Étapes simples pour créer gratuitement un publipostage avec Apple Pages
Cependant, la configuration d'un publipostage peut être une tâche fastidieuse si vous ne disposez pas des bons outils. Apple Pages fournit une solution simple Et efficace pour faire le travail facilement. En utilisant Pages, Tu peux Fusionner plusieurs données telles que des noms Et des adresses dans un seul document pour envoyer des messages Personnalisé en toute simplicité. Dans ce guide, nous passerons en revue les étapes pour créer un publipostage Utiliser Pages sans avoir à le faire à Programmes payantsAvec une explication simple pour chacun Une étape pour assurer le succès de l’opération.
Points clés
- Permet d'intégrer Mail dans Pages Créer des messages Personnalisez les invitations, les cartes postales et plus à l'aide de contacts ou d'une feuille de calcul Numbers.
- Vous aurez besoin de Pages 12.1 et de macOS Big Sur pour créer un publipostage, ainsi que de Numbers si vous le souhaitez. Utilisez les données d'une feuille de calcul.
- Concevez votre propre modèle ou choisissez parmi un modèle existant, puis cochez Tester et prévisualiser le publipostage Avant de créer des centaines (ou plus) de Les documents.
Le publipostage vous aide à créer des cartes postales personnalisées, des invitations et bien plus encore, en utilisant les contacts de votre carnet d'adresses ou de votre feuille de calcul. Voici comment utiliser la fonctionnalité du traitement de texte gratuit d'Apple pour Mac, Pages.
Avant de commencer
Assurez-vous d'installer Pages 12.1 ou version ultérieure sur votre Mac, qui doit exécuter macOS Big Sur ou version ultérieure. Vous devrez également installer l'application de feuille de calcul Apple Numbers si vous prévoyez d'utiliser une feuille de calcul pour vos contacts au lieu de l'application Contacts intégrée. Comme Pages, il est disponible Nombres Gratuit sur le Mac App Store.
Une remarque à propos des feuilles de calcul : Pages n'acceptera que le format de feuille de calcul Numbers pour le publipostage. Vous devrez donc utiliser l'application Numbers si vous choisissez cette approche (vous ne pouvez pas utiliser Excel ou Sheets).
Créer une feuille de calcul de contacts dans Numbers
Bien que vous puissiez utiliser directement les contacts enregistrés sur votre Mac, la création d'une feuille de calcul personnalisée dans Numbers vous offre beaucoup de contrôle et de flexibilité. Commencez par ouvrir Numbers et créez une nouvelle feuille de calcul vierge.
Ensuite, créez des en-têtes de colonne pour chaque élément d'information que vous envisagez d'inclure dans vos documents. Ceux-ci peuvent inclure, par exemple, le prénom, le nom, l'adresse (divisée en champs distincts pour la ligne 1, la ligne 2, la ville, l'état/la province et le code postal), l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone.
Lors de la dénomination des colonnes, il est préférable de garder les choses simples et d'éviter d'utiliser des caractères spéciaux qui pourraient causer des problèmes lors du processus de fusion et de publipostage. Assurez-vous également qu'il n'y a pas de lignes vides divisant les contacts. Une fois terminé, enregistrez votre feuille de calcul avec un nom descriptif. Vous pouvez également envisager de tester votre publipostage avec un petit sous-ensemble de contacts avant d'ajouter des centaines d'entrées.
Utilisez plutôt vos contacts
Bien que la création d'une feuille de calcul vous offre une grande flexibilité, l'utilisation de l'application Contacts intégrée peut être plus rapide et plus pratique, surtout si vos informations de contact sont déjà bien organisées. Cependant, cette approche ne fonctionne réellement que si vous prenez le temps de bien paramétrer vos contacts.
Commencez par ouvrir l'application Contacts sur votre Mac et examinez chaque contact que vous prévoyez d'inclure dans votre publipostage. Assurez-vous de remplir correctement tous les champs nécessaires et portez une attention particulière au formatage des titres, car des incohérences peuvent entraîner des problèmes avec les documents fusionnés.
Si vous n'avez pas l'intention d'utiliser l'intégralité de votre liste de contacts, ou si vous avez l'intention d'utiliser le même groupe pour plusieurs projets, il est probablement dans votre intérêt de créer une nouvelle liste pour les contacts en question. Vous pouvez le faire en cliquant sur « Fichier » puis « Nouveau menu » ou... « Nouvelle liste de sélection » (Sélectionnez vos contacts au préalable). Pour ajouter des contacts à une liste, faites simplement glisser leur fiche de contact vers le nouveau nom de liste dans la barre latérale. Notez que les listes intelligentes, bien qu’utiles à d’autres fins, ne fonctionneront pas avec le publipostage – vous devrez utiliser une liste standard.
L'un des avantages importants de l'utilisation de Contacts est que Pages peut accéder directement à tous les champs d'une fiche de contact, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement ajoutés. Cependant, gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux champs personnalisés spécifiquement pour un publipostage comme vous le pouvez avec une feuille de calcul. Vous êtes limité aux champs disponibles dans Contacts, bien que ces champs soient généralement suffisants pour la plupart des besoins de publipostage.
Configurer un modèle de message dans Pages
Après avoir configuré vos coordonnées, il est temps de créer votre modèle de document dans Pages. Lancez Pages et créez un nouveau document ou ouvrez un modèle existant.
Formatez votre document avec tous les éléments standard dont vous aurez besoin, tels que le papier à en-tête de l'entreprise, la date, la signature de clôture et les informations de pied de page. Laissez les espaces appropriés où vous souhaitez que vos informations personnelles apparaissent.
Bien que Pages comprenne de nombreux modèles prédéfinis avec des champs de publipostage déjà en place, vous souhaiterez peut-être créer le vôtre pour répondre à vos besoins spécifiques. La clé du succès consiste à planifier où placer vos champs de fusion avant de commencer à les ajouter. Cette planification préalable vous fera gagner du temps et évitera des problèmes de coordination plus tard.
Ajoutez des champs de fusion à votre document
Vient maintenant la partie amusante : ajouter des champs de fusion dynamiques qui seront remplis avec vos informations de contact. Commencez par placer le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un champ de fusion. Cliquez sur l'icône du document dans la barre latérale, faites défiler vers le bas et sélectionnez « Fusion et publipostage », puis cliquez sur « Ajouter un champ de fusion ».
Vous pouvez choisir parmi différents types de champs à insérer, notamment des champs de nom (prénom, nom ou nom complet), des champs d'adresse, des champs de contact tels que l'e-mail et le téléphone, ou des champs personnalisés de votre propre feuille de calcul.
Vous devrez répéter ce processus pour chaque élément d'information de contact que vous souhaitez fusionner. Les emplacements courants incluent «mon chéri" dans la formule de salutation, dans le cartouche, dans le texte d'objet pour la personnalisation et sur les enveloppes ou les étiquettes si vous les créez. Vous pouvez prévisualiser à tout moment à quoi ressembleront les champs de fusion en cliquant sur le bouton «Aperçu» dans le volet Fusion et publipostage.
Prévisualiser et créer des documents fusionnés
Avant de créer tous les documents fusionnés, il est important de prévisualiser et de tester minutieusement les documents. Commencez par cliquer sur le bouton Fusionner dans le volet Fusion et publipostage et choisissez votre source de données – soit sélectionnez Contacts (et choisissez une liste spécifique si possible), soit choisissez votre feuille de calcul Numbers. Utilisez la fonction de prévisualisation pour vérifier soigneusement le format.
Examinez plusieurs enregistrements différents pour vous assurer que les champs sont correctement remplis, que le texte est correctement encapsulé et que les sauts de page apparaissent aux endroits appropriés. Lorsque vous êtes satisfait de l'apparence de tout, cliquez sur Fusionner pour créer tous les documents. Pages créera un nouveau document contenant tous les caractères fusionnés, chaque caractère commençant automatiquement sur une nouvelle page.
Trucs et astuces pour résoudre les erreurs de publipostage
Lorsque vous rencontrez des problèmes de publipostage, de nombreux problèmes courants peuvent être facilement résolus. Si les champs ne sont pas renseignés, assurez-vous que les noms de colonnes correspondent exactement dans votre feuille de calcul, vérifiez s'il y a des espaces supplémentaires dans les noms de champs et assurez-vous que la source de données est correctement spécifiée.
En cas de problèmes de formatage, prévisualisez plusieurs enregistrements avec des longueurs de données variables, ajustez les marges et l'espacement si nécessaire et envisagez d'utiliser des zones de texte pour mieux contrôler la mise en page. Si vous rencontrez des problèmes de performances, essayez de diviser les fusions volumineuses en lots plus petits, fermez les applications inutiles et allouez un temps de traitement supplémentaire.
De plus, suivre certaines bonnes pratiques peut aider à prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Enregistrez toujours votre modèle avant de commencer la fusion et conservez une sauvegarde de vos données de contact. Testez d’abord avec un petit échantillon pour détecter rapidement tout problème. Utilisez un formatage de données cohérent dans votre feuille de calcul et supprimez toutes les lignes ou colonnes vides qui pourraient prêter à confusion.
Le publipostage est une fonctionnalité utile de Pages, même dans son état actuel quelque peu complexe. Il offre une augmentation significative de la productivité, vous permettant de créer des dizaines – voire des centaines – de créations de pages personnalisées. N'oubliez pas de toujours prévisualiser soigneusement les documents fusionnés avant de les imprimer ou de les envoyer !
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