Comment créer et utiliser un modèle de courrier électronique dans Microsoft Outlook

La configuration d'un modèle d'e-mail dans Microsoft Outlook permet de gagner beaucoup de temps et rend votre communication plus efficace. Que vous envoyiez des messages fréquents ou que vous souhaitiez disposer de messages prêts à l'emploi pouvant être utilisés en quelques secondes, la création de modèles est idéale. Outlook facilite la configuration du modèle et propose diverses options pour le personnaliser en fonction de vos besoins. Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les étapes de création et d'utilisation de modèles de courrier électronique dans la nouvelle version d'Outlook, afin de garantir que vous ayez toujours vos messages prêts à portée de main.

Les modèles d'e-mails sont parfaits pour garantir la cohérence, gagner du temps et éviter les fautes de frappe. Cependant, avec la transition de Microsoft d'Outlook classique vers le nouvel Outlook, le processus de création, d'utilisation et de modification des modèles a radicalement changé.

Voici la méthode qui me convient le mieux.

Comment créer un modèle

Tout d'abord, cliquez sur "Nouveau courriel" Dans l'onglet "page principale" sur la bande.

Ensuite, cliquez sur l'icône Applications dans l'onglet "le message" Sur le ruban, sélectionnez "Mes modèles."

conseil
Lorsque j'ai essayé cette méthode pour la première fois, Mes modèles sont apparus comme module complémentaire par défaut. Cependant, si vous ne voyez pas « Mes modèles » dans cette liste, tapez « Mes modèles » dans la barre de recherche « Rechercher une application ». Si cela ne fonctionne pas, cliquez sur « Obtenir des modules complémentaires » et recherchez-les à la place.

Vous verrez déjà certains modèles prédéfinis dans le volet Mes modèles, que vous pouvez supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille qui apparaît lorsque vous passez votre souris dessus. Cela préservera une partie "Mes modèles" Organisés, beaux et faciles à gérer vos modèles après les avoir créés.

Vous êtes maintenant prêt à ajouter vos propres modèles. Pour ce faire, cliquez sur "modèle".

Vous avez maintenant deux options : vous pouvez soit saisir un brouillon du modèle directement dans un volet "Mes modèles" Ou utilisez une partie « Messages » :

1. Si vous souhaitez rédiger rapidement un brouillon d'e-mail ou une section d'e-mail sans mise en forme (et peut-être ajouter une mise en forme plus tard lorsque vous souhaitez réellement utiliser le modèle), c'est ici qu'il vous faut. "Mes modèles" Utile.
   En revanche, si vous souhaitez que votre modèle soit entièrement formaté et prêt à l'emploi, utilisez un fragment "Messages".
2. À partir de ce point, je suppose que vous appliquez maintenant le formatage, ce qui signifie que vous utilisez le volet Message (étiqueté « 2 » dans la capture d'écran ci-dessus) pour créer le modèle. Vous n'avez pas besoin de fermer le volet Mes modèles. Nous y reviendrons bientôt, alors laissez-le ouvert pour le moment.

Composez le message (ou la section de message) de la manière dont vous souhaitez qu'il apparaisse lorsque vous l'utiliserez enfin à l'avenir, notamment en utilisant des crochets pour indiquer les éléments qui changeront à chaque fois que vous utiliserez le modèle. Vous pouvez utiliser n'importe lequel des outils de formatage de l'onglet Message du ruban (ou utiliser les nouveaux raccourcis clavier Outlook), notamment les listes à puces, l'espacement des lignes, les retraits, le barré, la couleur du texte et la taille de la police. Vous pouvez également utiliser Ctrl+K pour ajouter un lien URL vers le texte sélectionné ou ajouter la marque de l'entreprise via le bouton Images de l'onglet Insertion.

ملاحظة
Malheureusement, au moment de la rédaction de cet article (novembre 2024), vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes – vous devrez le faire manuellement dans le volet Messages lorsque vous utiliserez le modèle à l'avenir.

Après avoir soigneusement relu et modifié votre e-mail à l'aide de Microsoft Editor, sélectionnez (Ctrl+A), coupez (Ctrl+X) le contenu du message et collez-le (Ctrl+V) dans le champ de texte du message dans Mes modèles. Vous verrez que toute la mise en forme que vous avez saisie est conservée lors de cette transition.

Donnez un nom à votre modèle et cliquez sur "enregistrer".

ملاحظة
Ne confondez pas le nom du message avec le sujet du message. Lorsque vous nommez votre message dans le volet Mes modèles, vous ajoutez simplement une étiquette afin de pouvoir identifier le message parmi les modèles. Cela ne sera pas traduit dans l'objet de l'e-mail lors de l'utilisation du modèle. Alternativement, vous pouvez insérer le sujet sur la première ligne du modèle pour le couper et le coller ultérieurement.

Enfin, puisque vous avez maintenant enregistré le message dans Mes modèles, vous pouvez cliquer sur l'icône de la corbeille dans le volet Message pour supprimer le brouillon.

Comment utiliser votre modèle

Cliquez « MessageNouvel e-mailDans l'onglet "page principaleSur la bande.

Maintenant, sur l'onglet "le message" Sur le ruban, cliquez sur l'icône Applications, puis choisissez "Mes modèles."

Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez une fois dessus pour le déplacer vers le volet Messages. Si vous avez déjà du texte dans votre e-mail dans le volet Messages, le modèle sera inséré là où le curseur est actuellement positionné.

Vérifiez si vous devez apporter des modifications au contenu ou au format et joignez des documents si nécessaire.

Si vous changez d'avis et souhaitez utiliser un autre modèle, sélectionnez (Ctrl+A) Supprimez le texte existant du volet de message avant de cliquer une fois sur le modèle que vous souhaitez utiliser à la place. Alternativement, si vous souhaitez utiliser deux modèles dans un seul e-mail, ne supprimez pas le texte existant : cliquer sur chaque modèle l'insérera à l'endroit où le curseur a été placé, même s'il y a déjà du texte dans le corps de l'e-mail.

Comment modifier ou supprimer le modèle

Chaque fois que vous devez accéder au volet « Mes modèles », vous devez d'abord cliquer sur « Nouvel e-mail » dans l'onglet « Accueil » du ruban. Cela ajoute ensuite l'onglet Message au ruban, sur lequel vous devrez cliquer pour localiser "Mes modèles" Via l'icône des applications.

Après cela, avec le volet ouvert "Mes modèles", Passez la souris sur le modèle concerné et cliquez soit sur... Icône de corbeille ou icône d'édition.

Si vous choisissez Modifier le modèle, cliquez sur "enregistrer" Quand tu as fini

Le nouveau Outlook a reçu des critiques mitigées depuis son lancement en plusieurs phases entre 2022 et 2024. Alors que certaines personnes ont identifié des fonctionnalités qui suggèrent qu'il s'agit d'une amélioration par rapport à son prédécesseur, d'autres estiment qu'il ne vaut tout simplement pas la peine d'être utilisé.