Le nettoyage et l'importation de données peuvent être l'une des tâches les plus chronophages lorsque l'on travaille avec des feuilles de calcul. Avec Power Query dans Excel, vous pouvez facilement rationaliser ces processus et améliorer la précision des données et leur préparation à l'analyse. Dans cet article, nous vous présenterons des étapes pratiques pour nettoyer et importer efficacement vos données à l'aide de Power Query, vous faisant ainsi gagner du temps et augmentant votre productivité.
En 2010, Microsoft a ajouté un autre terme technique – Power Query – à la longue liste de termes Excel, mais ce n'est pas aussi compliqué qu'il y paraît. En fait, une fois que vous avez commencé, ce n'est pas trop difficile, à condition que vous ayez au moins une compréhension de Microsoft Excel pour débutant.
Qu’est-ce que Power Query ?
Lors de son introduction dans Excel, Power Query était un complément, mais en raison de son utilité, il s'agit d'un outil natif depuis 2016.
En bref, Power Query a un objectif principal : gagner du temps lorsque vous travaillez avec des données. Plus précisément, il peut être utilisé pour nettoyer les données déjà dans Excel, importer et organiser des données provenant de nombreux endroits différents ou fusionner différents fichiers avant de télécharger les données vers un emplacement spécifique de votre choix. Vous pouvez également mettre à jour les données pour vous assurer que vous disposez de la dernière version.
Les outils Power Query dans Excel se trouvent dans le groupe Obtenir et transformer des données sous l'onglet Données.
Dans cet article, je vais vous montrer comment utiliser Power Query pour nettoyer vos données et comment importer et organiser les données d'une autre feuille de calcul.
Utilisez Power Query pour nettoyer les données Excel
J'utilise toujours Power Query pour nettoyer les données de mes tableaux Excel. Supposons que vous ayez copié une liste d'adresses e-mail du champ CC d'un e-mail Outlook vers la cellule A1 et que vous souhaitiez convertir la liste en un tableau contenant les prénoms (ou surnoms), les surnoms et les adresses e-mail. Bien que vous puissiez utiliser les fonctions Excel pour ce faire, c'est beaucoup plus facile (et une courbe d'apprentissage moins abrupte !) dans l'éditeur Power Query d'Excel.
ملاحظة
À ce stade, il est important de noter qu’il ne s’agit que d’un exemple simple de la façon d’utiliser Power Query pour organiser vos données. Si vous n'avez jamais utilisé Power Query auparavant, suivez ces étapes pour découvrir son fonctionnement le plus simple, puis vous pourrez essayer d'autres outils Power Query pour organiser des données Excel plus complexes.
Tout d’abord, ouvrez l’onglet Données sur le ruban et cliquez sur «"à partir de la table/plage" Dans l'ensemble de données.
Ensuite, dans la boîte de dialogue Créer un tableau, assurez-vous que la ou les bonnes cellules sont sélectionnées, indiquez à Excel si vos données contiennent ou non des titres (dans mon cas, ce n'est pas le cas, je laisse donc cette case décochée), puis cliquez sur "Ok" .
Excel ouvrira ensuite l'éditeur Power Query, et ici vous pourrez faire beaucoup de choses étranges et merveilleuses, y compris organiser vos données.
La première étape consiste à diviser chaque adresse e-mail en sa propre ligne. Cliquez donc avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne, déplacez votre souris sur « Diviser la colonne » et cliquez sur « Par pause ». Vous pouvez choisir d'autres façons de diviser vos données, par exemple après un nombre spécifique de caractères ou entre des lettres majuscules. Cependant, dans mon cas, les adresses e-mail sont séparées par des points-virgules, donc l'option séparateur fonctionne.
Dans la boite de dialogue « Diviser la colonne par séparateur »Sélectionnez "point-virgule" Dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur «Options avancées", et sélectionnez "lignes", Parce que vous souhaitez diviser les adresses e-mail en lignes individuelles plutôt qu'en colonnes individuelles. Maintenant, cliquez sur «Ok" .
Cela a bien fonctionné, car les adresses e-mail étaient divisées en lignes distinctes, Power Query utilisant le point-virgule pour indiquer quand un e-mail se terminait et quand le suivant commençait.
conseil
Notez que le panneau Paramètres de requête sur le côté droit de l'écran enregistre chaque étape que vous effectuez. Si vous faites une erreur, supprimez simplement l’étape concernée pour revenir là où vous étiez auparavant !
Après avoir double-cliqué sur l'en-tête de colonne et saisi l'adresse e-mail, vous souhaitez extraire le prénom (ou nom) et le nom dans des colonnes séparées. Il existe plusieurs façons de procéder, mais la meilleure consiste à cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne et à sélectionner «Ajoutez une colonne d'exemples.
Maintenant que le premier nom sur ma liste est Capitaine, je vais le taper dans la colonne qui apparaît à droite de l'écran, puis appuyer sur Entrée. Et voilà ! L’éditeur Power Query reconnaît un modèle et suggère les noms restants pour compléter ma colonne. Une fois que vous êtes sûr d’être satisfait de la suggestion, cliquez sur «Ok" .
Ensuite, suivez le même processus pour le nom de famille et renommez les en-têtes de colonnes dans l’éditeur Power Query.
Vous pouvez désormais réorganiser les colonnes en cliquant dessus et en les faisant glisser. Dans mon cas, je souhaite que la colonne d'adresse e-mail soit à droite des noms.
Avant de charger ce nouveau tableau dans votre feuille de calcul, donnez-lui un nom dans le volet Paramètres de requête.
Maintenant, cliquez sur le menu déroulant « Fermer et charger » dans le ruban, puis choisissez «Fermez et téléchargez vers.
Dans mon cas, je souhaite le charger sous forme de tableau dans la cellule A4 de la feuille de calcul existante. Voici donc les options que je choisirai dans la boîte de dialogue Importer des données avant de cliquer sur OK.
conseil
Pour choisir une cellule où le tableau sera placé, placez le curseur dans la zone de champ intitulée « 3 » dans la capture d'écran ci-dessous et sélectionnez la cellule avec la souris.
Si je dois apporter des modifications au tableau, je peux double-cliquer sur la requête dans le volet Requêtes et connexions.
De même, si je modifie la liste d'origine que j'ai copiée depuis Outlook (par exemple en ajoutant une autre adresse e-mail), je peux mettre à jour ma table Power Query en cliquant avec le bouton droit n'importe où dans la table et en cliquant sur Mettre à jour.
Utiliser Power Query pour importer et réorganiser les données
Power Query peut également être utilisé pour importer des données à partir de différents emplacements, comme un fichier PDF ou un site Web. Dans cet exemple, je vais vous montrer comment importer et manipuler des données à partir d'une autre feuille de calcul, ce qui est particulièrement utile si vous souhaitez extraire un ensemble de données très spécifique d'un grand ensemble de données, ou si vous souhaitez réorganiser votre façon de visualiser. vos données.
ملاحظة
Comme pour l'exemple ci-dessus, je vais vous montrer un exemple très simple d'utilisation de Power Query à cette fin, et vous pourrez ensuite mettre ces compétences à profit en jouant avec l'outil.
Tout d'abord, ouvrez l'onglet "données", et cliquez sur obtenir Données > À partir d'un fichier > À partir d'un classeur Excel.
Ensuite, utilisez la fenêtre Importer des données pour sélectionner le fichier à partir duquel vous souhaitez importer des données, puis cliquez sur Importer. Cela lancera la fenêtre de l'Explorateur, affichant un aperçu des données que vous pouvez importer à partir de la feuille de calcul filtrée. Dans mon cas, je clique sur la feuille 1, où se trouvent les données que je souhaite importer, puis je clique sur "Transformation des données".
Dans l'éditeur Power Query qui se charge, je peux cliquer sur « Enregistrer et charger » directement dans le coin supérieur droit, mais certaines modifications doivent être apportées avant de le faire.
Tout d’abord, je dois promouvoir la première ligne en en-têtes de colonnes, afin que la première ligne de ma feuille de calcul soit la première ligne de données. Il est facile de trouver un bouton qui vous permet de le faire immédiatement : "Utiliser la première ligne comme en-têtes" Dans le groupe Conversion de l'onglet Accueil.
Deuxièmement, je souhaite une nouvelle ligne de données pour chaque magasin et chaque mois, afin de pouvoir les analyser individuellement. Pour l'instant, les deux premières colonnes sont bonnes telles quelles, je peux donc les sélectionner en faisant Ctrl-clic sur l'en-tête de chaque colonne. Ensuite, je clique avec le bouton droit sur n'importe quel en-tête de colonne et je clique sur "Désinstaller les autres colonnes."
Désormais, chaque magasin dispose de sa propre ligne pour chaque mois.
Enfin, avant de charger cela dans ma feuille de calcul, je dois ranger les en-têtes de colonnes. Si vous souhaitez faire la même chose, double-cliquez sur l'un des en-têtes pour les renommer, puis cliquez sur l'icône à gauche de chaque en-tête de colonne pour sélectionner le type de données. Cela forcera Power Query à identifier tout problème avec les données, comme l’une des cellules de la colonne Mois ne contenant pas de mois.
Maintenant, avec la table nommée dans le volet Paramètres de requête à droite de la fenêtre Power Query, cliquez sur Fermer et charger > Fermer et charger vers, et sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez que la table apparaisse.
N'oubliez pas que l'un des principaux avantages de l'utilisation de Power Query au lieu de simplement copier et coller des données est que si les données sources changent, vous pouvez mettre à jour les données reformulées dans la nouvelle feuille de calcul. Pour vous assurer que vous disposez de la dernière version des données, cliquez simplement avec le bouton droit sur la nouvelle table, puis cliquez sur "Mise à jour".
Vous pouvez également utiliser Power Query pour importer des tables depuis le Web. Par exemple, vous souhaiterez peut-être importer un classement susceptible de changer chaque week-end. Ainsi, au lieu de copier et coller manuellement des données et de transformer rapidement le classement en un tableau obsolète, l'utilisation de Power Query peut vous aider à garantir que vous disposez de la dernière version de les données.
Power Query est un outil puissant qui rend l'utilisation des données dans Excel plus facile et plus efficace. En utilisant cet outil, vous pouvez rapidement nettoyer vos données, vous débarrasser des erreurs et importer les informations nécessaires à l'analyse sans effort. Commencez dès maintenant par essayer les étapes mentionnées pour simplifier votre travail et tirer le meilleur parti de votre temps.
