Lorsque vous travaillez avec des tableaux Excel, vous remarquerez peut-être deux options pour ajouter des notes aux cellules : Notes et Commentaires. Bien que leur utilisation soit apparemment similaire, chaque option sert un objectif différent. Les notes sont la version traditionnelle des anciens commentaires Excel, tandis que les nouveaux commentaires sont une expérience interactive et conversationnelle. Ces différences peuvent avoir un impact significatif sur la façon dont vous collaborez avec les autres ou dont vous organisez vos notes pendant que vous travaillez. Voici une explication simple de la différence entre les notes et les commentaires et comment les utiliser efficacement.
Bien que les outils de commentaires et de notes de Microsoft Excel vous permettent d’ajouter des annotations à une cellule, chacun sert à des fins différentes, fonctionne de différentes manières et apparaît différemment sur une feuille de calcul Excel imprimée. Dans ce guide, je vais vous montrer comment les utiliser avant de résumer leurs similitudes et leurs différences.
Comment utiliser les commentaires dans Microsoft Excel
Les commentaires dans Microsoft Excel sont des annotations sur des cellules individuelles, qui peuvent être converties en une série de commentaires distincts de style conversationnel. Par conséquent, ils sont parfaits pour les feuilles de travail collaboratives.
Pour ajouter un commentaire à une cellule qui ne contient pas déjà de commentaire, cliquez avec le bouton droit sur la cellule concernée, puis sélectionnez "Nouveau commentaire".
Vous pouvez également sélectionner la cellule, puis cliquer sur Nouveau commentaire dans l’onglet. "Révision" sur la bande.
Quel que soit le chemin que vous choisissez, une boîte de commentaires flottante apparaîtra dans laquelle vous pourrez écrire vos commentaires.
Bien que vous puissiez formater des commentaires dans Microsoft Word, vous ne pouvez pas les formater dans Microsoft Excel.
Lorsque vous cliquez sur la flèche verte ou appuyez sur Ctrl+Entrée, le commentaire est enregistré sous Nom d'utilisateur et une marque violette est ajoutée dans le coin supérieur droit de la cellule pour indiquer qu'un commentaire a été ajouté.
Passez votre souris sur n'importe quelle cellule signalée pour afficher ses commentaires.
Vous remarquerez également que tous les commentaires sont horodatés, ce qui permet de savoir facilement quand ils ont été ajoutés.
Pour ajouter un commentaire à un fil de discussion, sélectionnez le champ Répondre, saisissez votre commentaire supplémentaire, puis appuyez sur Ctrl+Entrée. De nouveaux fils de commentaires ne peuvent pas être créés pour une cellule qui contient déjà un commentaire ou un fil. Cela évite les commentaires contradictoires dans la cellule.
ملاحظة
Toute personne disposant d’autorisations de modification sur le classeur peut ajouter des commentaires. Les personnes disposant des autorisations de visualisation ne peuvent que lire les commentaires.
Si vous êtes connecté au compte de votre organisation, saisissez @ dans la zone de commentaires, sélectionnez le collègue que vous souhaitez mentionner dans le commentaire et informez-le.
Une fois le fil de discussion terminé et toutes les tâches associées terminées, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit du premier commentaire, puis sélectionnez « Résoudre le fil de discussion ». Cette étape empêche l’ajout de tout autre commentaire et l’historique de la conversation peut être consulté en survolant la cellule.
Alternativement, pour supprimer définitivement le sujet, cliquez sur « Supprimer le sujet ». Cependant, utilisez cette option avec prudence, car vous ne pouvez pas récupérer les sujets supprimés une fois qu'ils ont été supprimés ! Vous pouvez également modifier une note en cliquant sur l’icône en forme de crayon.
Une fois que vous avez résolu un sujet, la balise de cellule passe du violet au gris et le bouton Nouveau commentaire de l'onglet Révision du ruban devient gris, ce qui signifie que vous ne pouvez pas démarrer un nouveau sujet de commentaire pour cette cellule.
Alternativement, pour rouvrir le sujet afin d’ajouter plus de commentaires, passez la souris sur la cellule et cliquez sur la flèche « ↺ » dans le coin supérieur droit.
Pour afficher tous les commentaires ouverts et résolus dans une feuille de calcul, cliquez sur Afficher les commentaires dans l’onglet Révision du ruban. Ensuite, dans le panneau Commentaires, vous pouvez ajouter d’autres annotations aux fils de discussion ouverts, démarrer un nouveau fil de discussion pour la cellule sélectionnée ou cliquer sur l’icône de filtre dans le coin supérieur droit pour afficher uniquement les fils de discussion ouverts ou résolus.
ملاحظة
Les commentaires sur les cellules actives de la feuille de calcul uniquement sont affichés dans le panneau Commentaires. Lorsque vous accédez à une autre feuille de calcul via les onglets situés en bas de la fenêtre Excel, le panneau Commentaires se met à jour pour afficher les commentaires de cette feuille.
Si vous souhaitez afficher des commentaires sur les copies imprimées de la feuille de calcul, cliquez d’abord sur le lanceur de boîte de dialogue Mise en page dans le coin du groupe Mise en page de l’onglet Mise en page. Ensuite, dans l’onglet Feuille de la boîte de dialogue Mise en page, sélectionnez À la fin de la feuille, puis cliquez sur OK.
ملاحظة
Toutes les notes de la feuille de calcul seront imprimées lorsque cette option est sélectionnée. Seuls les commentaires ne peuvent pas être imprimés si la feuille de calcul contient également des notes.
Maintenant, après avoir appuyé sur Ctrl+P, allez à la fin de l'aperçu avant impression pour voir comment les sujets apparaîtront dans l'impression, puis imprimez la feuille lorsque vous êtes prêt !
Comment utiliser les notes dans Microsoft Excel
Les notes dans Microsoft Excel sont de simples annotations associées à des cellules individuelles. Il est généralement utilisé pour ajouter du contexte au contenu d'une cellule, mais peut également être utilisé comme module complémentaire pour éviter d'entasser trop d'informations dans une cellule.
Pour ajouter une note à une cellule, faites un clic droit sur la cellule souhaitée, puis choisissez « Nouvelle note ». Vous ne pouvez pas ajouter une note à une cellule qui contient déjà une note.
Vous pouvez également sélectionner la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter la note, puis cliquer sur Notes > Nouvelle note dans l’onglet Révision du ruban.
Ensuite, une boîte de notes avec un curseur clignotant apparaîtra sous votre nom d’utilisateur Microsoft, où vous pourrez saisir votre explication pour cette cellule. Cliquez sur n’importe quelle cellule de la feuille de calcul pour quitter le mode d’édition des notes lorsque vous avez terminé.
conseil
Pour masquer l'identité de votre note, sélectionnez le nom d'utilisateur et appuyez sur le bouton Supprimer.
Pour formater la police dans une note, sélectionnez le texte et utilisez les raccourcis clavier pour formater, tels que Ctrl+B pour le gras, Ctrl+i pour l'italique, ou cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la note et choisissez Formater le commentaire pour ouvrir la boîte de dialogue Formater le commentaire.
conseil
Cliquez avec le bouton droit sur le bord de la note pour effectuer d’autres ajustements de mise en forme, tels que modifier la couleur d’arrière-plan, choisir un autre type de cadre ou modifier la direction du texte.
Les notes dans Microsoft Excel sont similaires à l'application Sticky Notes dans Windows, où vous pouvez redimensionner la zone de texte en cliquant et en faisant glisser les poignées, et vous pouvez déplacer la note n'importe où dans la feuille de calcul en cliquant et en faisant glisser le bord de la forme.
Toute cellule contenant des notes possède une marque rouge dans le coin et vous pouvez passer votre souris dessus à tout moment pour voir son contenu. Lorsque vous faites cela, une flèche apparaît entre la note et la cellule à laquelle elle fait référence, ce qui est une fonctionnalité utile si vous avez plusieurs notes dans une seule feuille de calcul.
D'autre part, vous pouvez forcer Excel à afficher toutes les notes de cellule en même temps. Pour ce faire, dans le menu déroulant Notes de l’onglet Révision du ruban, cliquez sur Afficher toutes les notes. Cliquez sur le même bouton pour le masquer à nouveau.
Pour modifier une note, cliquez avec le bouton droit sur la cellule concernée, puis cliquez sur Note d'édition.
Vous pouvez également supprimer une note à partir du menu contextuel en choisissant « Supprimer la note ». Attention cependant, une fois une note supprimée, vous ne pourrez plus la récupérer !
Si, après avoir ajouté des notes, vous souhaitez partager votre feuille de calcul avec d'autres, vous pouvez les convertir en commentaires, afin que les collaborateurs puissent ajouter leurs propres idées et suggestions. Pour ce faire, dans l’onglet Révision du ruban, cliquez sur Notes > Convertir en commentaires.
Un avertissement s'affichera alors indiquant que les images et le formatage seront supprimés au cours du processus. Si vous ne l'aimez pas, cliquez sur « Convertir toutes les notes ». Il convient également de noter que vous ne pouvez pas convertir des notes individuelles en commentaires : c'est une situation « tout ou rien » !
Les notes converties en commentaires ne sont pas documentées avec un horodatage, car Excel ne suit pas avec précision le moment où la note d'origine a été ajoutée.
Pour afficher des notes lorsque vous imprimez la feuille de calcul, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Mise en page dans le coin de la "mise en page"Sous l'onglet "Mise en page", avant d'ouvrir l'onglet Feuille de la boîte de dialogue Mise en page.
Ensuite, dans le menu déroulant : Commentaires et notes«Dans une section "Impression", Choisissez l’une des options suivantes :
- À la fin de la feuille : cette option affiche tous les commentaires et notes à la fin de l'impression, y compris la cellule à laquelle ils font référence, l'auteur (le cas échéant) et l'annotation. La sélection de cette option imprime également tous les commentaires dans la feuille de calcul.
- Comme indiqué sur la feuille : si vous activez l’option Afficher toutes les notes dans le menu déroulant Notes de l’onglet Révision, les notes s’imprimeront exactement telles qu’elles apparaissent dans votre classeur à l’écran. La sélection de cette option imprime uniquement les notes (pas les commentaires).
Après avoir fait votre sélection, cliquez sur "D'ACCORD", Appuyez ensuite sur Ctrl+P pour imprimer la feuille de calcul.
Commentaires et notes dans Excel : comparaison
Vous trouverez ci-dessous un tableau récapitulatif qui montre les similitudes et les différences entre les commentaires et les notes dans Microsoft Excel :
| Propriété | Commentaires Microsoft Excel (interactifs) | Notes Microsoft Excel (traditionnelles) |
|---|---|---|
| Définition | Commentaires interactifs sous forme de conversations en fil de discussion | Commentaires simples et directs |
| possibilité | Un fil de commentaires par cellule | Une note par cellule |
| Couleur de l'étiquette de cellule | Violet lors de la réaction ; Gris une fois dissous | Rouge |
| Formatage | غير متاح | Disponible via des raccourcis clavier ou « Format du commentaire » |
| horodatage (date et heure) | Affiché par défaut | Il n'apparaît pas |
| Modifier et supprimer | Il peut être modifié, résolu et supprimé. | Peut être modifié et supprimé |
| Position dans le document | À côté de la cellule concernée ou dans la section commentaires | Il peut être déplacé n'importe où dans la feuille. |
| Comportement lors du tri et du filtrage | Rester dans la position de cellule fixe | Ses propriétés peuvent être modifiées pour se déplacer avec la cellule (« formatage des commentaires »). |
| Taille | S'adapte à la quantité de texte | Il peut être redimensionné manuellement. |
| Affichage | Elles peuvent être visualisées individuellement (en survolant la cellule) ou collectivement (« Voir toutes les notes »). | Ils peuvent être consultés individuellement (en survolant la cellule) ou collectivement (« Voir tous les commentaires »). |
| Anonymat | Contient l'ID de l'auteur par défaut. | L'ID de l'auteur peut être sélectionné et supprimé à l'aide du bouton Supprimer. |
| transformation | Ne peut pas être converti en notes | Peut être converti en commentaires |
| Assistant de l'éditeur | Les erreurs d’orthographe et de grammaire sont mises en évidence au fur et à mesure que vous tapez. | Non disponible |
| Impression | Il peut être consulté avec des notes à la fin de la feuille de travail imprimée. | Ils peuvent être affichés avec des commentaires à la fin de la feuille de calcul ou sans commentaires en place dans le tableau. |
Dans ce guide, je n'ai abordé que deux outils utiles dans l'onglet Révision de Microsoft Excel, mais il y a un plus ! Par exemple, vous pouvez vérifier que tout le monde a accès à votre classeur, protéger par mot de passe une seule feuille de calcul ou le fichier entier et suivre toutes les modifications.
Comprendre la différence entre les notes et les commentaires dans Excel vous aide à choisir l’outil adapté à chaque situation. Utilisez Notes pour prendre des notes rapides pour vous-même et Commentaires lorsque vous devez collaborer ou discuter avec des collègues directement dans le fichier. L’utilisation de chaque fonctionnalité dans le bon contexte augmente votre productivité et rend votre expérience de feuille de calcul plus organisée et plus claire.
