Configurer les règles d'organisation des e-mails dans la nouvelle version d'Outlook en quelques étapes simples

L’organisation des courriers électroniques est un élément essentiel d’une gestion efficace du temps, en particulier avec le nombre croissant de messages que nous recevons chaque jour. La nouvelle version d'Outlook propose des outils avancés pour créer des règles qui vous aident à catégoriser et acheminer automatiquement les messages, vous faisant gagner du temps et améliorant votre productivité. Dans cet article, nous vous expliquerons comment configurer des règles dans le nouvel Outlook en quelques étapes simples, avec des conseils pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité.

Résumé

• Le « nouveau » Outlook de Microsoft propose des règles faciles à utiliser pour organiser votre boîte de réception.
• Utilisez des règles pour trier automatiquement les e-mails en fonction de critères ou d'actions spécifiques.
• Gérez, modifiez, mettez à jour et supprimez facilement les règles dans la « nouvelle » interface Outlook.

Microsoft Outlook n’a pas la réputation d’être facile à utiliser. Mais la « nouvelle » version du programme, qui est la version par défaut de la version Web d’Outlook, constitue une réelle amélioration lorsqu’il s’agit de configurer des règles pour votre boîte de réception.

Pourquoi avez-vous besoin d’utiliser la grammaire ?

Si vous recevez beaucoup d’e-mails importants qui appartiennent à différentes catégories, il est logique de les trier dans différents dossiers pour garder votre boîte de réception organisée. Mais si vous recevez beaucoup d’e-mails et que vous les triez manuellement dans différents dossiers, cela vous prendra beaucoup de temps. C'est pourquoi la configuration de règles dans Outlook est utile, afin que votre boîte de réception soit triée automatiquement !

Comment configurer des règles dans le nouvel Outlook

Dans l’« ancien » Outlook, le système de règles était assez clair, mais il était un peu déroutant, avec de nombreux menus déroulants et des options un peu écrasantes. Cependant, les règles du « nouvel » Outlook sont beaucoup plus faciles à utiliser et intuitives à configurer. Le processus démarre de la même manière, en cliquant avec le bouton droit sur l’e-mail pour lequel vous souhaitez créer une règle. Notez que vous ne pouvez pas configurer de règles à l’aide de l’application mobile, mais vous pouvez les configurer à l’aide de la version Web d’Outlook.

Lorsque vous faites un clic droit sur un e-mail, un menu apparaît similaire à celui que vous voyez dans l'ancien Outlook (sauf qu'il est un peu plus moderne). Accédez à Règles > Créer une règle pour créer une nouvelle règle dans Outlook, ou cliquez sur Gérer les règles pour accéder à votre liste de règles et améliorer les règles existantes que vous possédez peut-être déjà. Vous pouvez également trouver le menu des règles en cliquant sur le bouton Paramètres, qui ressemble à un engrenage dans le coin supérieur droit.

Commençons par créer une nouvelle règle. Lorsque vous cliquez sur Créer une règle, Outlook commence automatiquement à configurer la règle pour vous. Mais si vous avez une règle différente en tête ou si vous souhaitez affiner davantage les détails, vous pouvez cliquer sur "plus d'options" Pour afficher tous les paramètres disponibles pour vos règles Outlook.

Je vous recommande de donner à vos règles des titres spécifiques pour garder les choses organisées. Ça ira Outlook Il crée automatiquement un titre par défaut pour votre règle, mais vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez dans la case supérieure de l'écran Configuration des règles.

Sous le titre, vous pouvez spécifier les paramètres de votre règle. Vous pouvez définir toutes sortes de règles en fonction de ce que vous devez faire. Vous pouvez configurer une règle pour déplacer tous les e-mails d'un individu ou d'un domaine spécifique vers un dossier spécifique. Vous pouvez également définir un mot-clé spécifique dans l’objet ou le corps de l’e-mail qui signalera à Outlook d’effectuer une action spécifique. Faites défiler le menu déroulant pour explorer toutes les options personnalisables. Vous pouvez définir plusieurs conditions pour une seule règle afin d'être plus précis avec l'automatisation.

Une fois que vous avez déterminé ce qu'Outlook doit rechercher, vous devez configurer une action qu'Outlook doit effectuer une fois qu'il trouve un e-mail qui répond à vos critères. Les actions incluent le déplacement vers un dossier spécifique, le marquage comme spam, l'épinglage en haut ou même la suppression de l'e-mail. Il vous suffit de sélectionner dans la liste déroulante ce que Outlook doit faire.

Remarque sur le traitement de plusieurs règles

Après avoir installé la base, il y a deux autres options en dessous. La première option est « Arrêter le traitement plus les règles ». En termes simples, cela signifie que vous indiquez à Outlook qu’une fois que vous avez exécuté cette règle sur un e-mail, il ne doit pas essayer d’exécuter d’autres règles sur le même e-mail. Cela simplifie les choses si vous avez une règle empirique qui ne s'applique pas à plusieurs cas d'utilisation, comme l'envoi de tous les e-mails de votre boutique en ligne préférée vers un sous-dossier d'achats dans Outlook.

Cependant, il peut y avoir des cas d’utilisation dans lesquels vous souhaitez qu’Outlook continue de rechercher des règles plus applicables. Par exemple, disons que vous avez une règle qui sélectionne tous les e-mails contenant une pièce jointe, et que vous avez également une règle qui supprime tous les e-mails d'un domaine indésirable. Vous recevez ensuite un e-mail provenant d’un domaine de spam, mais il contient également une pièce jointe. Vous souhaiterez qu'Outlook exécute ces deux règles pour garantir que votre courrier électronique indésirable joint soit correctement supprimé. Si vous remarquez qu'Outlook ne trie pas les e-mails comme prévu, vérifiez si vous traitez plusieurs règles ou si vous avez configuré Outlook pour qu'il s'arrête.

La deuxième option en bas du menu de configuration des règles est « Exécuter la règle maintenant ». Si cette option est sélectionnée, Outlook exécutera immédiatement la règle et effectuera l’action spécifiée sur tous les messages électroniques de votre boîte de réception qui s’appliquent aux paramètres que vous avez définis.

Gérer les règles

Une fois les règles définies, vous pouvez les gérer, les modifier, les mettre à jour et les supprimer à tout moment. Vous pouvez accéder à toutes vos règles en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quel e-mail, en allant dans Règles et en sélectionnant « Gérer les règles ». Cela ouvrira le menu Règles, qui répertorie toutes les règles que vous avez. Vous pouvez également accéder au même menu en cliquant sur l'engrenage des paramètres dans le coin supérieur droit et en sélectionnant Règles sous le menu. "Poster".

Si vous avez déjà configuré des règles dans l'« ancien » Outlook, vous avez peut-être remarqué que l'ensemble du processus de configuration des règles est devenu plus simple et plus facile. L'interface utilisateur et les menus sont désormais plus faciles à utiliser et ont un aspect plus élégant et moderne. Les options de règle sont également devenues beaucoup plus faciles à utiliser, et le logiciel est souvent capable de prédire quelle règle vous essayez de créer et peut faire la plupart du travail à votre place. En général, je n'aime pas publier de « nouvelles » versions de logiciels, mais Microsoft a vraiment amélioré les règles dans le « nouvel » Outlook.