Comment automatiser les tâches répétitives avec le bureau Power Automate
L'automatisation des tâches répétitives est l'un des meilleurs moyens d'améliorer la productivité et de gagner du temps dans le travail quotidien. Avec Power Automate pour ordinateur de bureau, vous pouvez automatiser de nombreux processus simples et complexes sur votre ordinateur sans nécessiter de connaissances avancées en programmation. En créant des flux de travail automatisés, vous pouvez économiser du temps et des efforts en effectuant des tâches quotidiennes répétitives comme l'envoi d'e-mails, le classement ou même la gestion de données. Dans cet article, nous expliquerons comment utiliser le bureau Power Automate pour automatiser les tâches efficacement et facilement.
Résumé
- Power Automate sous Windows est un outil qui vous permet d'automatiser les applications de bureau et Web.
- L'automatisation d'une tâche dans Power Automate implique de créer un flux et de le remplir d'actions.
- Assurez-vous de tester minutieusement les flux pour vous assurer qu’ils fonctionnent comme prévu.
Les tâches répétitives que vous effectuez sous Windows peuvent-elles être facilement automatisées ? peut être. Heureusement, Windows dispose d'un outil appelé Power Automate qui peut vous aider, et je vais vous montrer comment commencer à l'utiliser pour accélérer votre flux de travail.
Qu’est-ce que Power Automate pour ordinateur de bureau ?
Power Automate Sous Windows est une application qui simule les actions de la souris et du clavier, vous aidant ainsi à automatiser les tâches dans un environnement de bureau Windows. Les tâches qui peuvent être automatisées incluent l'organisation et la sauvegarde de vos fichiers, l'extraction de données de documents, la saisie de données dans des documents, la suppression de sites Web et la gestion des e-mails et de la boîte de réception.
Comment automatiser une tâche répétitive sous Windows
Bien que l’utilisation de Power Automate à son plein potentiel puisse s’avérer complexe, l’automatisation de tâches simples et répétitives peut s’avérer simple. Vous pouvez créer un flux, ajouter les actions nécessaires, exécuter un test pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu et exécuter le flux si nécessaire.
Dans notre exemple, je vais créer un scénario dans lequel un document Word est ouvert, enregistré au format PDF, puis déplacé vers un dossier OneDrive partagé. Comme vous pouvez l'imaginer, cela peut simplifier le processus si vous êtes la personne responsable de la mise à jour d'un document, de sa conversion au format PDF, puis de son téléchargement sur OneDrive afin que tout le monde puisse y accéder.
Installer et exécuter Power Automate
Power Automate doit être préinstallé sur votre ordinateur si vous utilisez Windows 11. S'il n'est pas préinstallé ou si vous utilisez Windows 10, vous pouvez installer Power Automate à partir de Sa page Microsoft Store.
Après cela, vous pouvez lancer Power Automate directement depuis le menu Démarrer. Pour ce faire, cliquez sur la barre de recherche, tapez power automate et cliquez sur « Power Automate » dans les résultats de recherche.
Créer un flux
Après avoir exécuté Power Automate, vous devez créer un flux, qui est un fichier contenant la séquence d'actions.
Pour ce faire, cliquez sur « Nouveau flux » Dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Donnez un nom au flux et cliquez sur le bouton "accumuler" Pour ouvrir la fenêtre Modifier le flux.
Ajouter des actions
Il est maintenant temps de remplir le flux avec des actions, qui sont des séquences de tâches au sein du flux.
ملاحظة
Lors de la création et de la modification du flux, enregistrez régulièrement en cliquant sur « Enregistrer » – l'icône de la disquette – en haut à gauche.
Pour ajouter l'action permettant d'ouvrir un fichier Word, développez la section « Word » dans la barre latérale gauche et double-cliquez sur l'action « Exécuter Word ».
Définir le menu déroulant »Exécuter Word" sur " et ouvrez le document suivant " et collez le chemin du fichier du document dans la zone de texte " Chemin du document ". Ensuite, cliquez sur « Enregistrer » pour installer cette procédure.
Cela créera une variable de flux qui stocke une instance du document Word une fois celui-ci ouvert. Vous pouvez le voir dans le panneau de droite et le renommer en quelque chose de plus descriptif si vous travaillez avec plusieurs variables.
Dans notre scénario, la variable permet à Power Automate de se rappeler qu’un document Word est ouvert. Ceci est utile car cela peut demander à d’autres procédures d’en faire quelque chose. Cela aura plus de sens dans les prochaines étapes.
Ensuite, double-cliquez sur Action ""Enregistrer le mot".
Dans la liste déroulante « Instance de mot », définissez-la sur la variable créée par l'action précédente. Ensuite, définissez les menus déroulants « Mode d'enregistrement » et « Format du document » sur « Enregistrer le document sous » et « PDF » respectivement. Enfin, entrez le chemin du document, le nom et l'extension du fichier souhaités.
ملاحظة
Assurez-vous que le chemin du document est local. Lorsque j'ai essayé de l'enregistrer directement sur OneDrive, j'ai eu des erreurs.
Ensuite, disons à Power Automate de déplacer le fichier PDF vers le dossier OneDrive souhaité. Pour ce faire, cliquez sur « Fichiers » dans la barre latérale gauche pour développer la section et double-cliquez sur l'action « Déplacer les fichiers ».
Dans la zone de texte « Fichiers à déplacer », entrez le chemin d'accès au fichier PDF et dans la zone de texte « Dossier de destination », entrez le chemin d'accès au dossier partagé OneDrive. Réglez le menu déroulant « Si le fichier existe » sur « Remplacer » et cliquez sur le bouton "enregistrer".
Tester et exécuter le flux
Maintenant que vous avez configuré les actions, le flux est terminé. Il est temps de le tester pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
Fermez le document Word s'il est ouvert, puis cliquez sur Lecture – l'icône de lecture – en haut à gauche.
Vous devriez voir que l'automatisation est effectuée conformément aux procédures – Ouvrez Word et enregistrez au format PDF dans OneDrive. S'il s'exécute correctement, enregistrez-le et fermez-le.
Vous trouverez le flux que vous avez créé dans l’onglet Mes flux lorsque vous ouvrez Power Automate. Cliquez sur Exécuter chaque fois que vous devez l'exécuter.
Avec ces connaissances de base, vous pouvez explorer davantage Power Automate et créer vos propres flux pour améliorer vos flux de travail.
Vous pouvez également programmer votre flux pour qu'il s'exécute à des intervalles et à des heures spécifiques. Cependant, cette fonctionnalité n'est pas incluse dans Power Automate. Vous devez planifier l'exécution du flux à l'aide d'une fonctionnalité intégrée moins connue de Windows appelée Planificateur de tâches.