La meilleure façon d'utiliser l'IA pour organiser les données dans Google Sheets
La mise en forme des tableaux et l’analyse des données prennent du temps, en particulier lorsque les lignes et les colonnes contiennent des centaines de valeurs variables. Google Sheets est désormais plus intelligent, vous permettant d'utiliser des fonctionnalités basées sur l'IA pour organiser automatiquement les données, suggérer des formules et résumer les informations sans écrire une seule ligne de code.
Que vous travailliez sur des rapports hebdomadaires, des feuilles de calcul financières ou des fichiers de travail d'équipe, les outils d'IA de Google Sheets peuvent vous aider à effectuer le travail rapidement et avec précision. Dans ce guide, vous apprendrez comment commencer à utiliser ces outils, quelles fonctionnalités ils offrent et comment les personnaliser en fonction de vos besoins.
La fonctionnalité d'IA de Google insère des modèles de langage basés sur Gemini directement dans les cellules de votre feuille de calcul sans aucun module complémentaire. Avec lui, vous pouvez générer un nouveau texte, résumer des blocs de données, classer des entrées ou même deviner un sentiment, le tout en tapant une formule simple.
note
La fonctionnalité d'IA de Google Sheets fait partie de Google Workspace Labs et est alimentée par l'IA Gemini de Google. Si Ask Gemini est activé dans Google Sheets, vous pouvez facilement accéder aux fonctionnalités d'IA dans vos feuilles de calcul.
Structure de la fonction AI()
La fonction AI a deux arguments :
=AI(invite, [cellule_ou_plage_de_référence])
Où
Invite (obligatoire) : une chaîne de texte entre guillemets qui indique à l'IA ce que vous voulez. Par exemple, vous pouvez écrire une invite simple comme « Résumez cet avis en une phrase » ou tout ce dont vous avez besoin.
cell_reference_or_range (facultatif) : Cette directive spécifie la cellule (ou la plage de cellules) qui contient les données sur lesquelles vous souhaitez que l'IA opère.
Si vous omettez la référence, l'IA utilisera un raisonnement contextuel uniquement, ce qui peut donner des résultats étonnamment utiles tout en ignorant tout le contenu des cellules. De plus, la fonction renvoie du texte brut, vous pouvez donc le lier à d'autres formules (par exemple, utilisez la fonction LEFT() pour obtenir uniquement les premiers mots).
Comment utiliser la fonction AI()
Ouvrez ou créez une feuille de calcul Google et assurez-vous que vous utilisez un compte pouvant accéder à Gemini pour Workspace. Cliquez sur la cellule où vous souhaitez utiliser la fonction AI. Tapez ensuite =AI() et commencez à écrire l’invite. Vous pouvez utiliser le langage naturel, alors ne vous inquiétez pas trop de la syntaxe. Sélectionnez votre plage de données ou revenez aux cellules concernées. L’intelligence artificielle utilisera ces données pour générer des informations.
Lorsque vous appuyez sur le bouton « Entrée », le bouton « Créer et insérer » apparaît dans la feuille de calcul. Cliquez dessus et votre réponse générée par l’IA sera insérée dans la cellule désignée dans l’historique des versions.
Vous pouvez également faire glisser la poignée de remplissage pour appliquer la fonction AI à plusieurs lignes ou colonnes, vous permettant de traiter les données par lots. De plus, vous pouvez consulter la sortie et, si vous souhaitez obtenir un nouveau résultat, cliquez sur le bouton « Actualiser et insérer » : l’invite de commande redémarrera et générera une nouvelle réponse.
Exemples de la fonction AI()
Vous pouvez utiliser la fonction IA pour effectuer trois tâches principales : générer du texte en fonction de vos données, résumer votre tableau et trier ou catégoriser automatiquement les entrées. Vous pouvez également effectuer des calculs simples sur des lignes et des colonnes, tels que l'addition et la soustraction, mais les calculs avancés ne sont pas pris en charge.
De plus, vous pouvez également interpréter le contenu des cellules pour déterminer le sentiment ou d’autres émotions, comme déterminer le ton des commentaires. Par exemple, disons que vous disposez d'une liste complète d'avis clients bruts provenant de votre boutique en ligne ou d'enquêtes, et que vous devez identifier les commentaires positifs, négatifs et neutres sans lire l'intégralité des commentaires pour gagner du temps. Vous pouvez saisir cette simple demande en utilisant la fonction AI :
=AI("Ce commentaire client est-il positif, négatif ou neutre ?", A2)
Vous recevrez instantanément une note positive, négative ou neutre, vous permettant de trier votre emploi du temps et de répondre plus rapidement aux critiques. Pour appliquer cela à toutes les notes ci-dessous, faites simplement glisser la poignée de remplissage vers le bas et appuyez sur le bouton Créer et insérer.
Vous pouvez également trier vos données en fonction de vos instructions en référençant d’autres cellules. Par exemple, disons que la colonne C répertorie les descriptions de diverses dépenses (telles que les billets d'avion, les déjeuners et les abonnements à des logiciels) et que vous souhaitez les classer soigneusement sous « Voyage », « Bureau » ou « Autre » pour votre équipe financière. Utilisez simplement :
=AI("Classer cette dépense comme Voyage, Bureau ou Autre", D3)
L'IA tentera d'étiqueter ou de classer chaque entrée, mais elle peut parfois manquer certaines entrées. Cependant, vous pouvez régénérer la sortie ou modifier l'invite pour améliorer la précision si nécessaire. Étant donné que cette fonctionnalité est encore expérimentale, des erreurs occasionnelles sont attendues : des invites vagues et des données incohérentes peuvent perturber le modèle.
Comme pour tout modèle de langage, des erreurs telles que des malentendus, des interprétations erronées ou des résultats illogiques peuvent survenir. Examinez toujours attentivement les résultats, en particulier pour les tâches critiques, et vérifiez les résultats plutôt que de vous y fier au hasard.
En plus de ces tâches, vous pouvez également créer des résumés de texte, créer des logos à partir de texte et effectuer des calculs simples tels que la sommation de cellules de base.
=AI("Additionnez les nombres dans ces cellules", A1:A5)
Avertissement
Il n’existe aucune garantie de confidentialité pour les données sensibles. N'oubliez pas que les requêtes d'IA passent par les serveurs de Google. Évitez donc de soumettre des informations personnelles ou confidentielles via les invites.
Les choses que ce travail ne peut pas faire
Il y a beaucoup de choses que cette fonction ne peut pas faire. Par exemple, sa portée est limitée à vos revendications et à vos données de référence. Il n'efface pas la totalité de la feuille de calcul et n'extrait pas de données externes par lui-même. De plus, il ne peut pas se connecter à Internet en direct pour récupérer les cours des actions en temps réel, vérifier la météo ou extraire des données de sites Web.
Lorsque vous créez une analyse, elle devient un instantané statique. Si les données sous-jacentes changent, vous devez demander à nouveau à l'IA de mettre à jour le résultat. Vous ne pouvez pas non plus créer de graphiques, de diagrammes ou de tableaux.
La fonctionnalité d’IA dans Google Sheets présente des limitations de génération à court et à long terme ; Si la limite à long terme est atteinte, la production est temporairement arrêtée pendant 24 heures. Il peut générer une sortie pour jusqu'à 200 cellules sélectionnées à la fois, ce qui permet de traiter des cellules supplémentaires une fois la génération initiale terminée.
L'espace de travail alimenté par l'IA de Google
La fonctionnalité d’IA de Google fait partie d’une initiative plus large visant à intégrer l’IA dans les outils du lieu de travail. Objectifs Fonctionnalités à venir, tels que « Aidez-moi à analyser dans Sheets », « Présentation audio dans Docs » et « Flux d'espace de travail », pour simplifier l'interprétation des données, la consommation de contenu et l'automatisation des flux de travail. Ces améliorations visent à simplifier les tâches quotidiennes, à réduire l’effort manuel et à augmenter la productivité.
En permettant l’interaction en langage naturel dans Google Sheets, l’IA rend l’analyse des données plus facile et plus accessible, même pour les utilisateurs non techniques. À mesure que ces outils évoluent, ils devraient révolutionner la façon dont les professionnels travaillent avec les données, en mettant l’accent sur la facilité, la rapidité et les informations exploitables.
Mon conseil : si cette fonctionnalité est disponible dans vos feuilles de calcul Google, essayez-la ! Commencez par une tâche simple et voyez à quel point elle automatise efficacement votre flux de travail.
Grâce aux fonctionnalités intelligentes intégrées à Google Sheets, vous pouvez réduire des heures de travail manuel en quelques minutes. L’IA ne se contente pas de faire des suggestions ; il peut organiser les données et fournir des informations rapides qui vous aident à prendre de meilleures décisions.
Commencez à expérimenter avec les outils que nous avons examinés et, à chaque utilisation, vous découvrirez de nouvelles fonctionnalités qui rendent le travail avec les données plus efficace et plus simple. Vos tableaux ne sont plus de simples cellules… ce sont des espaces intelligents qui vous aident à réfléchir et à vous organiser plus rapidement.