Lorsque vous recevez la photo d'une facture ou d'un rapport imprimé et que vous devez saisir ses données dans Google Sheets, l'écriture manuscrite n'est pas la meilleure option. Vous pouvez désormais convertir automatiquement cette image en feuille de calcul Google grâce aux outils gratuits intégrés à Google Drive. Le processus se fait en quelques étapes simples et prend moins d'une minute, sans installation de logiciel supplémentaire ni d'outils tiers. Ce guide vous explique comment extraire les données de n'importe quelle image et la transformer en un tableau organisé et modifiable directement.
Copier manuellement les données d'une image dans un fichier Google Sheets peut prendre du temps et augmenter les risques de fautes de frappe. Heureusement, vous pouvez extraire les informations de votre feuille de calcul en quelques étapes simples grâce à l'outil de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Google Drive. Voici comment.
Points à noter avant de commencer
Avant de commencer à convertir le texte de votre image en données dans Google Sheets, voici quelques conseils qui vous aideront à garantir que le processus se déroule comme prévu :
- Assurez-vous que votre image est claire : Plus la qualité de l'image est bonne, meilleure est la conversion. Si votre image est une capture d'écran, cela ne devrait pas poser de problème.
- Cependant, si vous prenez la photo avec votre téléphone ou votre appareil photo, assurez-vous qu'elle soit bien éclairée et non masquée par des ombres. Essayez également de garder votre main stable pour éviter le flou.
- Utilisez des images haute résolution : Les données de l'image doivent avoir une hauteur d'au moins 10 pixels.
- Assurez-vous que l'image est au bon format : Ce processus fonctionne avec les fichiers JPEG, PNG, TIFF et GIF. Si votre image n'est pas dans l'un de ces formats, assurez-vous de la convertir au préalable.
- N'utilisez pas d'images trop grandes : Google recommande que la taille du fichier soit de 2 Mo ou moins.
- Les polices standard fonctionnent mieux : Si le texte ou les données numériques de l’image sont dans une police inhabituelle, la conversion risque de ne pas fonctionner comme vous l’espériez.
- Le formatage peut ne pas être conservé.Soyez prêt à apporter des modifications manuelles au format des données une fois la conversion terminée.
- Vous avez besoin d'un compte Google : Afin de profiter de cet outil de conversion OCR, vous devez être Connectez-vous à votre compte Google.
Note
Vous pouvez également suivre les étapes de ce guide pour convertir le texte et les nombres des fichiers PDF numérisés en données dans Google Sheets.
Étape 1 : Téléchargez l’image sur Google Drive
Supposons que vous ayez téléchargé cette image (une capture d'écran d'un fichier PDF contenant divers noms et adresses au format PNG) et que vous souhaitiez extraire les données et les modifier dans Google Sheets.
Note
Pour continuer à lire, téléchargez Image PNG gratuite Ceci. Après avoir cliqué sur le lien, vous trouverez le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de votre écran.
Comme le fichier est une image PNG, vous ne pouvez pas simplement sélectionner et copier le texte, car il ne contient pas de données textuelles réelles, mais uniquement des données d'image. Vous pourriez également rencontrer le même problème si vous copiez des données depuis un site web : si elles sont importées sous forme d'image, il n'y aura pas de texte réel à copier-coller dans Google Sheets.
Vous pouvez également télécharger l'image sur Google Drive. Avant cela, assurez-vous qu'elle est correctement orientée.
Après cela, Connectez-vous à Google Drive, Cliquez et faites glisser le fichier vers le dossier Google Drive approprié.
Alternativement, cliquez sur "Nouveau" Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "téléchargement d'un fichier« Localisez l’image que vous souhaitez convertir et téléchargez-la.
Étape 2 : ouvrez l’image dans Google Docs.
Maintenant que votre image est téléchargée sur Google Drive, il est temps de lancer la conversion. Pour cela, faites un clic droit sur le fichier, puis survolez-le. "ouvert en utilisant"Et sélectionnez "Éditeur Google Docs« Oui, vous souhaitez éventuellement que les données soient dans Google Sheets, mais c'est une étape nécessaire à franchir en premier.
À ce stade, le document Google Docs s’ouvre dans un nouvel onglet, avec l’image d’origine en haut du document et les données extraites en dessous.
De plus, si vous revenez au dossier Google Drive qui contient l'image, vous verrez que le fichier Google Docs que vous venez de créer est enregistré au même emplacement avec le même nom.
Étape 3 : Examinez les données et apportez les modifications nécessaires.
Bien que l'OCR soit généralement précis, il n'est pas toujours parfait selon la position des données dans l'image d'origine. Prenez donc le temps de vérifier les données du fichier Google Docs que vous venez de créer.
Dans cet exemple, les en-têtes de colonnes de l'image sont insérés à des positions aléatoires dans la liste de données extraites. Je vais donc les supprimer pour le moment et les rajouter plus tard lorsque je modifierai les données dans Google Sheets.
De plus, à la fin de la liste, j'ai mélangé les titres de Bob l'éponge, Superman et Sweeney Todd, je dois donc réorganiser ces informations afin que les données soient plus faciles à traiter à l'étape suivante.
Étape 4 : Copiez et collez les données dans Google Sheets.
Maintenant que vos données sont correctement organisées, elles sont prêtes à être transférées vers Google Sheets. Pour cela, sélectionnez les données, faites un clic droit n'importe où dans la zone sélectionnée, puis cliquez sur « Copier ».
Si vous souhaitez insérer les données dans une nouvelle feuille de calcul, faites un clic droit sur l'espace blanc dans le dossier Google Drive concerné, puis cliquez sur Feuilles de calcul Google.
En revanche, si vous disposez déjà d’un fichier tableur, Google, Localisez-le et ouvrez-le.
Ensuite, faites un clic droit sur la cellule dans laquelle vous souhaitez coller la première partie des données copiées, faites un clic droit sur Collage spécial, puis cliquez sur « Juste des valeurs. » Le collage de données en tant que valeurs supprime uniquement toute la mise en forme, y compris toutes les propriétés d'espacement de ligne que Google Docs adopte automatiquement, afin que vous puissiez travailler avec un ensemble de données propre.
Étape 5 : Formater les données
La dernière étape de la conversion d’une image en données consiste à formater les données dans Google Sheets, afin qu’elles aient l’apparence et le comportement souhaités.
Dans mon cas, la liste est définie sur une seule colonne, mais je souhaite que les noms, les adresses et les régions soient dans trois colonnes distinctes.
Il existe de nombreuses façons de transformer un ensemble de données en conséquence, mais dans mon cas, j'utiliserai la fonction TRANSPOSE, qui transforme les données horizontales en données verticales (et vice versa).
Si vous voulez faire la même chose, dans la cellule B2, tapez dans la cellule B2 :
=transposer(A1:A3)
Appuyez sur Entrée.
Maintenant, puisqu'un nouveau nom apparaît dans chaque troisième ligne, sélectionnez les cellules B1 à B3 et double-cliquez sur la poignée de recopie pour répéter la formule TRANSPOSE dans les cellules concernées de la colonne B.
Sélectionnez ensuite toutes les cellules nouvellement transférées, appuyez sur Ctrl+C pour les copier, puis sur Ctrl+Maj+V pour coller uniquement les valeurs. Cela sépare les données de la liste unidimensionnelle d'origine, ce qui vous permet de la supprimer sans perdre aucune donnée transférée.
Maintenant, après avoir fait un clic droit sur l'en-tête de la colonne A et choisi Supprimer la colonnePour supprimer les lignes vides, sélectionnez toutes les colonnes contenant des données et dans l'onglet "données", Clic droit de la souris sur Nettoyage des données, et cliquez sur "Supprimer les doublons".
Cela laissera une ligne vide, que vous pouvez supprimer manuellement en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule de cette ligne, puis en cliquant Supprimer la ligne.
Enfin, pour réinsérer les en-têtes de colonne, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule de la ligne 1, puis cliquez sur Insérer une ligne au-dessuset saisissez les titres si nécessaire.
Vous pouvez désormais convertir des données en un tableau formaté dans Google Sheets en sélectionnant toutes les cellules (y compris les en-têtes de colonnes), en cliquant avec le bouton droit sur la sélection et en cliquant sur Convertir en tableau.
Ensuite, cliquez sur les flèches vers le bas dans chaque en-tête de colonne et passez la souris sur « Modifier le type de colonne » pour vous assurer que le type de données correct est défini pour chaque champ, et vos données converties seront prêtes à être utilisées dans votre feuille de calcul Google Sheets !
Convertir une image en feuille de calcul Google ne nécessite plus de logiciel spécifique ni de compétences techniques complexes. Grâce aux outils intégrés de Google Drive et Google Docs, vous pouvez transformer n'importe quelle image contenant un tableau en données structurées en quelques secondes. Cette méthode permet de gagner du temps et de réduire les erreurs dues à la saisie manuelle, notamment lors du traitement de grandes quantités d'informations. Si vous rencontrez des problèmes avec l'application, laissez votre question dans les commentaires ; nous vous aiderons dans les plus brefs délais.
