Vous recevez peut-être chaque jour des dizaines de messages dans votre boîte de réception Outlook, provenant du travail, de sites web et de diverses notifications. Retrouver vos messages importants devient alors un véritable casse-tête. La solution est simple : vous pouvez configurer Outlook pour qu'il trie automatiquement les messages dans les dossiers appropriés, sans aucune intervention de votre part. Cette fonctionnalité, appelée « Règles », vous permet de déplacer les messages vers des dossiers spécifiques en fonction de l'expéditeur, de l'adresse ou même de mots-clés. Dans ce guide pratique, nous vous expliquerons comment organiser automatiquement vos e-mails dans Outlook, vous faisant gagner du temps et gardant votre boîte de réception organisée.
Astuces rapides
- Vous pouvez facilement filtrer les e-mails provenant d'expéditeurs ou d'entreprises spécifiques dans des dossiers.
- L’utilisation de l’assistant de règles est plus complexe, mais vous donne plus de contrôle.
- Lorsque vous configurez une nouvelle règle, vous pouvez également l’appliquer à tous vos anciens messages.
Avec un employé de bureau recevant en moyenne plus de 100 e-mails par jour, gérer sa boîte de réception peut devenir une véritable corvée. Un bon moyen de rester organisé est de transférer automatiquement les messages entrants vers différents dossiers dans Outlook. Pour ce faire, configurez une règle, soit via un e-mail existant, soit grâce à l'Assistant Règles.
Option 1 : Créer une règle à partir d'un e-mail
C'est le moyen le plus rapide et le plus simple de déplacer des e-mails de votre boîte de réception vers un dossier de votre choix.
Étape 1: Faites un clic droit sur n’importe quel message de l’expéditeur que vous souhaitez filtrer.
Étape 2: Déplacez le pointeur de la souris sur «Les règles“Sélectionnez "Créer une règle".
Vers l'étape 3. Cochez la case à côté de De [nom de l'expéditeur]
Étape 4. Cochez la case « Déplacer l'élément vers le dossier : » Sélectionnez le dossier dans la fenêtre contextuelle suivante.
Étape 5. Cliquez “Ok" .
Vers l'étape 6. Outlook vous informera que la règle a été créée et vous demandera si vous souhaitez « Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans le dossier actuel ». Cochez cette case pour appliquer la règle à tous les messages correspondants de votre boîte de réception.
Étape 7. Cliquez "Ok" .
Option 2 : Utiliser l’assistant de règles (méthode avancée)
Pour mieux contrôler le filtrage des messages, utilisez l'Assistant Règles Outlook. Bien que cette méthode soit plus complexe et plus longue, elle vous permet d'automatiser et d'affiner davantage d'actions.
Étape 1. Accédez au groupe « Déplacer » dans l’onglet "page principale". Cliquez sur “Les règles«Ensuite, sélectionnez « Gérer les règles et les alertes… »
Étape 2. Dans la fenêtre suivante, cliquez sur « Nouvelle règle… »
Vers l'étape 3. Sous « Partir d'une page blanche », Sélectionnez "« Appliquer la règle aux messages que je reçois. »
Étape 4. Cliquez “Suivant" .
Étape 5. Sélectionnez les différentes conditions que vous souhaitez appliquer (par exemple, auprès de personnes ou d'un groupe public).
Vers l'étape 6. Cliquez ensuite sur le texte souligné en bleu de chacune de vos conditions pour préciser des détails, comme le nom de l'expéditeur ou le niveau d'importance. Cliquez sur « Suivant" .
Étape 7. Double-cliquez sur le nom ou le groupe public dans la fenêtre. "L'adresse de la base", Puis cliquez sur “D'ACCORD".
Étape 8. Cliquez “Suivant" .
Passons à l'étape 9. Sélectionner « Déplacez-le vers le dossier spécifié. »
Étape 10. Dans la zone inférieure, cliquez sur le mot « Sélectionné » souligné en bleu et choisissez le dossier de destination de vos e-mails. Cliquez sur « Suivant ».
Étape 11. Nommez la règle (par exemple, « Envoyé uniquement à moi »), puis cochez la case « Activer cette règle ». Vous pouvez également cocher « Activer cette règle maintenant pour les messages dans ».Boîte de réception En cochant cette case.
Étape 12. Enfin, cliquez sur «Terminer" .
Configurer des règles dans Outlook pour déplacer automatiquement les messages vous fait gagner un temps précieux et simplifie votre expérience de messagerie. Une fois ces règles définies, vous constaterez que vos e-mails restent organisés automatiquement, sans effort supplémentaire. Que vous utilisiez Outlook sur ordinateur ou sur le web, le principe est simple. Essayez ces étapes dès maintenant et profitez d'e-mails organisés et clairs au quotidien.
