Les meilleures façons d'utiliser les raccourcis et les numéros Apple pour suivre efficacement votre temps

La gestion du temps est essentielle pour parvenir à un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et l'un des meilleurs moyens de faciliter cette tâche est d'utiliser la technologie dont nous disposons. Apple propose de nombreux gadgets tels que des raccourcis et des numéros qui peuvent vous aider à suivre votre temps plus efficacement. Grâce à ces outils, vous pouvez améliorer votre productivité, organiser vos tâches et vous assurer de consacrer du temps de manière appropriée à toutes vos activités. Dans cet article, nous passerons en revue les meilleures façons d'utiliser les raccourcis et les numéros Apple pour suivre votre temps et tirer le meilleur parti de votre journée.

L'application Raccourcis sur Mac propose des actions utiles, dont une qui permet d'ajouter des données en haut ou en bas d'une feuille de calcul Numbers. J'utilise cette procédure pour suivre mon temps en enregistrant les heures de début et de fin des tâches dans une feuille de calcul, que je peux ensuite analyser comme je le souhaite.

Comment configurer un document Numbers pour suivre le temps

Avant de créer le raccourci, vous devrez créer un document Numbers auquel le raccourci peut ajouter des données. Le raccourci ajoutera ensuite les heures de début et de fin de chaque tâche à ce document.

Ouvrez un nouveau document Numbers et ajoutez des en-têtes de colonne pour le nom de la tâche, la date, l'heure de début, l'heure de fin et la durée.

Appuyez longuement sur l'icône à double ligne en bas de l'écran et faites-la glisser vers le haut pour supprimer toutes les lignes possibles. Les chiffres ne vous permettront pas de supprimer la dernière ligne sous les titres, mais vous pourrez la supprimer plus tard si vous le souhaitez.

Cliquez Fichier > Enregistrer Et ouvrez le menu déroulant d'emplacement. Sélectionner "iCloudDrive ».

Choisissez le dossier des raccourcis. Cela garantira que les raccourcis pourront accéder à votre document Numbers.

Donnez au document un nom facile à retenir et cliquez sur "enregistrer".

Comment créer un raccourci pour enregistrer l'heure de début d'une tâche

Maintenant que votre feuille de calcul est prête, vous pouvez créer votre premier raccourci à l'aide de l'application Raccourcis sur votre Mac. Ce raccourci vous demandera le nom de la tâche sur laquelle vous travaillez. Une fois saisi, il obtiendra l'heure et la date actuelles et ajoutera le nom de la tâche, la date et l'heure de début à une nouvelle ligne au bas du document. Cela enregistrera un enregistrement de l’heure de début de chaque tâche.

Ouvrez l'application Raccourcis et appuyez sur l'icône « + » (plus) pour créer un nouveau raccourci. Tapez « Demander » dans le champ de recherche et faites glisser une action « Demander des commentaires » à votre raccourci.

Cliquez sur Invite et saisissez une invite vous demandant le nom de la tâche que vous souhaitez démarrer, par exemple « Quelle tâche démarrez-vous ? » Écrire "la date" Dans le champ de recherche et faites glisser une action «التاريخ» à votre raccourci.

Recherchez « Nombres » et faites glisser l'action « Ajouter une ligne en haut ou en bas du tableau » vers votre raccourci. Cliquez sur « Historique » et sélectionnez "faire un sondage" Pour le supprimer. Cliquez sur «Feuille de calcul des nombres» et sélectionnez la feuille de calcul créée précédemment.

Contrôle-clic "valeurs", Puis sélectionnez “Insérer une variable» s'il s'agit d'une option et choisissez « Demander une entrée ». Cela ajoutera le nom de la tâche à la colonne « Tâche » de votre feuille de calcul.

Cliquez sur le "+ " (Plus) à côté de « Ajouter à une nouvelle sélection d'entrée », puis Ctrl-clic sur « Valeurs », sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Cliquez sur le menu déroulant « Format de l'heure » ​​et sélectionnez « Aucun ». Cela ajoutera la date (sans l'heure) à la colonne « Date » de votre feuille de calcul.

conseil
Si le bouton « + » (plus) n'apparaît pas, tapez plutôt une lettre aléatoire dans la zone « Demande d'entrée », puis complétez la section suivante avant de revenir pour ajouter à nouveau « Demande d'entrée » à la première zone de variable.

Cliquez sur l'icône "+ " (Plus), Ctrl-clic sur « Valeurs », sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Sous « Obtenir », sélectionnez « Heure ». Cela ajoutera l'heure à la colonne « Heure » ​​de votre feuille de calcul.

Cliquez sur le nom de votre raccourci et remplacez-le par quelque chose de descriptif, comme « Suivi de l'heure de début ». Votre raccourci final devrait ressembler à la capture d'écran ci-dessous.

Cliquez sur l'icône "je» dans le volet de gauche, puis sélectionnez « Épingler à la barre de menus ». Cela facilitera l’accès au raccourci depuis la barre de menu. Vous pouvez également cliquer sur « Ajouter un raccourci clavier » pour ajouter une combinaison de touches personnalisée pour démarrer le raccourci.

Comment créer un raccourci pour enregistrer lorsqu'une tâche est terminée

Le raccourci ci-dessus enregistrera l'heure à laquelle vous démarrez une tâche. Vous pouvez ensuite créer un autre raccourci pour enregistrer l'heure à laquelle vous vous arrêtez. Cette méthode est un peu plus simple, car vous n'avez pas besoin de demander le nom de la tâche.

Ouvrez les raccourcis et cliquez sur l'icône « + » (plus) pour créer un nouveau raccourci. Recherchez « Historique » et faites glisser l'action « Historique » vers votre raccourci.

je cherche "Nombres" Et faites glisser l’action « Ajouter une ligne en haut ou en bas du tableau » vers votre raccourci. Cliquez sur « Historique » et sélectionnez « Effacer » pour supprimer la variable. Cliquez sur « Feuille de calcul Numbers » et sélectionnez la feuille de calcul que vous avez créée au début de l'article.

Cliquez "Valeurs" Et écris "X» qui servira d’espace réservé que nous supprimerons prochainement. Cliquez sur le symbole «+» (signe plus), puis Ctrl-clic sur «Valeurs». Sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Cliquez sur le menu déroulant « Format de l'heure » ​​et sélectionnez « Aucun ». Cela ajoutera la date de fin de la tâche à la colonne « Date » de votre feuille de calcul.

Cliquez sur « + » (signe plus) et tapez « Y » comme autre espace réservé. Cliquez sur «+» (signe plus) et Ctrl-clic sur «Valeurs». Sélectionnez « Insérer une variable » et choisissez « Date ». Dans la section « Obtenir », choisissez « Heure ». Cela ajoutera l'heure actuelle à la colonne Heure de fin de votre feuille de calcul.

Supprimez les espaces réservés « X » et « Y » qui doivent être remplacés par « Valeurs ». Cela garantit que vous ne saisissez rien dans les colonnes « Nom de la tâche » et « Heure de début » de votre feuille de calcul en transmettant des valeurs vides à ces colonnes.

Cliquez sur le nom de votre raccourci et ajoutez quelque chose de descriptif, comme « Suivre l'heure de fin ». Le raccourci terminé devrait ressembler à la capture d'écran ci-dessous.

Cliquez sur l'icône "je" Dans le volet de droite, cochez la case à côté de « Épingler à la barre de menu ». Vous pouvez également cliquer "Ajouter un raccourci clavier" Si vous souhaitez ajouter un groupe personnalisé à votre raccourci.

Utiliser des raccourcis de suivi du temps

Maintenant que vous avez créé vos raccourcis de suivi du temps, vous êtes prêt à commencer à les utiliser. Lorsque vous démarrez une tâche, cliquez sur l'icône Raccourcis dans la barre de menu (vous devrez peut-être afficher la barre de menu si elle est masquée). Sélectionnez le raccourci qui démarre le suivi du temps. Une boîte de dialogue apparaîtra vous demandant quelle tâche vous démarrez. Entrez le nom de la tâche et cliquez sur Terminé.

Le nom de la tâche, la date actuelle et l'heure de début seront ajoutés à une nouvelle ligne de votre feuille de calcul. Si vous le souhaitez, vous pouvez à ce stade supprimer la ligne vide que nous n'avons pas pu supprimer précédemment en cliquant avec le bouton droit sur le numéro de ligne et en sélectionnant "Supprimer la ligne."

Lorsque vous arrêtez de travailler sur votre tâche, cliquez sur l'icône Raccourcis dans la barre de menu et sélectionnez le raccourci que vous avez créé pour suivre le temps d'achèvement. La date et l'heure de fin seront ajoutées à votre feuille de calcul. Vous pouvez continuer à utiliser des raccourcis pour enregistrer le début et la fin de chaque tâche.

Calculer la durée de la tâche en chiffres

Savoir quand commencer et terminer une tâche est utile, mais vous souhaiterez probablement également connaître sa durée. Il est très simple de calculer cela dans votre feuille de calcul. Cliquez sur la deuxième cellule de la colonne « Durée ». Tapez « = » puis cliquez sur la valeur dans une colonne « Fin des temps ». Type « -» (moins) et précisez la valeur dans la colonne « Heure de début ». Appuyez sur Entrée et la durée sera calculée.

Au fil du temps, votre feuille de calcul se remplira de plus de données. Vous pouvez faire glisser la poignée de remplissage d'une formule de durée vers le bas pour l'appliquer à toutes les cellules de la colonne de durée, comme vous le pouvez dans Excel. Cela calculera la durée de toutes les tâches enregistrées.

Vous pouvez ensuite utiliser Numbers pour faire presque tout ce que vous voulez avec ces informations, comme créer des diagrammes circulaires de vos tâches ou rechercher les tâches auxquelles vous consacrez le plus de temps. Une fois que vous avez les données dans votre feuille de calcul à l’aide de vos raccourcis, vous pouvez en faire ce que vous voulez.

Les chiffres sont souvent négligés, car les gens préfèrent utiliser des applications comme Excel ou Google Sheets. Cependant, la possibilité d'ajouter des données à votre feuille de calcul via des actions dans l'application Raccourcis fait de Numbers un outil extrêmement utile à avoir dans votre arsenal. Il ne vous reste plus qu’à déterminer la meilleure manière d’en profiter.