Planifier des réunions quotidiennes peut être stressant si vous ne disposez pas des bons outils. Outlook fournit une gamme de fonctionnalités qui rendent ce processus plus facile et plus efficace. Grâce à ses outils intelligents, vous pouvez personnaliser les rendez-vous et les synchroniser avec les membres de votre équipe sans aucune complication. Dans cet article, vous apprendrez des étapes simples pour organiser des réunions à l'aide d'Outlook et tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.
Astuces rapides
- Utiliser Outlook pour planifier des réunions vous permet d'inviter des participants et même d'ajouter des notes ou un ordre du jour.
- Les réunions peuvent être organisées sous forme d'événements ponctuels ou selon un calendrier récurrent.
- Utilisez Room Finder (si disponible) pour réserver rapidement des salles de réunion.
Si vous devez utiliser la fonctionnalité Calendrier de Microsoft Outlook pour planifier des réunions, vous êtes au bon endroit. Suivez ce guide étape par étape pour créer un rendez-vous, le transformer en réunion et inviter les bonnes personnes.
Comment planifier des réunions à l'aide d'Outlook – étape par étape
Étape 1: Ouvert Outlook Cliquez sur l'icône du calendrier sur le côté gauche.
Étape 2: Fixez une date et une heure pour votre réunion. Cliquez sur cette date, puis double-cliquez sur la période que vous souhaitez utiliser. Remarque : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la période et sélectionner Nouvelle demande de réunion.
Passons à l'étape 3 : Vous devriez maintenant voir une fenêtre séparée dans laquelle vous pouvez saisir toutes les informations pertinentes sur la réunion. Créez un titre pour votre réunion et utilisez le menu déroulant à côté de Heure de fin pour choisir la durée de la réunion.
Étape 4: Facultatif – Ajoutez des informations supplémentaires à la zone de texte principale si nécessaire.
Étape 5: Pour inviter des personnes à cette réunion, cliquez sur l'icône Inviter des participants en haut de la fenêtre de rendez-vous. Cela créera une section « De » (votre e-mail) et des sections de présence obligatoires et facultatives.
Passons à l'étape 6 : Saisissez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez assister à la réunion dans les sections appropriées.
Étape 7: Ajoutez un lieu à votre réunion pour que les participants sachent où ils arriveront. Si votre organisation dispose de salles de réunion dédiées, votre équipe informatique a peut-être mis en place un outil de recherche de salle. Cependant, si cliquer sur ce bouton n'affiche aucune nouvelle information, vous devrez saisir manuellement votre emplacement, comme indiqué.
Étape 8: Décidez si vous souhaitez organiser cette réunion une fois ou à plusieurs reprises. Si vous devez organiser la même réunion chaque semaine ou chaque mois, cliquez sur l'icône bleue « Rendre la réunion récurrente ». Il comporte deux flèches courbes comme icône.
Passons à l'étape 9 : Modifiez les options de réunion récurrentes. Vous pouvez choisir la fréquence à laquelle tenir la réunion et si vous souhaitez qu'elle se répète indéfiniment ou se termine après une période de temps définie. Dans ce cas, l'utilisateur a choisi une série de huit rendez-vous mensuels, toujours un mercredi après-midi pendant une demi-heure.
Étape 10: Cliquez Ok Pour confirmer les informations sur la fréquence des réunions. Vérifiez à nouveau que toutes les informations sur la réunion sont correctes et cliquez sur "envoyer". Il est utile qu'Outlook vous avertisse si vous créez une réunion avec des participants mais que vous oubliez de l'envoyer.
Utiliser Outlook pour planifier des réunions de cette manière signifie que les destinataires reçoivent l'invitation sous forme de message électronique. Ils l'acceptent ou la refusent, et s'ils sont également utilisateurs d'Outlook, lorsqu'ils l'acceptent, la réunion est automatiquement ajoutée à leur calendrier. Votre calendrier indiquera automatiquement qui a confirmé sa présence.
Conseil important : si l'heure ou la date d'une réunion devient inappropriée, vous pouvez la modifier à tout moment en ouvrant la réunion dans votre calendrier et en la modifiant manuellement. Les destinataires peuvent également suggérer une autre heure dans leur réponse. Enfin, vous pouvez toujours modifier la récurrence de la réunion en cliquant sur le bouton bleu « Modifier la récurrence », situé à la fin des détails de la récurrence dans la fenêtre de la réunion.
Outlook facilite plus que jamais la planification et l’organisation de réunions. En appliquant les étapes ci-dessus, vous pouvez assurer une communication efficace avec votre équipe et gérer votre temps efficacement. Si vous souhaitez explorer des fonctionnalités supplémentaires, découvrez les paramètres avancés proposés par l'outil pour augmenter votre productivité.
