Pourquoi Excel est un meilleur choix que Word pour créer et gérer des tableaux

Lorsqu’il s’agit de créer et de gérer des tableaux, de nombreuses personnes se tournent vers Microsoft Word en raison de sa simplicité. Cependant, Microsoft Excel est considéré comme un outil plus efficace et plus puissant à cette fin. Dans cet article, nous passons en revue les raisons pour lesquelles Excel est le meilleur choix pour créer des tableaux, tout en expliquant les fonctionnalités qui le rendent supérieur à Word dans la gestion et l'organisation des données.

Bien que la création de tableaux dans Microsoft Word se soit améliorée au fil des ans, il s’agit toujours d’une tâche frustrante qui cause parfois plus de problèmes qu’elle n’en résout. C'est pourquoi vous devriez toujours créer des tableaux dans Microsoft Excel.

Pourquoi est-il préférable de créer des tableaux dans Excel ?

En bref, Word est un traitement de texte et Excel est un processeur de données. Par conséquent, Word n’est pas idéalement conçu pour créer des tableaux, contrairement à son frère, Excel.

Voici quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles la création d’un tableau dans Excel est une meilleure option que l’utilisation de Microsoft Word :

• Bien qu'il soit surprenant de voir combien de fonctions de type Excel vous pouvez utiliser dans les tableaux Microsoft Word, vous disposez de beaucoup plus d'options dans Excel, où les fonctions et les formules fonctionnent également de manière plus intuitive.
• Vous pouvez utiliser Excel pour ajouter de la profondeur à votre analyse ou créer des affichages de données plus dynamiques tels que des tableaux croisés dynamiques.
• Vous pouvez utiliser les tableaux que vous avez créés dans Excel pour créer et formater de nombreux types de graphiques différents.
• La mise en forme des tableaux dans Excel est beaucoup plus simple que dans Word.

Il en va de même pour d’autres programmes Microsoft comme Outlook et OneNote : aucun d’entre eux ne peut rivaliser avec Excel lorsqu’il s’agit de créer des tableaux.

Comment importer un tableau d'Excel vers Word

Il existe deux manières principales de dupliquer un tableau Excel dans Word, et la méthode que vous choisissez dépend de ce que vous souhaitez obtenir. Si vous souhaitez que le tableau dans Word reflète en permanence les modifications apportées à l'original dans Excel, vous devrez le coller en tant qu'objet lié. D'autre part, si vous avez terminé avec les données et que vous souhaitez qu'elles soient un tableau autonome dans Word, copiez et collez simplement les données d'Excel dans Word.

Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur chaque méthode.

Copier et coller un tableau Excel en tant qu'objet lié

La première façon d’importer un tableau d’Excel dans Word est de le coller en tant qu’objet Excel lié. Il s’agit de la meilleure option si vos données Excel sont susceptibles de changer et que vous souhaitez que le tableau répétitif dans Word reflète ces modifications. Cette méthode duplique également l’intégralité de la mise en forme du tableau lorsqu’il est collé dans Word.

Tout d’abord, formatez le tableau dans Excel. Le moyen le plus rapide (et le meilleur) de procéder consiste à sélectionner les données, à cliquer sur Formater sous forme de tableau dans le groupe Styles de l’onglet Accueil du ruban et à choisir un style. Excel vous demandera également de confirmer si vos données contiennent une ligne d’en-tête.

Vous devez également envisager d’appliquer une mise en forme directe telle que la largeur des colonnes, la taille de la police et l’alignement du texte, car la version copiée du tableau dans Word sera identique au tableau d’origine que vous créez dans Excel.

conseil
Masquez le bouton de filtre dans votre tableau Excel via l’onglet Création de tableau avant de le copier. Sinon, il apparaîtra dans Word mais ne sera pas utilisable.

Lorsque le tableau est prêt à être utilisé, enregistrez le fichier Excel source et le document Word de destination. Assurez-vous qu’ils sont enregistrés dans des emplacements qui communiquent entre eux, tels que des dossiers sur un réseau local ou dans votre cloud OneDrive. De plus, assurez-vous que la sauvegarde automatique est activée dans les deux programmes pour que le processus se déroule plus facilement.

Ensuite, sélectionnez toutes les données dans le tableau Excel et appuyez sur Ctrl+C. Accédez ensuite à votre document Word et placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez placer le tableau. Cliquez sur la flèche déroulante Coller dans l’onglet Accueil, puis cliquez sur Collage spécial.

Dans la boîte de dialogue Collage spécial, sélectionnez « Coller le lien », Et sélectionnez “Objet de feuille de calcul Microsoft Excel », Et cliquez sur “Ok" .

conseil
Si vous ne souhaitez pas que le tableau soit continuellement mis à jour pour refléter les données du tableau d'origine, sélectionnez plutôt Coller. Le tableau sera ensuite collé en tant qu’objet Excel intégré et modifiable.

Votre tableau Excel sera maintenant collé dans Word sous forme d’image. Redimensionnez-le et positionnez-le dans Word comme vous le feriez pour n’importe quelle autre image ou objet, en gardant ses dimensions à l’esprit et en veillant à ne pas trop l’étirer. La meilleure option est d'utiliser des poignées dans les coins de l'image, car cela maintient le rapport hauteur/largeur constant.

Avec les fichiers Word et Excel toujours ouverts, modifiez temporairement certaines données dans le tableau Excel afin de voir les modifications prendre effet immédiatement dans Word.

Chaque fois que vous rouvrez le document Word, vous aurez la possibilité de mettre à jour le lien vers la feuille Excel qui contient le tableau d'origine. Cliquez sur Oui pour vous assurer que votre document Word contient la dernière version.

Au fur et à mesure que vous travaillez sur votre document, pour vous assurer que vous disposez de la dernière version du tableau Excel, sélectionnez-le et appuyez sur F9 pour le forcer à se relier et à s'actualiser. Vous pouvez également double-cliquer sur le tableau dans Word pour rouvrir le fichier Excel correspondant.

ملاحظة
Si vous modifiez le format, la taille ou d’autres propriétés d’un tableau Excel, vous devrez copier et coller les données sous forme de tableau lié pour voir les modifications reflétées dans Word.

Utilisez un simple copier-coller.

Il existe une autre façon de copier un tableau d'Excel vers Word qui est plus directe mais moins dynamique. L'utilisation de cette méthode signifie qu'une fois que vous avez collé le tableau dans Word, il devient un tableau Microsoft Word complètement indépendant sans les bases Excel.

Tout d’abord, sélectionnez les données d’origine dans Excel et appuyez sur Ctrl+C. Ensuite, allez dans Word et appuyez sur Ctrl+V. À partir de ce point, toutes les modifications apportées à la mise en forme du tableau devront être effectuées via les onglets Conception de tableau et Disposition du tableau dans Word, ce qui nous ramène directement au scénario que nous essayions d’éviter : créer et formater des tableaux dans Word.

conseil
Pour coller les données sous forme de tableau non formaté et les faire correspondre aux styles de texte déjà utilisés dans votre document Word, au lieu d’appuyer sur Ctrl+V, cliquez sur Coller > Utiliser les styles de destination.

De plus, votre tableau n'est pas lié à Excel, vous êtes donc limité à l'utilisation des seules fonctions disponibles dans Word.

Cependant, le principal avantage de l’utilisation de cette méthode est que le tableau est entièrement modifiable dans Word si vous devez apporter des modifications mineures à vos données, et vous pouvez être assuré que les chiffres ne changeront pas à moins que vous ne les modifiiez manuellement. Vous pouvez également redimensionner le tableau sans vous soucier des proportions ou des pixels.

Excel vous permet également de convertir des tableaux en graphiques et de les formater pour qu'ils ressemblent exactement à ce que vous souhaitez avant de les coller dans Word en utilisant les mêmes méthodes décrites dans ce guide.

En fin de compte, Microsoft Excel est un outil plus puissant et plus efficace pour créer et gérer des tableaux que Microsoft Word. Grâce à ses fonctionnalités avancées, vous pouvez mieux organiser les données et effectuer des calculs en toute simplicité. Si vous recherchez l’outil parfait pour gérer des feuilles de calcul, Excel est le choix parfait.