Principales fonctionnalités qui facilitent la préparation de documents académiques à l'aide de Word

Travailler sur des documents académiques nécessite précision et organisation pour garantir la présentation d’un contenu professionnel. Word offre une gamme de fonctionnalités qui vous aident à rédiger et à formater facilement vos documents. Que vous travailliez sur une thèse ou un rapport de recherche, utiliser les bons outils vous fait gagner du temps et rend votre travail plus efficace. Voici les fonctionnalités les plus importantes qui peuvent faciliter la préparation de documents académiques de manière professionnelle.

Microsoft Word propose de nombreux outils pour rendre vos documents académiques professionnels, faciles à lire et conformes aux attentes de votre collège. En tant qu'ancien enseignant et actuel auditeur académique, voici mes meilleurs conseils pour créer des articles académiques dans Microsoft Word.

ملاحظة
La plupart des écoles disposent d'un guide de style pour la rédaction académique, alors assurez-vous de le lire d'abord. Ce guide vous montre comment modifier et utiliser la plupart des éléments susceptibles d'être inclus dans ce guide de style.

1. Modifier les styles

La première chose à faire est de modifier les styles. Les styles Microsoft Word contiennent une mise en forme prédéfinie que vous pouvez appliquer à différentes parties de votre document, telles que le texte principal (appelé style standard) et les titres. Ils vous aident à garantir la cohérence du formatage et vous permettent de gagner du temps si vous devez modifier votre mise en page.

Tout d'abord, cliquez sur Fichier > Options. Ensuite, dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur "Options avancées", et changez "Afficher le volet Zone de style en mode Brouillon et Plan » à 5.08 cm ou 2 pouces. Puis cliquez OK.

Maintenant, cliquez "brouillon" Dans l'onglet "une offre".

Le panneau Zone de style est désormais situé à gauche de l'écran et affiche le style appliqué à chaque paragraphe de votre document.

Vous êtes maintenant prêt à modifier les paramètres de style pour qu’ils correspondent au guide de style. Cliquez avec le bouton droit sur le style "Normal" Dans la galerie Styles, située sur l'onglet «page principale". Puis cliquez sur "Modification".

Dans la boîte de dialogue Modifier le style qui apparaît, choisissez l'alignement souhaité. Certaines universités préfèrent un texte aligné à gauche, car il est considéré comme plus facile à lire, mais de nombreuses institutions optent désormais pour un texte aligné à gauche.

Vous pouvez désormais modifier vos autres paramètres de style en cliquant sur « Format » pour accéder aux différentes options.

Cliquez "Ligne" Pour choisir la police, le style et la taille de la police. De nombreux collèges préfèrent utiliser une police académique de taille 12, telle que Times New Roman. Les styles de titres sont généralement en gras. Une fois terminé, cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue principale."Modifier le style."

Ensuite, appuyez sur "paragraphe" Dans le menu déroulant Format, décidez si vous souhaitez que la première ligne de chaque paragraphe soit en retrait et si vous souhaitez un espace après chaque paragraphe. Ici, vous pouvez également ajuster l'espacement des lignes, que de nombreuses organisations préfèrent à double interligne.

Lors de la modification des styles de titre, accédez à l'onglet Sauts de ligne et de page et sélectionnez « Gardez-le ainsi » Et le"Gardez les lignes ensemble ». Cliquez ensuite OK.

ملاحظة
Lorsque vous modifiez le style Normal, puisqu'il s'agit du style principal de votre document, certains autres styles seront également modifiés. Cela vous évite de répéter chaque étape lors de la modification d'autres styles.

Lorsque vous avez fini de sélectionner les paramètres de style Normal, cliquez sur OK.

Suivez le même processus pour les autres styles que vous utiliserez dans votre document académique, tels que les styles de titre. Ensuite, chaque fois que vous souhaitez appliquer un style à un paragraphe de votre travail, placez le curseur à l'intérieur de ce paragraphe et cliquez sur le style dans la galerie Styles.

2. Menus à plusieurs niveaux

Si vous avez utilisé plusieurs styles de titres, vous devrez probablement réfléchir à la manière dont vous les numéroterez. Par exemple, les titres principaux peuvent être numérotés avec un seul numéro, tandis que les sous-titres peuvent être numérotés avec des décimales.

La meilleure façon de contrôler la numérotation des titres consiste à utiliser l'outil Liste à plusieurs niveaux de Word situé dans le groupe Paragraphes de l'onglet Accueil. Vous pouvez soit choisir l'un des menus multi-niveaux prédéfinis, soit cliquer sur "Sélectionnez un nouveau menu à plusieurs niveaux» pour créer votre propre liste.

Si vous sélectionnez « Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux », chaque numéro à gauche de la boîte de dialogue représente un nouveau niveau. Par exemple, vos rubriques principales seront de niveau 1, vos premières sous-rubriques seront de niveau 2, et ainsi de suite. Travaillez à chaque niveau, en ajustant les paramètres si nécessaire. Voici les points les plus importants auxquels il faut prêter attention :

conseil
Cliquez sur « plus » en bas de la fenêtre pour afficher tous les paramètres disponibles.

• Choisissez si vous souhaitez des chiffres arabes ou romains ou une lettre (comme a, b, c, etc.).
• Cliquez sur « Police » pour aligner le formatage des nombres avec le format de style de titre que vous avez modifié précédemment.
• Si vous utilisez le système décimal pour les sous-titres (comme 1.7), n'oubliez pas d'inclure le numéro du titre de la section principale (1) avant le numéro du sous-niveau (7).
• Choisissez l'alignement, notamment si vous souhaitez que les chiffres et le texte soient en retrait et si vous souhaitez utiliser une tabulation pour créer un espace entre le nombre et le texte.
• Enfin, associez chaque niveau de numérotation au style de titre correspondant.

3. Insérer des sauts de page et de section

Vous pouvez accéder aux sauts de page et de section en cliquant sur « Sauts » dans l'onglet « Mise en page ».

conseil
Cliquez sur Afficher/Masquer (¶) dans l'onglet Accueil pour afficher les sauts de page et de section après les avoir ajoutés.

saut de page

L'ajout d'un saut de page (première option du menu déroulant) après un paragraphe force le paragraphe suivant à commencer sur la page suivante. Ceci est utile si, par exemple, vous avez une page de contenu au début de votre travail et souhaitez commencer le texte principal sur la page suivante, ou si vous avez une bibliographie à la fin du document que vous souhaitez séparer du texte précédent. pages.

Séparateur de sections

Un saut de section, en revanche, est plus spécifique, vous permettant de formater chaque section du document séparément. Par exemple, si vous souhaitez utiliser des colonnes dans la section 1 mais pas dans la section 2, un saut de section vous permet de le faire. Vous pouvez également utiliser un saut de section sur la page suivante pour renuméroter les pages, par exemple en utilisant des chiffres romains pour l'introduction et des chiffres arabes pour le texte principal.

Un saut de section sur la page suivante termine la section en cours et passe à la page suivante, tandis qu'un saut de section continu commence la section suivante sur la même page.

4. Ajouter des annotations

Toutes les images d'un document académique doivent avoir des légendes expliquant ce que l'image montre. Pour ajouter une annotation, cliquez avec le bouton droit sur l'image, puis cliquez sur "Insérer une annotation."

Après cela, dans la boîte de dialogue "Légende"-Choisissez l'étiquette et la position. Cliquez « Nouvelle désignation » Si aucune des désignations ne correspond à votre guide de style, vous pouvez également choisir un système de numérotation différent si vous le souhaitez. Tapez les détails de l'image dans le champ « Légende » et cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.

La légende apparaît désormais en dessous ou au-dessus de l'image, selon la position que vous avez sélectionnée.

conseil
Pour modifier la police de la légende ou l'espace entre les lignes et les paragraphes, positionnez le curseur dans la légende et appuyez sur Ctrl+Maj+S. Cliquez ensuite sur Modifier > Paragraphe et ajustez les paramètres si nécessaire. Étant donné que vous utilisez la boîte de dialogue Modifier le style, toutes les légendes adopteront ces paramètres modifiés.

5. Utilisez la table des matières

Plus tôt, j'ai parlé des avantages de l'utilisation de modèles. Un avantage que je n'ai pas mentionné est que tout texte formaté avec le style de titre apparaîtra automatiquement dans la table des matières automatique de Word.

Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez placer la table des matières, puis cliquez sur l'onglet « Table des matières » "le critique". Choisissez l'une des deux premières options (« Planifications automatiques »)Ou cliquez sur « Table des matières personnalisée« Pour revoir les paramètres d’abord.

Lorsque vous cliquezTable des matières personnalisée » Vous verrez différentes options que vous pouvez modifier, telles que le type d'onglet utilisé, le nombre de niveaux qu'il affiche et s'il contient des hyperliens vers différentes sections du document. Lorsque vous avez modifié les paramètres pertinents, cliquez sur OK.

Si vous devez mettre à jour votre table des matières, cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mettre à jour le champ.

6. Ajouter un tableau d'illustration

En plus de la table des matières, vous souhaiterez peut-être ajouter une table d'illustrations, qui inclut automatiquement toutes les annotations que vous avez ajoutées précédemment. Sous l’onglet Références, cliquez sur Insérer un tableau des figures.

Ensuite, comme pour la table des matières que vous avez ajoutée précédemment, spécifiez les paramètres de la table des figures, puis cliquez sur OK.

Votre tableau de formes apparaîtra partout où vous placez votre curseur.

7. Incluez les numéros de page, les en-têtes et les pieds de page

Tous les documents académiques nécessitent des numéros de page, généralement dans le pied de page. Pour ajouter ces numéros, double-cliquez sur n'importe quel pied de page, cliquez sur Numéro de page dans l'onglet En-tête et pied de page et choisissez un style. Les numéros de page des documents académiques se trouvent généralement en bas.

Si vous utilisez des sauts de section comme indiqué ci-dessus, désélectionnez Lien vers le précédent si vous souhaitez différents types de numéros de page dans chaque section.

Pendant que les en-têtes et les pieds de page sont actifs, vous pouvez ajouter tous les autres détails nécessaires, tels que votre nom ou le titre du document.

8. Ajouter des citations et des références

Word est prêt à vous aider à ajouter des citations et des références à votre document académique.

Tout d'abord, sélectionnez le style de citation que vous souhaitez utiliser selon le guide de style de votre université dans le menu déroulant. "modèle" Dans l'onglet "le critique".

Maintenant, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez placer la première citation, puis cliquez sur Insérer une citation > Ajouter une nouvelle source Dans l'onglet Références.

Ensuite, complétez les détails de la source, puis cliquez sur OK.

La citation apparaîtra alors au sein de votre texte.

Avant d'ajouter votre bibliographie, qui inclura automatiquement toutes les citations que vous avez ajoutées, ajoutez un saut de page ou un saut de section après la dernière section.

Puis cliquez sur "bibliographie" Dans l'onglet Références, choisissez la version que vous souhaitez ajouter. La seule différence entre les options par défaut réside dans leurs adresses respectives.

La liste bibliographique apparaîtra alors par ordre alphabétique en fonction des citations que vous avez placées dans votre document.

Comme pour la table des matières et la table des figures, cliquez avec le bouton droit n'importe où dans votre liste de références et cliquez sur « Mettre à jour le champ » pour forcer Word à mettre à jour son contenu.

Si vous remettez votre papier en main propre, ajustez vos paramètres d'impression afin que votre travail apparaisse sur le papier exactement tel qu'il apparaît à l'écran.