Organisez efficacement des réunions avec Outlook Scheduling Assistant

Outlook Scheduling Assistant offre un moyen simple et puissant de planifier des réunions et de coordonner des rendez-vous avec votre équipe ou vos clients. Grâce à ses fonctionnalités intelligentes, des réunions adaptées à tous peuvent être organisées sans avoir à échanger plusieurs emails pour fixer une heure adaptée. Découvrez comment cet assistant peut améliorer la gestion du temps et rendre l'organisation des réunions fluide et organisée.

Au Bien que planifier des réunions Ce n'est pas nouveau, mais je parie que certains d'entre vous ignoreront peut-être l'assistant de planification lors de la création de nouvelles réunions. Voici plusieurs façons dont j'utilise l'Assistant de planification pour m'aider à créer de nouvelles réunions plus rapidement.

Voir la disponibilité en un coup d'œil

Dans la section Calendrier d'Outlook, vous remarquerez un panneau d'aperçu sur le côté droit. Ce panneau vous donne un aperçu quotidien des réunions que vous avez : leur heure, leur durée, leur plateforme (si disponible) et le calendrier dans lequel cette réunion aura lieu, si vous avez partagé des calendriers.

Faisant partie de l'assistant de planification et de calendrier, ce volet affiche les réunions pratiques sous forme de boutons qui vous permettent d'interagir avec elles – des informations très utiles pour un accès rapide, en particulier pour quelqu'un qui a plusieurs réunions et un emploi du temps chargé.

ملاحظة
Si vous ne voyez pas le volet, vous devriez voir une icône de bouton en bas à droite sur laquelle vous pouvez cliquer pour agrandir/masquer ce volet.

Planifier des réunions à l'aide de l'assistant de planification

Lorsque vous planifiez une nouvelle réunion, l'assistant de planification affiche la disponibilité du calendrier dans lequel vous planifiez la réunion. Lorsque vous planifiez une réunion, vous avez la possibilité de modifier la date et l'heure dans les champs respectifs, mais vous pouvez également faire glisser et déposer le bloc horaire dans le volet d'aperçu de l'Assistant Planification jusqu'à l'heure que vous souhaitez appliquer.

Pouvoir changer l'heure et la date non seulement de la manière traditionnelle, mais aussi pouvoir utiliser la méthode glisser-déposer, est très pratique.

ملاحظة
Pour ceux qui disposent d'un abonnement professionnel, vous avez la possibilité d'envoyer une enquête à vos invités pour connaître leurs disponibilités avant de planifier votre rendez-vous. Ceux qui disposent d'un abonnement au niveau entreprise peuvent voir la disponibilité du calendrier de leurs collègues internes via l'assistant de planification.

Plus vous utilisez Scheduling Assistant pour planifier vos réunions, plus vous vous demanderez pourquoi vous ne l'avez pas utilisé auparavant.

Lorsque Microsoft a intégré l'Assistant de planification dans le calendrier Outlook, ma productivité personnelle a grimpé en flèche grâce à ma nouvelle capacité à interagir rapidement avec un bloc de temps. C'est incroyable à quel point un si petit changement d'interface a eu un tel impact sur ma productivité et a rationalisé mon flux de travail.

Si vous n'avez pas eu l'occasion d'explorer Scheduling Assistant, je vous suggère fortement de l'essayer la prochaine fois que vous planifierez une nouvelle réunion – vous pourriez finir par tomber amoureux de ses fonctionnalités comme moi.