail » et intitulée « Finances ».
Utiliser la fonctionnalité Tâches dans Microsoft Outlook
Pour ceux qui utilisent Microsoft, Outlook propose un puissant gestionnaire de tâches intégré qui fonctionne de manière transparente avec votre messagerie électronique. Vous pouvez marquer les messages pour un suivi ou les transformer en tâches avec des rappels et des catégories. Pour transformer un message électronique en tâche dans Outlook :
Étape 1: Ouvert perspectives, Cliquez ensuite avec le bouton droit sur le message et sélectionnez « Créer une tâche ».
Étape 2: Cliquez "Ajouter un rappel."
Passons à l'étape 3 : Choisissez la date d’échéance, la priorité et la catégorie selon vos besoins.
Si vous utilisez Microsoft To Do, les e-mails signalés par Outlook apparaîtront automatiquement dans votre liste de tâches.
Fonctionnement des e-mails Outlook à envoyer et signalés
Microsoft To Do est une application de gestion des tâches qui se synchronise avec Outlook. Lorsque vous marquez un message électronique dans Outlook, il est automatiquement ajouté à votre liste de messages électroniques marqués dans Microsoft To Do. Cela crée une tâche associée au message d'origine, ce qui vous permet d'y accéder plus facilement. Vous pouvez ensuite définir des dates d'échéance, des rappels et ajouter des notes directement depuis To Do.
En appliquant ces méthodes, vos e-mails ne seront plus seulement des transmissions d’informations mais se transformeront en tâches claires que vous réaliserez une par une. Essayez les étapes que nous avons partagées et remarquez la différence dans votre façon de travailler au quotidien. Avez-vous des outils ou des conseils supplémentaires ? Partagez-le avec nous et aidons les autres à atteindre une meilleure organisation et une meilleure productivité.
