Les fonctions Excel les plus utiles pour améliorer votre productivité au quotidien

Excel est l’un des outils les plus puissants sur lesquels beaucoup s’appuient pour accomplir efficacement leurs tâches quotidiennes. Avec les bonnes fonctions, vous pouvez faciliter les calculs et analyser les données plus rapidement et avec plus de précision. Dans cet article, nous passerons en revue un ensemble de fonctions essentielles pour améliorer votre productivité dans Excel, que vous soyez débutant ou expert. Grâce à ces fonctions, vous pourrez obtenir des résultats impressionnants en moins de temps et sans effort.

Les fonctions logiques d'Excel testent si une instruction ou des données sont vraies ou fausses, avant de permettre au programme d'effectuer une action basée sur le résultat. Ils sont utiles pour analyser des données, automatiser certaines tâches ou calculs et finalement prendre des décisions.

Lorsqu'il est utilisé indépendamment, il renvoie VRAI ou FAUX, selon que les critères que vous avez spécifiés sont remplis.

Je vais passer en revue trois fonctions booléennes (ou ensembles de fonctions) que je trouve particulièrement utiles, et comment vous pouvez également en tirer le meilleur parti dans des scénarios du monde réel.

SI avec ET, OU et NON

Avant d'expliquer comment ces fonctions peuvent être utilisées ensemble, je vais expliquer ce que chacune fait individuellement.

AND, OR et NOT seuls aident à définir les conditions. Dans l'exemple ci-dessous, je souhaite calculer trois choses pour chaque candidat :

• Sont-ils âgés de plus de 18 ans et certifiés Or (colonne F) ?
• Ont-ils un permis de conduire complet ou la capacité de travailler à l'étranger (colonne G) ?
• Leur nombre n'est-il pas supérieur à 50 (colonne H) ?

Dans la cellule F2, je dois taper

=ET(B2>18,D2="Or")

Parce que je veux qu'Excel me dise si la valeur en B2 est supérieure à 18 et si la valeur en D2 est égale à « or ».

Dans la cellule G2, je tape

=OU(C2="Complet",E2="OUI")

Parce que je veux qu'Excel détermine si la valeur dans C2 est « Complète » ou si la valeur dans E2 est « Oui ».

Enfin, dans la cellule H2, je devrai taper

=NON(B2>50)

Parce que je dois vérifier que la valeur dans la cellule B2 n'est pas supérieure à 50.

conseil

Lors de la création d’arguments logiques, tout le texte doit être placé entre guillemets doubles.

Ensuite, j'utiliserai la fonction de remplissage automatique d'Excel pour copier les formules dans les lignes restantes.

Remarquez comment chaque sortie est vraie ou fausse, selon que les conditions sont remplies ou non. Bien que cela soit utile, avoir un mot ou une expression indicateur spécifique peut être encore plus utile. C'est là que IF entre en jeu, car il renvoie une valeur spécifique en fonction des conditions spécifiées.

Cette fois, je souhaite obtenir les résultats suivants pour chaque candidat :

• S’ils ont plus de 18 ans et possèdent un certificat or, ils peuvent être classés parmi les membres seniors.
• S'il possède un permis de conduire complet ou la capacité de travailler à l'étranger, il peut être classé parmi les candidats pouvant voyager.
• S'il n'a pas plus de 50 ans, je souhaite qu'Excel appose une étiquette m'indiquant qu'il est éligible à un apprentissage.

Donc, dans la cellule F2, je vais taper

= SI (ET(B2>18,D2="Or"),"Senior","Junior")

Parce que je veux qu'Excel vérifie que la valeur dans B2 est supérieure à 18 et que la valeur dans D2 est « Gold », puis renvoie « Senior » si les deux valeurs sont vraies ou « Junior » si elles ne le sont pas.

Dans la cellule G2, je dois aller à

= SI (OR(C2="Complet",E2="OUI"),"Peut voyager","Ne peut pas voyager")

Parce que si la valeur en C2 est « plein » ou la valeur en E2 est « oui », alors j'ai besoin de savoir qu'ils « peuvent voyager ». Si aucun des deux arguments n’est vrai, ils « ne peuvent pas voyager ».

Enfin, dans la cellule F2, je tape

= SI (ne pas(B2>50),"Eligible à une bourse","Pas de bourse")

Car si la valeur en B2 n’est pas supérieure à 50, alors le candidat est « éligible à une bourse », mais si elle est supérieure à 50, alors le candidat n’est « pas éligible à une bourse ».

Encore une fois, je ferai glisser les poignées de remplissage automatique vers le bas pour les trois colonnes afin de remplir les lignes restantes de mon tableau.

conseil

Essayez d'utiliser IF, AND et OR avec des cases à cocher dans Excel pour suivre la progression des tâches. Vous pouvez également choisir une fonction XOR, qui dans sa forme la plus simple renvoie VRAI si une seule valeur est VRAIE, ou FAUX si les deux valeurs sont VRAIES.

IFERREUR

J'utilise SIERREUR pour garder toutes mes feuilles de calcul organisées. Après tout, personne ne veut d’une feuille de calcul pleine d’erreurs #N/A et #VALUE ! Et #REF ! Et #DIV/0 ! Et #NUM ! Le #NOM ? #NULL !, et SIERREUR permet d'éviter cela.

Dans cet exemple, je suis le pourcentage de buts par match pour dix joueurs. Pour ce faire, j'ai écrit

=SOMME(C2/B2)

Dans la cellule D2, nous développons ensuite ce calcul jusqu'en bas de la colonne D.

Cependant, comme le joueur C n'a joué aucun match, la division renvoie #DIV/0!.

Pour faciliter cela, j'inclurai tous les calculs dans la colonne D dans la fonction SIERREUR.

=SIERREUR(x,y)

Où x est le calcul à effectuer et y est la valeur qui doit être renvoyée en cas d'erreur.

ملاحظة
Si vous laissez y vide après la virgule, Excel renverra 0 pour un calcul erroné.

Donc, dans la cellule D2, je vais taper

=SIERREUR(SOMME(C2/B2),"-")

Étendez-le jusqu'au bas de la colonne. Remarquez comment

SOMME(C2/B2)

Le calcul existe toujours, mais il est contenu dans la fonction SIERREUR. Dans ce cas, chaque fois qu'une erreur se produit dans le calcul, la fonction renverra un tiret, qui semble plus net que MessageError.

ملاحظة

Gardez à l’esprit que l’utilisation de SIERREUR pour masquer les erreurs dans une feuille de calcul peut rendre plus difficile l’identification des erreurs de calcul. C'est pourquoi j'ai tendance à l'utiliser uniquement dans des scénarios où #DIV/0 pourrait apparaître ! Sinon.

EST avec SI

Il existe de nombreuses fonctions du SI, et chacune fait des choses très différentes. Je l'utilise souvent (dans une fonction IF) pour vérifier s'il y a des erreurs ou des incohérences dans mes données.

Avant de voir comment les combiner avec la fonction IF, examinons-les isolément.

Toutes les fonctions IS ont la même syntaxe :

=EST[TYPE](a)

Où [TYPE] est le type de fonction IS que vous souhaitez utiliser et a est la référence de cellule ou la valeur à évaluer.

Voici les types de fonctions SI parmi lesquelles vous pouvez choisir, et vous pouvez voir quelques exemples ci-dessous :

• ISBLANK : teste si a est vide.
• ISOMITTED : teste si une valeur dans une fonction LAMBDA est manquante.
• ISERROR : teste si a est une valeur d'erreur (telle que #N/A, #VALUE#, etc.).
• ISERR : teste si a est une valeur d'erreur sauf #N/A.
• ISNA : teste spécifiquement si un contient une erreur #N/A.
• ISFORMULE : Testez si une formule.
• ISLOGIQUE : teste si a contient une valeur logique (VRAI ou FAUX) basée sur une fonction logique.
• ISTEXT : teste si a est du texte, y compris le texte généré par une fonction booléenne.
• ISNONTEXT : teste si a n'est pas du texte (comme une formule ou un nombre), y compris du texte généré par une fonction booléenne.
• ISNUMBER : teste si a est un nombre, y compris le nombre généré par une formule.
• ISEVEN ou ISODD : teste si a est un nombre pair ou impair, selon celui que vous utilisez. Dans ces cas, la cellule vide est considérée comme paire et la cellule non numérique renvoie une erreur.
• ISREF : teste si a est une référence de cellule. Par exemple, si a est (A1), cela renverra VRAI, mais si a est (« pomme »), cela renverra FAUX.

ملاحظة

Bien qu'elles commencent par IS, les fonctions ISPMT et ISWEEKNUM ne font pas partie du groupe IS.

Jetons un coup d'œil à certains d'entre eux dans une feuille de calcul Excel. Dans les colonnes B à J, j'ai utilisé les fonctions IS spécifiées pour tester les valeurs de la colonne A.

Par exemple, dans la cellule B2, j'ai tapé

= ISBLANK (A2)

Et dans la cellule G4 j'ai écrit

=ESTNONTEXTE(A4)

Si votre formule IS fait référence à une cellule d'un tableau Excel formaté, la valeur entre parenthèses sera le nom de la colonne. Dans l'exemple ci-dessus, en tapant

=ISTEXT([@Valeur à tester])

Dans la cellule F1, il sera automatiquement appliqué aux autres cellules de la colonne F du tableau.

Pour utiliser les fonctions IS avec IF, vous devez placer la première dans la seconde.

=SI(EST[TYPE](a),b,c)

Où [TYPE] est le type de fonction IS que vous souhaitez utiliser dans la liste ci-dessus, a est la référence de cellule ou la valeur à évaluer, b est la valeur ou la formule si VRAI et c est la valeur ou la formule si FAUX.

Dans l'exemple ci-dessous, je voulais calculer les gains hebdomadaires attendus de mes employés en fonction de leurs gains quotidiens, mais je voulais produire un message si DailyEarnings est vide. Pour ce faire, j'ai écrit cette formule en C2 :

=IF(ISBLANK(B2),"Données requises",B2*7)

Parce que je voulais qu'Excel calcule si la cellule B2 était vide et renvoie les « données requises » (si la cellule B2 était vide) ou multiplie la valeur de la cellule B2 par sept (si elle n'était pas vide). Ensuite, j'ai utilisé AutoFill pour copier la formule relative dans les cellules restantes de la colonne C.

Vous pouvez faire la même chose avec n’importe laquelle des fonctions IS ci-dessus.

En plus d'utiliser les fonctions logiques d'Excel, j'utilise divers autres ensembles de fonctions pour évaluer et utiliser les données dans les tableaux Excel, tels que INDEX avec MATCH et COUNTIF avec SUM. Si vous n'êtes pas familier avec ces fonctions, elles valent vraiment la peine d'être essayées !