Comment Claude m'aide à gérer mon agenda (mais ChatGPT vacille !)
La gestion du temps est devenue plus facile grâce à des assistants intelligents comme Claude et ChatGPT. Ils proposent tous deux des solutions innovantes pour simplifier votre quotidien, mais laquelle peut mieux vous aider à organiser votre emploi du temps et à atteindre vos objectifs ? Dans cet article, nous comparerons les capacités de Claude et ChatGPT en termes d'efficacité dans la gestion des tâches quotidiennes et la planification des événements, en mettant en évidence les forces et les faiblesses de chacun.
Résumé
- Tirez parti de l’IA et d’ICS pour gérer efficacement les données de calendrier, apporter des modifications et simplifier l’organisation des événements.
- ChatGPT peut aider à générer du contenu texte pour les fichiers ICS, mais a des difficultés à traiter des fichiers volumineux à des fins d'analyse.
- Créez un système de gestion de calendrier transparent en exportant des fichiers ICS et en utilisant Claude pour traiter les données et télécharger les modifications dans votre application de calendrier.
Votre calendrier est l'un de vos outils de productivité les plus puissants, mais il ne sera efficace que si vous prenez le temps d'ajouter et de gérer tous vos événements. Malheureusement, cela peut devenir très stressant et carrément ennuyeux. Alors, l’IA peut-elle m’aider à automatiser et à simplifier ce processus ?
Comment fonctionne un système de gestion de calendrier basé sur l'IA
L’un des meilleurs cas d’utilisation des LLM (Large Language Models) basés sur l’IA consiste à structurer un texte non structuré et à le rendre lisible par les humains. J'ai réalisé que je pouvais profiter de cette fonctionnalité en lui faisant lire et comprendre les fichiers ICS – un format de fichier de calendrier universel pour stocker et partager les données d'événements de calendrier.
Google Agenda, comme la plupart des autres applications de calendrier numérique, vous permet d'importer ou d'exporter des événements à l'aide de fichiers ICS. Bien que ces fichiers puissent sembler absurdes pour vous et moi, l’IA peut facilement les analyser et les comprendre. L'idée est donc :
- Exporter mon calendrier sous forme de fichier ICS.
- Partagez-le avec un chatbot IA comme Claude.
- J'ai demandé à Claude de traiter toutes les données et de me donner un aperçu rapide.
- Dites à Claude de faire des changements et des ajustements.
- Créez un nouveau fichier ICS à l'aide de Claude.
- Importez-le dans mon calendrier.
La beauté de ce système est que vous pouvez apporter des modifications radicales à plusieurs événements à la fois – en ajoutant des descriptions, en définissant des rappels et en modifiant des plages de dates – le tout sans cliquer sur des menus interminables. Dites simplement à Claude ce que vous voulez faire et il s'occupera des parties ennuyeuses.
Problèmes d'utilisation de ChatGPT
J'ai essayé ce système avec la version gratuite de ChatGPT et Claude. Alors que Claude a réussi avec brio, j'ai rencontré de nombreux problèmes avec ChatGPT. Tout d’abord, j’ai essayé de télécharger un fichier ICS en pièce jointe, et cela a commencé à halluciner les événements de mon calendrier. J'ai ensuite copié et collé le contenu textuel du fichier ICS et ChatGPT a refusé de l'accepter en entrée. Je pense que le texte dépasse la longueur maximale du message dans ChatGPT.
J'ai donc réessayé avec ChatGPT Plus en utilisant le formulaire GPT-4o, et cette fois j'ai pu saisir l'intégralité du fichier ICS sous forme de saisie de texte, mais le formulaire a oublié l'invite (instructions) sur la façon de traiter les données et n'a pas réussi à le faire. fournir le résultat souhaité. Cela peut être dû au fait que le fichier était très volumineux, peut-être en dehors de la fenêtre contextuelle de ChatGPT.
Enfin, j'ai eu du succès avec les nouveaux modèles o1 et o1-mini, mais au moment de la rédaction, ils sont au maximum à 50 messages par semaine. Si vous avez déjà épuisé votre limite, vous ne pourrez pas utiliser ce système.
En revanche, mon expérience avec Claude a été bien meilleure. Même avec la version gratuite, le système fonctionnait parfaitement. Je détaille comment reproduire ce système dans les sections suivantes.
Cependant, ChatGPT reste une option viable si tout ce que vous souhaitez faire est de générer du contenu texte pour un fichier ICS que vous souhaitez importer dans votre calendrier. Le domaine dans lequel j'ai eu des difficultés était la lecture des fichiers ICS, en particulier les fichiers volumineux, pour l'analyse du calendrier.
Étape 1 : Prérequis : exportez le fichier ICS et insérez cette invite
Tout d’abord, exportons le calendrier et récupérons le fichier ICS. Si vous utilisez Google Calendar comme moi, ouvrez-le dans votre navigateur (la version de l'application ne prend pas en charge l'exportation du calendrier), cliquez sur « l'icône d'engrenage » dans le coin supérieur droit de l'écran et cliquez sur « Paramètres ». Ensuite, dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Importer et exporter » et enfin sur « Exporter ».
Cela téléchargera le fichier ZIP sur votre système. Décompressez le fichier pour accéder à tous les calendriers que vous avez exportés au format ICS. Maintenant, faites simplement glisser et déposez les fichiers ICS dans la boîte de discussion de Claude pour les ajouter en pièce jointe, puis copiez et collez l'invite suivante et regardez l'IA opérer sa magie :
Voici l'invite que vous devez utiliser :
# Assistant interactif d'analyse et de planification de calendrier
Vous êtes un assistant expert en gestion de calendrier. Je présenterai mes données de calendrier au format ICS. Votre rôle est de m'aider à comprendre et à améliorer mon agenda grâce à un dialogue interactif.
## 1. Aperçu initial du calendrier
– Fournir une liste détaillée de tous les événements à venir (30 prochains jours)
– Format : [date] [heure] – [nom de l'événement] (durée)
– Inclure les modèles récurrents et les détails de l’événement
– Mettre en avant les particularités de l’événement (participants, lieux, etc.)
## 2. Analyse du temps
– Définir toutes les périodes libres
– Remarquer des conflits d’horaire ou des transitions serrées
– Insérer des périodes de temps spécifiques pour des activités spécifiques qui peuvent être réutilisées
– Afficher la répartition des événements à différents moments de la journée
##3. Informations sur les tableaux
– Soulignez les modèles de planification
– Identifier les conflits d’horaire potentiels
– Remarquer des périodes inhabituellement occupées ou légères
– Mettez en évidence toutes les considérations de fuseau horaire
## 4. Étape de planification interactive
Posez des questions ciblées sur :
– Détails de l’événement (titre, description, durée)
– Préférences des participants
– Des motifs répétitifs
– Niveaux de priorité
– Besoins en temps de mise en cache
– Considérations sur le fuseau horaire
– Exigences en matière de lieu/réunion virtuelle
– Liens vers des événements connexes
## 5. Ajustements du calendrier
Après chaque modification proposée :
– Confirmer les détails de la modification
– Renseignez-vous sur les événements ou les dépendances pertinents
– Vérifiez les préférences de style répétitif
– Vérifiez si des modifications supplémentaires sont nécessaires
## 6. Créer un ICS
Une fois les modifications effectuées :
– Créer des entrées complètes au format ICS
– Assurez-vous de me renseigner sur mon fuseau horaire avant de continuer. Faites-moi savoir que si le fuseau horaire correct n'est pas indiqué, les heures des événements seront mélangées dans le calendrier.
– Incluez tous les champs nécessaires (résumé, description, localisation, etc.)
– Maintenir le format d’importation approprié
**Remarque :** Restez concentré sur les événements futurs et sur la flexibilité des horaires. Seuls les événements passés doivent être pris en compte pour comprendre les modèles ou engagements récurrents.
Lorsque je partage les données de mon calendrier, veuillez commencer par l'aperçu détaillé et attendre ma réponse avant de continuer avec des suggestions ou des modifications.
Étape 2 : Fournir les détails de l'événement à Claude
Après avoir traité la demande concernant le contenu de votre dossier ICS, Claude vous donnera un aperçu détaillé de votre journée et vous recommandera des modifications que vous pouvez apporter pour mieux gérer votre temps.
Vous pouvez désormais engager une conversation avec Claude pour améliorer votre calendrier, ou vous pouvez directement fournir des instructions spécifiques sur les événements de calendrier à modifier et les nouveaux événements à ajouter. Vous pouvez réfléchir, copier et coller des e-mails ou des messages dans le chat pour fournir à Claude un contexte supplémentaire. Il utilisera ensuite ces données pour créer une nouvelle routine pour vous, avec des événements récurrents et des événements ponctuels – selon vos spécifications. Si vous aimez l'apparence de votre nouveau jour, semaine et mois, vous pouvez demander à Claude de le convertir en fichier ICS.
Claude ne peut désormais pas créer de fichier ICS à télécharger. Cependant, il peut créer un artefact contenant le contenu textuel du fichier ICS. Vous pouvez appuyer sur le bouton de téléchargement de l'artefact pour le télécharger sous forme de fichier TXT sur votre ordinateur.
Étape 3 : Téléchargez le fichier ICS sur Google Agenda (ou sur votre application de calendrier préférée)
Après avoir téléchargé le fichier TXT contenant les données du fichier ICS, ouvrez-le dans un éditeur de texte tel que le Bloc-notes. Ensuite, allez dans Fichier > Enregistrer sous et ajoutez .ics à la fin du nom du fichier. Ensuite, sélectionnez le type de sauvegarde comme « Tous les fichiers ». Cliquez sur Enregistrer et vous verrez un nouveau fichier ICS sur votre bureau.
Ouvrez maintenant l'application de calendrier de votre choix et importez le fichier ICS. Dans Google Agenda, accédez à Paramètres > Importer et Exporter, puis sous la section Importer, cliquez sur « Sélectionner un fichier sur votre ordinateur », recherchez le fichier ICS que nous venons de créer, sélectionnez le calendrier dans lequel vous souhaitez l'importer, puis cliquez sur le bouton « Bouton Importer ». Vous devriez voir une fenêtre contextuelle vous indiquant que tous les nouveaux événements du calendrier ont été ajoutés.
Ainsi, votre agenda Google est désormais rempli de tous les nouveaux événements. Chaque événement est marqué des détails nécessaires, y compris des rappels pour vous assurer d'arriver à l'heure.
Il convient de noter que les fichiers ICS ajouteront uniquement de nouveaux événements à votre calendrier et ne modifieront ni ne supprimeront les événements existants. Si vous souhaitez uniquement de nouveaux événements, vous pouvez créer un nouveau calendrier et y importer le fichier ICS. Vous pouvez ensuite basculer entre différents calendriers en fonction des événements auxquels vous souhaitez accéder. Cependant, si vous souhaitez supprimer tous vos anciens événements et les remplacer par de nouveaux, vous pouvez supprimer l'ancien calendrier, en créer un nouveau, puis y importer le fichier ICS.
Et voilà : un système simple mais puissant pour gérer votre calendrier à l’aide de l’IA. En demandant à Claude de lire et d'écrire des fichiers ICS, vous pouvez apporter des modifications globales à plusieurs événements en disant simplement ce que vous voulez – plus besoin de cliquer sur les menus déroulants et les fichiers texte sans fin pour mettre à jour manuellement chaque événement.