Microsoft Excel est un outil puissant utilisé quotidiennement par des millions de personnes pour organiser et analyser des données. Il existe cependant de nombreuses astuces peu connues qui peuvent améliorer votre productivité et gagner du temps. Si vous souhaitez travailler plus efficacement et accomplir vos tâches plus facilement, ces astuces feront une grande différence. Dans cet article, nous passerons en revue sept astuces Excel uniques qui peuvent changer la façon dont vous travaillez avec les données.
L’un des avantages de l’utilisation d’Excel est qu’il s’agit d’une courbe d’apprentissage constante. Même pour les professionnels les plus expérimentés, il existe toujours de nombreux trucs et astuces que nous pouvons apprendre tout au long du processus pour améliorer notre expertise en matière de feuilles de calcul. Voici quelques-uns de mes conseils préférés.
1. Masquer les données tout en conservant les cellules
Il est surprenant qu'Excel ne dispose pas de commande directe pour masquer les données dans les cellules visibles, car cette fonction a de nombreuses utilisations.
Dans cette carte thermique Excel, qui montre la position à partir de laquelle les buts ont été marqués, ce sont les cellules colorées qui parlent, vous n'avez donc pas besoin d'afficher les chiffres correspondants.
De même, les scores de ce tableau sont dérivés d'un calcul qui n'a aucune valeur numérique - sauf à des fins de comparaison - et les barres de données de ce tableau me donnent une image claire de la façon dont les employés se comparent. Par conséquent, il n’est pas nécessaire que les scores totaux apparaissent.
Lorsque j'imprime cette fiche d'information, je souhaite masquer le salaire de l'employé, car il s'agit d'une information sensible.
Pour enregistrer ces cellules mais masquer leurs données, après les avoir sélectionnées, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue « Format des nombres » Dans le coin du groupe Numéros de l'onglet Accueil.
Ensuite, appuyez sur "Douane" Dans la liste de gauche, tapez ;;; (trois points-virgules) dans le champ Type.
Lorsque vous cliquez sur "D'ACCORD", Les nombres dans les cellules sélectionnées disparaîtront, même si les données sont toujours là.
conseil
Si jamais vous souhaitez voir des données ou une formule que vous avez masquée, sélectionnez la cellule et voyez la barre de formule en haut de votre feuille de calcul.
2. Changez les données numériques en texte analogique
Il existe plusieurs façons de créer du texte basé sur des données, notamment la fonction XLOOKUP, la mise en forme conditionnelle et la fonction SWITCH. Cependant, bon nombre de ces techniques nécessitent des colonnes distinctes pour les données et leur texte représentatif.
Dans la colonne D de cette feuille de données, je souhaite qu'Excel convertisse tous les nombres positifs en « PROFIT », tous les nombres négatifs en « PERTE » et tous les zéros en « BREAK EVEN ».
Si vous souhaitez faire la même chose, sélectionnez les cellules concernées, cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Format des nombres dans le groupe Nombres de l'onglet Accueil.
Maintenant, après avoir cliqué sur « Personnalisé », tapez "profit"; "perte"; "cravate" Dans le champ Type, veillez à utiliser des guillemets doubles autour de chaque phrase et un point-virgule pour les séparer. Il est également important que vous écriviez les expressions dans cet ordre : la première pour les nombres positifs, la seconde pour les nombres négatifs et la troisième pour zéro.
Lorsque vous cliquez sur OK, les nombres remplacent les mots que vous avez sélectionnés à l'étape précédente, ce qui vous permet d'évaluer immédiatement vos données plus facilement.
3. Coupez, copiez, remplacez et insérez des cellules, des lignes et des colonnes
Depuis longtemps, j'utilise plusieurs étapes pour déplacer, copier et insérer des cellules, des lignes et des colonnes dans ma feuille de calcul. Lorsque j'ai réalisé que je pouvais utiliser la souris tout en appuyant sur une ou deux touches du clavier, cela a considérablement accéléré l'organisation des données.
Remplacement : cliquez et faites glisser
Pour remplacer le contenu d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne par une autre, sélectionnez-la simplement, cliquez dessus et faites-la glisser là où vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur OK lorsqu'Excel vous rappelle que vous êtes sur le point de remplacer certaines données.
Copier et remplacer : Ctrl-cliquez et faites glisser
Pour dupliquer le contenu d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne dans laquelle des données ont déjà été saisies, sélectionnez la cellule, la ligne ou la colonne appropriée, maintenez la touche Ctrl enfoncée et faites-la glisser vers son emplacement copié. Curieusement, lorsque vous effectuez cette action, Excel ne vous rappelle pas que vous êtes sur le point d'écraser certaines données, alors assurez-vous que c'est ce que vous voulez vraiment faire avant de le faire !
Couper et insérer : Maj, cliquez et faites glisser
Si vous souhaitez compresser le contenu d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne entre des données existantes sans la remplacer, maintenez la touche Maj enfoncée tout en cliquant et en faisant glisser.
Copier et insérer : Maj+Ctrl, cliquez et faites glisser
Enfin, pour créer une copie d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne sans perdre aucune donnée au cours du processus, maintenez les touches Maj et Ctrl enfoncées tout en cliquant et en faisant glisser.
4. Répétez la dernière procédure
Vous connaissez probablement l'outil Format Painter, qui réplique le formatage d'une zone d'Excel à une autre. De plus, si vous double-cliquez sur l'icône Format Painter, vous pouvez appliquer une mise en forme à plusieurs zones distinctes de votre feuille de calcul.
Une manière similaire (mais légèrement différente et plus importante) d'obtenir une répétition est la touche F4. Format Painter copie toute la mise en forme de la ou des cellules sélectionnées et F4 répète la dernière action, notamment le collage, l'insertion et la suppression de lignes, l'ajout de la mise en forme aux cellules et l'ajout de nouvelles feuilles de calcul.
Dans cet exemple, mon chef d'équipe m'a demandé d'insérer une nouvelle colonne entre chaque colonne existante afin qu'elle puisse ajouter quelques commentaires analytiques. Tout d’abord, je clique avec le bouton droit sur l’en-tête de la colonne C pour sélectionner la colonne entière, puis je clique sur Insérer pour ajouter une colonne entre les colonnes B et C.
Je vais maintenant sélectionner la colonne E.
Lorsque j'appuie sur F4, une nouvelle colonne sera ajoutée entre les colonnes C et D, et je pourrai alors faire de même avec les colonnes restantes.
Cela m'évite d'avoir à cliquer sur Insérer à chaque fois et m'aide à éviter la méthode sujette aux erreurs consistant à sélectionner d'abord toutes les colonnes pertinentes. N'oubliez pas que cette astuce peut être utilisée pour reproduire n'importe quelle action dans Excel, alors n'hésitez pas et essayez-la !
Note
F4 joue différents rôles dans différentes circonstances. Par exemple, si vous écrivez une formule, appuyez sur F4 pour basculer entre les références relatives, absolues et mixtes.
5. Insérez, cochez et décochez plusieurs cases à la fois
L'outil Checkbox d'Excel, ajouté au programme en juin 2024, est idéal pour créer des listes de contrôle, suivre la progression des tâches et visualiser les données en un instant.
Pour ajouter une case à cocher, cliquez sur Case à cocher dans l'onglet Insertion du ruban. Si vous ne voyez pas de case à cocher, personnalisez le ruban ou utilisez la zone de recherche Excel en haut de la fenêtre.
Pour ajouter plusieurs cases à cocher à plusieurs cellules en même temps, sélectionnez d'abord les cellules concernées, puis cliquez sur Case à cocher dans l'onglet Insertion.
Bien que vous puissiez utiliser la souris pour sélectionner et désélectionner des cases à cocher, ce processus prendra beaucoup de temps si vous souhaitez sélectionner ou désélectionner un grand nombre de zones de texte en même temps. Vous pouvez également sélectionner toutes les cellules contenant les cases à cocher que vous souhaitez sélectionner ou désélectionner, puis appuyer sur la barre d'espace.
6. Ajoutez la date et l'heure actuelles (fixes)
Les fonctions de date et d'heure d'Excel, telles que MAINTENANT et AUJOURD'HUI, sont idéales pour renvoyer une heure et une date qui sont mises à jour chaque fois que vous effectuez une action dans Excel (également appelées fonctions variables).
Cependant, vous préférerez parfois ajouter la date et l'heure actuelles comme marqueur de temps fixe, par exemple lorsque vous spécifiez l'heure à laquelle une tâche a été terminée. Vous pouvez le faire en utilisant de simples raccourcis clavier :
- Appuyez sur Ctrl+ ; Pour insérer la date actuelle.
- Appuyez sur Ctrl+Maj+ ; Pour insérer l'heure actuelle.
- Appuyez sur Ctrl+ ; > Espace > Ctrl+Maj+ ; Pour insérer la date et l’heure actuelles ensemble dans la même cellule.
7. Dupliquez la fenêtre Excel
Si vous travaillez sur une grande feuille de calcul, il peut être utile d'afficher différentes zones en même temps. De même, vous trouverez peut-être utile de voir deux onglets à la fois, ce qui vous évitera de cliquer entre eux. C'est là que l'outil Nouvelle fenêtre d'Excel est utile, accessible via l'onglet Affichage du ruban.
Lorsque vous cliquez sur cette icône, une copie de votre classeur s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Toutes les modifications que vous apportez à une copie seront automatiquement mises à jour dans l'autre et vous pourrez fermer l'original ou le dupliquer lorsque vous serez prêt à revenir à l'affichage à fenêtre unique.
conseil
Appuyez sur Windows+Z pour réorganiser la façon dont les fenêtres Excel en double apparaissent sur votre écran.
Apprendre de nouveaux trucs et astuces Excel est un moyen d’améliorer votre efficacité et votre flux de travail. Cependant, une autre façon de devenir un pro d'Excel est de connaître les nombreux pièges dans lesquels les gens tombent souvent lorsqu'ils utilisent le logiciel, ce qui signifie que vous pouvez éviter les mêmes problèmes lorsque vous travaillez.
Excel n'est pas seulement un programme de saisie de données, c'est un outil intégré qui vous aide à atteindre efficacité et professionnalisme. En utilisant les astuces que nous avons mentionnées, vous pouvez faciliter votre travail et obtenir de meilleurs résultats en moins de temps. Essayez ces conseils et commencez à explorer de nouvelles possibilités qui vous offriront une expérience plus simple et plus efficace.
