Étapes pour préparer une lettre de motivation professionnelle dans Microsoft Word

Rédiger une lettre de motivation professionnelle est un élément essentiel pour bien vous présenter ou présenter vos idées. Avec Microsoft Word, vous pouvez créer une lettre attrayante et organisée qui exprime clairement vos objectifs et vos intérêts. Grâce aux outils disponibles dans Word, vous pouvez facilement formater votre lettre et ajuster son apparence pour lui donner un aspect professionnel. Dans ce guide, nous passerons en revue les étapes pour préparer une lettre de motivation professionnelle qui vous aidera à faire bonne impression et à mettre clairement en valeur vos compétences.

Une lettre de motivation est l’une des premières choses qu’un recruteur voit lorsqu’il postule à un emploi, il est donc important que vous la rédigiez correctement. Dans cet article, je vais vous montrer comment créer une excellente lettre de motivation dans Microsoft Word et vous donner quelques autres conseils généraux pendant que nous y sommes.

Éléments à considérer avant de commencer

Il y a quelques éléments clés auxquels vous devez penser avant de commencer à rédiger votre discours afin de gagner du temps lors de sa révision ultérieure.

Pensez à la façon dont les systèmes automatisés interpréteront votre discours

Avant de décider d'utiliser l'un des modèles de Microsoft Word ou de créer le vôtre à partir de zéro, il convient de réfléchir à la manière dont les entreprises utilisent la technologie pour filtrer la plupart des lettres de motivation qui arrivent dans leur boîte de réception.

Par exemple, certaines entreprises utilisent des systèmes de suivi des commandes (ATS), qui analysent les documents à la recherche de mots et d'expressions clés. Dans cette optique, un formatage excessif d’une lettre de motivation peut rendre le document moins lisible pour ces processus automatisés. Par conséquent, même si un formatage complexe peut faire ressortir visuellement votre discours, essayez de ne pas trop compliquer les choses.

Gardez votre mise en forme cohérente

S'en tenant au sujet du formatage, même s'il est important de conserver la cohérence des polices et des couleurs dans le message lui-même, pensez également aux autres documents que vous envoyez en même temps.

Par exemple, si votre CV utilise une police Calibri de taille 12, utiliser la taille 14 Times New Roman dans votre lettre de motivation peut sembler un choix étrange pour quelqu'un qui lit les deux en même temps. Cela peut sembler trivial à considérer, mais les plus petits ajustements peuvent faire une grande différence.

Adaptez votre style d'écriture au travail

Bien que je n'entende pas cet article être une leçon d'anglais, l'ancien professeur d'anglais en moi se sent obligé de vous conseiller de consulter le site Web et les réseaux sociaux de l'entreprise à laquelle vous écrivez.

Utilisez-vous l’anglais américain ou l’anglais britannique ? Le langage est-il assez formel ou l’entreprise utilise-t-elle un ton plus détendu ? Prenez même un moment pour remarquer comment le contenu est formaté et gardez cela à l'esprit lorsque vous rédigez votre discours. Si vous parvenez à créer une cohérence entre la marque et le style de votre entreprise, cela vous donnera un bon départ.

L’intelligence artificielle vaut-elle la peine d’être utilisée ?

Enfin, permettez-moi de parler du gros problème : l’IA ou, plus précisément, Microsoft Copilot. Bien que cet outil ait certainement ses avantages, comme trouver le bon ton, accélérer le processus de présentation et vous aider à surmonter les fautes de frappe, vous devez l'utiliser avec prudence.

Certaines entreprises peuvent utiliser un logiciel de détection d'IA qui peut détecter certains mots et expressions que Copilot a inclus dans votre discours, et si le ton de votre discours ne correspond pas à celui des autres documents que vous présentez, cela peut augmenter quelques sourcils.

Si vous insistez pour utiliser l'IA pour vous aider, utilisez-la comme deuxième ébauche – commencez par écrire vos idées dans un document Word, puis demandez à Copilot de régler les choses pour vous si vous n'êtes pas satisfait de ce que vous avez déjà produit. . Assurez-vous également de le lire attentivement, car vous ne voulez pas que quelque chose apparaisse dans votre message que vous ne puissiez pas développer lors de l'entretien.

Utilisez des modèles Word pour votre lettre de motivation

Word propose des milliers de modèles pour différents types de documents, y compris des lettres de motivation. Les modèles de lettres de motivation Word ont un aspect professionnel et vous feront gagner du temps et des efforts pour créer votre propre lettre à partir d'une toile vierge.

Pour accéder à ces modèles, ouvrez Word et cliquez sur "Nouveau" Dans la barre latérale gauche de l'écran de bienvenue du programme. Faites ensuite défiler jusqu'à la barre de recherche, assurez-vous que « Bureau » est sélectionné, tapez votre lettre de motivation et appuyez sur Entrée.

Vous verrez alors des dizaines de rangées d'options parmi lesquelles vous pouvez choisir.

En gardant à l'esprit mes conseils sur l'ATS et la cohérence, faites défiler les options jusqu'à ce que vous voyiez quelque chose qui fonctionne pour vous, puis sélectionnez-le pour afficher plus de détails dans une nouvelle fenêtre, puis cliquez sur Créer.

conseil
Si tous les modèles de lettre de motivation qui apparaissent dans vos résultats de recherche sont excessifs, essayez plutôt de rédiger une lettre de motivation de base dans la recherche. Cela vous donnera des options plus claires.

Word chargera ensuite ce modèle dans un nouveau document que vous pourrez utiliser et modifier si nécessaire. Vous pouvez soit cliquer sur le texte de votre lettre de motivation pour remplacer les espaces réservés par vos propres mots, soit, mieux encore, supprimer entièrement le texte et conserver uniquement la mise en forme, afin de vous assurer que tout le travail vous appartient réellement.

Créer une lettre de motivation à partir de zéro

Si vous trouvez qu'aucun des modèles ne vous convient, ou si vous êtes naturellement créatif et souhaitez que tout soit plus adapté à votre style, créez une lettre de motivation à partir de zéro. De plus, comme je l’ai mentionné plus tôt, adapter le format de votre lettre de motivation peut vous aider à être plus cohérent dans tous les documents que vous envoyez à l’entreprise.

Créer un en-tête de message

Si vous souhaitez créer un en-tête de message pour ajouter une touche d'élégance en haut de votre message, double-cliquez n'importe où dans l'en-tête et sélectionnez « Première page différente » dans le champ "en-tête et pied de page" sur la bande.

Stylisez ensuite l'en-tête du message dans l'en-tête et double-cliquez en dehors de la zone d'en-tête lorsque vous avez terminé.

Sélectionnez des styles

Bien que vous puissiez appliquer une mise en forme directe au texte, l'utilisation des styles Word signifie que votre message sera formaté de manière cohérente et sécurisée. Les styles sont disponibles dans la galerie Styles sous l'onglet Accueil du ruban, et vous pouvez soit utiliser les styles prédéfinis déjà présents, soit cliquer avec le bouton droit sur un style et sélectionner ""Modifier"» pour modifier ses propriétés.

Le style Normal est utilisé pour le texte principal de votre message, et la modification de ce style affectera les autres styles.

Dans la boîte de dialogue Modifier le style, vous pouvez naviguer entre différentes propriétés dans la liste déroulante Format. Lorsque vous rédigez une lettre de motivation, vous devez au moins ajuster les paramètres de police et de paragraphe, mais cela vaut la peine de vérifier les autres options, au cas où vous souhaiteriez définir autre chose.

Ensuite, pour appliquer chaque style à différentes parties de votre lettre de motivation, placez le curseur dans le paragraphe concerné et cliquez sur le style approprié dans la galerie Styles.

Le texte de votre lettre de motivation doit être noir et ne pas dépasser 12″. Vous devez également réfléchir attentivement à la police que vous souhaitez utiliser – évitez les polices de texte et les polices à espacement fixe, telles que Lucida Handwriting et Courier New, car elles sont trop informelles et stylistique pour un document important comme une lettre de motivation. Les polices avec des lettres en relief comme Times New Roman et les polices sans lettres en relief comme Aptos conviennent mieux à cet effet.

Considérez votre planification

Les lettres de motivation doivent être faciles à lire et certainement pas trop longues. En fait, de nombreux employeurs demandent spécifiquement que les lettres de motivation ne dépassent pas un côté du format A4, alors formatez votre travail de manière à pouvoir inclure autant d'informations importantes que possible sans lui donner l'air encombré. Évitez la tentation de réduire les marges des pages – respectez les mesures par défaut de Word, car cela aidera à garder votre lettre professionnelle et bien présentée.

Pensez également à la manière dont vous mettrez l’accent sur les détails les plus importants. Par exemple, vous pouvez mettre certains mots-clés en gras ou utiliser l'outil de puces de Word pour répertorier certains de vos points forts. Évitez à tout prix d'utiliser des polices de couleurs différentes pour mettre l'accent – ​​cela peut instantanément donner à votre discours un aspect non professionnel et peut Les personnes daltoniennes ont du mal à lire certaines couleurs.

Quelques derniers conseils avant d'envoyer

D'accord, votre discours a l'air bien et vous êtes presque prêt à le publier. Mais attendez ! Avant de l'envoyer, vous devez faire quelques autres choses :

​​​​​​Révisez attentivement votre travail : Utilisez Microsoft Editor pour vous aider. Cliquez sur Révision > Éditeur, puis cliquez sur Suggestions dans la barre latérale de droite.

Enregistrez votre discours comme modèle : Cela vous évitera de devoir recommencer la prochaine fois que vous souhaiterez créer une nouvelle lettre de motivation. Pour ce faire, appuyez sur F12 et remplacez le champ « Enregistrer sous le type » par « Modèle ». Vous le verrez ensuite sur l'écran de bienvenue lorsque vous ouvrirez Microsoft Word et cliquez sur Nouveau > Personnel.

Utilisez un nom de fichier approprié : Enfin, et peut-être le plus important, si vous envoyez votre lettre sous forme de pièce jointe à un e-mail ou via un formulaire sur un site de recrutement, assurez-vous de sauvegarder votre lettre sous un nom de fichier approprié, car ce sera l'une des premières choses que verra le recruteur. !
Et c'est tout ! Votre lettre de motivation est prête à être publiée ! bonne chance!

En plus de limiter votre lettre de motivation à une seule page, apportez quelques modifications simples à la mise en forme de votre CV pour qu'il reste tout aussi concis.