La fonction SWITCH dans Excel est l'un des outils utiles qui vous aide à simplifier les calculs complexes dans les tableaux. Cette fonction vous permet d'effectuer plusieurs tests conditionnels de manière plus organisée et efficace. Si vous comptez sur Excel pour vos tâches quotidiennes, apprendre à utiliser la fonction SWITCH vous fera gagner beaucoup de temps et facilitera l'organisation des données et la prise de décisions rapides basées sur plusieurs critères.
SWITCH dans Excel est une fonction logique principalement utilisée pour manipuler des données. Il évalue une expression par rapport à une liste de valeurs et renvoie un résultat correspondant à la première valeur correspondante.
Sa popularité vient de sa relative simplicité par rapport à d'autres fonctions Excel qui effectuent des tâches similaires, ce qui signifie qu'il est plus facile de lire la formule et de corriger les problèmes.
Dans ce guide, j'expliquerai comment utiliser la fonction avec un exemple concret, évaluerai ses avantages par rapport à d'autres fonctions et couvrirai certaines de ses limites.
ملاحظة
Microsoft a ajouté la fonction SWITCH à Excel en 2016, elle n'est donc pas disponible dans les versions précédentes. Si vous essayez d'utiliser SWITCH dans une version incompatible, Excel renverra l'erreur #NAME ? .
Syntaxe pour SWITCH
Avant de vous montrer un exemple concret de SWITCH en action, examinons la syntaxe :
=COMMUTATEUR(e,v1,r1,v2,r2,d)
Où
- e est l'expression (la valeur à évaluer),
- v1 est la première valeur à comparer avec l'expression,
- r1 est le résultat qui sera renvoyé si v1 correspond à e,
- v2 est la deuxième valeur à comparer avec l'expression,
- r2 est le résultat qui sera renvoyé si v2 correspond à e, et
- d (facultatif) est la valeur par défaut si e ne correspond à aucune des valeurs v.
Et bien qu'il n'y ait que deux paires vr affichées ici dans la syntaxe (v1-r1 et v2-r2), vous pouvez avoir jusqu'à 126 paires au total. Puisque SWITCH renvoie un résultat qui correspond à la première valeur correspondante, il est important de considérer attentivement l'ordre des paires vr.
ملاحظة
Si vous n'incluez pas le d facultatif et qu'aucune des valeurs (#v) ne correspond à l'expression (e), Excel renvoie une erreur #N/A.
COMMUTATEUR EN ACTION
Laissez-moi vous montrer la fonction de SWITCH dans un scénario réel. Dans ce tableau, j'ai une liste d'étudiants et leurs notes, et je dois déterminer leurs prochaines étapes en fonction de ces notes.
Puisqu'il existe trois possibilités de notes différentes (A, B et C), je dois combiner toutes ces possibilités dans la formule SWITCH. Donc, dans la cellule C2, je vais taper
=COMMUTATEUR([@Grade],"A","Avancer automatiquement au niveau suivant","B","Continuer à ce niveau","C","Descendre au niveau précédent","GRADE REQUISE")
ملاحظة
Si aucune des valeurs ou résultats au format SWITCH n'est numérique, vous devez les entourer de guillemets.
Même si cela semble compliqué au premier abord, cela prend tout son sens lorsqu’on l’analyse :
- Tout d’abord, je souhaite qu’Excel évalue les expressions de la colonne Note du tableau formaté, c’est pourquoi j’ai écrit [@Grade] comme valeur e.
- Ensuite, j'ai trois paires vr : « A » renverra « Avancer automatiquement au niveau suivant », « B » renverra « Continuer à ce niveau » et « C » renverra « Descendre au niveau précédent ».
- Enfin, après l'appariement final, j'ai signalé « GRADE REQUIRED » comme valeur de d, qui est le résultat si aucune des valeurs (#v) ne correspond à l'expression (e).
Après avoir appuyé sur Entrée, puisque mes données sont dans un tableau Excel formaté, le reste de la colonne C sera rempli automatiquement.
Remarquez comment la cellule C8 indique «GRADE REQUIRED», car l'expression dans la cellule B8 ne correspond à aucune des valeurs de ma formule SWITCH.
conseil
Si je voulais modifier les résultats dans la colonne C, je reviendrais à la cellule C2, modifierais la formule dans la barre de formule et appuyerais sur Entrée. Ce changement est ensuite automatiquement appliqué aux autres cellules de la colonne C.
Pourquoi utilisons-nous SWITCH au lieu de IF, IFS ou XLOOKUP ?
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous utiliseriez SWITCH au lieu d'une autre fonction Excel effectuant des actions similaires, telles que IF, IFS et XLOOKUP. Voici quelques raisons :
Évitez de répéter l'expression
Pour générer les mêmes résultats dans le tableau ci-dessus en utilisant IF ou IFS, je dois répéter l'expression à chaque fois :
=IFS([@Grade]="A","Avancer automatiquement au niveau suivant",[@Grade]="B","Continuer à ce niveau",[@Grade]="C","Revenir au niveau précédent")
Cependant, avec la fonction SWITCH, je ne dois mentionner l'expression qu'une seule fois au début de la formule :
=COMMUTATEUR([@Grade],"A","Avancer automatiquement au niveau suivant","B","Continuer à ce niveau","C","Descendre au niveau précédent","GRADE REQUISE")
En conséquence, la fonction SWITCH est plus facile à lire, moins sujette aux erreurs de frappe et plus facile à consulter en cas de problème.
Gardez tout au même endroit
Comme SWITCH, la fonction XLOOKUP compare une expression avec une liste de valeurs et renvoie une valeur correspondante. Cependant, avec XLOOKUP, la liste des valeurs se trouve dans un tableau séparé, tandis que SWITCH les combine toutes en une seule formule. Cela signifie que vous n'avez aucune donnée flottante et que, par conséquent, votre feuille de calcul Excel reste organisée.
Un jeu de supports
Si je choisissais d'utiliser des fonctions IF imbriquées pour obtenir les mêmes résultats dans le tableau ci-dessus, je devrais utiliser un nouvel ensemble de parenthèses pour chaque argument IF :
=IF([@Grade]="A","Avancer automatiquement au niveau suivant",IF([@Grade]="B","Continuer à ce niveau",IF([@Grade]="C"," Descendre au niveau précédent","GRADE REQUISE")))
En conséquence, la formule se termine de manière confuse par trois parenthèses fermantes, et la correction des problèmes de syntaxe sera plus difficile. En revanche, lorsqu'il est utilisé au niveau de base sans aucune autre fonction supplémentaire, SWITCH ne nécessite qu'une seule paire de supports.
Inconvénients de SWITCH
Bien que SWITCH présente de nombreux avantages, il y a certaines limites à garder à l'esprit avant de commencer à travailler sur votre feuille de calcul Excel :
- Vous ne pouvez pas utiliser d'opérateurs (tels que < ou >) ou de requêtes larges avec la syntaxe SWITCH standard. Au lieu de cela, SWITCH se limite uniquement à la correspondance exacte.
- Si vous avez beaucoup de valeurs et de résultats possibles, la création de votre formule SWITCH prendra en premier lieu beaucoup de temps. Personnellement, je recommande de ne pas utiliser plus de sept ou huit paires valeur-résultat dans votre formule SWITCH.
- SWITCH est une fonction relativement inélastique. Par exemple, XLOOKUP peut renvoyer des lignes et des colonnes entières de données, plutôt qu'une seule valeur.
- Comme SWITCH nécessite beaucoup de virgules (et de guillemets si vous incluez des valeurs non numériques), il est facile de se tromper si vous tapez la formule à la main.
- SWITCH n'est qu'une des nombreuses façons d'utiliser les données dans un tableau Excel. Vous pouvez également envisager d'utiliser INDEX pour rechercher des valeurs, MATCH pour rechercher la position d'une valeur, ou INDEX et MATCH ensemble pour créer une recherche bidirectionnelle.
En utilisant la fonction SWITCH dans Excel, vous pouvez simplifier des processus complexes et augmenter votre efficacité dans la gestion des données. En appliquant correctement cet outil, vous pourrez facilement effectuer des tests conditionnels et organiser vos données de manière plus efficace. Assurez-vous d'explorer plus de fonctions avancées pour améliorer votre expérience avec Excel et obtenir de meilleurs résultats dans votre travail.
