Les meilleures façons de se préparer à une réunion réussie, étape par étape

Se préparer à une réunion importante nécessite plus que simplement préparer une présentation ou apporter ses notes. Des étapes simples et réfléchies peuvent faire une grande différence dans l’efficacité et les résultats d’une réunion. De l'organisation de l'ordre du jour à la préparation pour répondre aux questions attendues, une bonne préparation vous aide à mettre en avant vos meilleurs atouts et à garantir que les objectifs de la réunion soient atteints efficacement.

Rejoindre une réunion virtuelle sans préparation de base peut entraîner des problèmes inutiles pour vous et pour les autres. Pour que tout se passe bien et éviter tout stress de dernière minute, je passe toujours en revue une liste de contrôle rapide avant la réunion. Cela m'aide à détecter et à résoudre tout problème avant le début de l'appel.

6. Testez le microphone et la caméra.

Il n’y a rien de plus frustrant ou peu professionnel que de rejoindre une réunion et de découvrir ensuite que personne ne peut vous entendre ou voir votre vidéo. Si la cause est simplement un microphone désactivé ou une caméra fermée dans l'application, il s'agit d'une solution rapide. Cependant, si le problème vient du matériel ou d’une faille plus profonde dans le logiciel, les choses peuvent rapidement empirer. De même, une mauvaise qualité audio ou vidéo peut être tout aussi embarrassante.

Pour éviter tout problème lors de la réunion, testez toujours votre caméra et votre microphone au préalable. J'ouvre généralement l'application appareil photo, j'enregistre une courte vidéo avec audio, puis je la lis pour m'assurer que tout fonctionne comme prévu. Je teste également le microphone et la caméra directement dans l'application de réunion que j'utiliserai. C’est une étape simple qui peut vous éviter un stress inutile de dernière minute.

ملاحظة
Si vous utilisez une nouvelle application ou un nouveau site Web de visioconférence pour la première fois, assurez-vous d'ajuster vos paramètres d'autorisation pour accorder à l'application ou au navigateur l'accès à votre microphone et à votre caméra.

5. Assurez-vous que vous vous connectez au bon compte.

Que vous ayez planifié la réunion ou que vous y ayez été invité, assurez-vous de vous inscrire en utilisant le même compte que celui que vous avez utilisé pour créer ou recevoir l'invitation. Si vous basculez entre plusieurs comptes, tels que Zoom ou Microsoft Teams, la connexion au mauvais compte peut vous empêcher d'ouvrir le lien ou de rejoindre l'appel.

Lorsque vous utilisez un navigateur, vous pouvez être automatiquement connecté à votre compte par défaut. Si ce n’est pas le compte correct pour la réunion, vous ne pourrez peut-être pas y assister. Cela m'est arrivé plusieurs fois sur Google Meet. Pour éviter les retards, vérifiez rapidement que vous utilisez le bon compte sur la page de l'application et modifiez-le si nécessaire.

4. Assurez-vous que votre connexion Internet est stable

Même avec toute la préparation appropriée, une connexion Internet lente peut ruiner votre réunion. Une vidéo au ralenti, un son saccadé ou des interruptions aléatoires peuvent laisser une mauvaise impression. Pour éviter ce genre d’embarras, je vérifie toujours ma vitesse Internet avant chaque réunion. Si je me sens lent, prenez quelques mesures pour garantir que l’appel se déroule sans problème.

Tout d’abord, je déconnecte les autres appareils du réseau pour m’assurer que l’appareil que j’utilise dispose de la bande passante la plus élevée. Fermez également les applications ou téléchargements inutiles exécutés en arrière-plan. Être plus proche du routeur ou utiliser une connexion Ethernet filaire est également utile. Au cas où, je garde une sauvegarde prête – comme un point d’accès mobile – pour être couvert en cas de problème.

3. Désactivez toutes les notifications avant de rejoindre.

Imaginez que vous partagez votre écran lors d'une réunion et que soudainement une notification de message personnel apparaît pour que tout le monde puisse la voir – ce qui est assez embarrassant, n'est-ce pas ? Même si la notification n'est pas privée, les alertes ou les rappels d'application peuvent être distrayants. Vous devez donc les gérer avant le début de la réunion. Ce que je fais habituellement, c'est désactiver toutes les notifications.

Si vous utilisez Windows, vous pouvez désactiver les notifications en ouvrant l’application Paramètres, en accédant à Système > Notifications et en désactivant le bouton Notifications.

Pour gérer vos notifications sur macOS, cliquez sur le menu Apple dans le coin supérieur gauche et ouvrez les Préférences Système. Ensuite, accédez à l’onglet Notifications pour ajuster les paramètres.

2. Vérifiez attentivement l’heure de la réunion et rejoignez-la tôt.

Au début de mon parcours en freelance, j’ai raté certaines opportunités simplement parce que je ne comprenais pas parfaitement les différences de fuseau horaire. Même si le retard n’est pas intentionnel, être en retard peut vous faire paraître indigne de confiance ou non professionnel. C'est pour cette raison que je m'assure toujours de vérifier l'heure du rendez-vous et d'arriver à l'heure, surtout lorsque je rencontre quelqu'un d'un fuseau horaire différent.

Je demande au client de définir l'heure du rendez-vous en UTC, puis de la convertir à mon heure locale. Je me fixe également un rappel pour éviter d’oublier. S'il ne s'agit pas d'une invitation préenregistrée, l'ajouter à votre planning peut également être utile. Je vous recommande de vous joindre quelques minutes à l'avance pour vous préparer et résoudre les éventuels problèmes techniques de dernière minute. Ces minutes supplémentaires font une grande différence !

1. Prévisualisez votre apparence devant la caméra.

La façon dont nous nous présentons devant la caméra a un impact considérable sur l’impression que nous faisons sur les employeurs, clients ou collègues potentiels. Donc, avant chaque appel vidéo, je vérifie quelques points : je m'assure que l'éclairage n'est pas trop dur, que la caméra est au bon angle, que je suis au centre de l'image et que l'objectif de la webcam est propre.

Si mon arrière-plan est trop brouillon, je le floute ou j'utilise les filtres d'arrière-plan intégrés disponibles dans la plupart des applications de réunion. Que je règle ma chaise ou que je me coiffe, jeter un coup d'œil rapide avant de commencer l'appel évite les surprises. La plupart des applications vidéo vous permettent de prévisualiser la caméra avant de rejoindre la réunion. Prenez toujours un moment pour vérifier votre apparence.

Voici quelques étapes que je prends avant de rejoindre une réunion pour faire bonne impression et gagner du temps aux autres. Vous devriez le suivre aussi, pour que rien ne vous surprenne.

Une préparation efficace d'une réunion ne consiste pas seulement à savoir quoi dire, mais également à planifier à l'avance, à comprendre votre public et à anticiper les défis potentiels. En mettant en œuvre ces étapes simples, vous pouvez augmenter les chances de succès de votre réunion et obtenir des résultats tangibles qui laissent une impression positive sur tout le monde.