6 conseils et astuces pour améliorer l'expérience de messagerie Outlook que vous devez connaître

Outlook est l’un des outils de messagerie les plus utilisés au monde, tant à des fins personnelles que professionnelles. Cependant, tout le monde n’est peut-être pas au courant de toutes les fonctionnalités et astuces qui peuvent rendre l’expérience utilisateur plus efficace. Dans cet article, nous aborderons six nouveaux conseils et astuces pour améliorer votre expérience Outlook, vous aidant à mieux organiser votre courrier électronique et à gagner du temps.

Bien que beaucoup d’entre nous puissent naviguer dans Outlook classique les yeux fermés, la nouvelle interface mise à jour d’Outlook peut rendre difficile la recherche de certains des outils les plus utiles du programme. Alors, pour vous aider, voici quelques conseils et astuces pour travailler avec la nouvelle section de messagerie Outlook.

ملاحظة
Les conseils et astuces de ce guide s’appliquent au nouvel Outlook pour Windows, Outlook 2024 et à la version Web d’Outlook.

1. Corrigez les erreurs à l'aide de la fonction Annuler l'envoi

Nous avons tous vécu cette expérience : malgré la révision d'un brouillon d'e-mail à plusieurs reprises, dès que vous cliquez sur « envoyer », vous réalisez que vous avez fait une erreur. Heureusement, le nouvel Outlook vous offre une bouée de sauvetage, mais seulement si vous En modifiant vos paramètres à l'avance, agissez dès maintenant !

Tout d’abord, cliquez sur l’engrenage. Paramètres Dans le coin supérieur droit de la nouvelle fenêtre Outlook.

Maintenant, cliquez "Email« Dans le menu de gauche, sélectionnez ensuite « Créer et répondre » dans le deuxième menu qui apparaît. Accédez ensuite à la section Annuler l'envoi, cliquez et faites glisser le curseur vers la droite (maximum dix secondes), puis cliquez sur "enregistrer".

La prochaine fois que vous enverrez un e-mail, une case grise apparaîtra. "se retirer" En bas du volet des messages, comme dans Gmail. N’oubliez pas que vous n’avez que dix secondes pour cliquer sur « Annuler » si vous réalisez que vous avez fait une erreur, vous devrez donc agir vite !

Après avoir cliqué sur Annuler, le message sera rouvert en tant que brouillon dans le volet Nouveau message afin que vous puissiez apporter des modifications avant de renvoyer le message.

Récupérez vos e-mails dans le nouvel Outlook au travail ou à l'école

Si vous et le destinataire de votre courrier électronique disposez d’un compte de messagerie associé au même domaine professionnel ou scolaire dans Microsoft 365, vous pouvez essayer de récupérer le message même une fois le délai d’annulation de l’envoi écoulé. Pour ce faire, cliquez sur Éléments envoyés dans le volet de navigation, double-cliquez sur le message que vous souhaitez récupérer, cliquez sur Récupérer le message dans le ruban, puis cliquez sur OK. Vous recevrez ensuite un rapport de récupération dans votre boîte de réception vous indiquant si votre récupération a réussi, selon que le destinataire a réellement ouvert votre message.

2. Planifiez à l’avance en programmant votre transmission.

La planification de nouveaux e-mails dans Outlook présente de nombreux avantages, comme le temps supplémentaire que vous accordez pour les réécrire ou l'amélioration de votre taux de lecture des e-mails.

Rédigez votre e-mail dans le volet Nouveau message comme d’habitude, y compris en ajoutant les adresses des destinataires, en écrivant une ligne d’objet et en ajoutant des pièces jointes. Cliquez ensuite sur la flèche déroulante à côté du bouton Soumettre, puis cliquez sur "Planifier la transmission."

Vous pouvez ensuite sélectionner l'une des heures d'envoi suggérées ou cliquer sur « temps consacréPour sélectionner une heure et une date différentes.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur "envoyer". Ne vous inquiétez pas : il ne sera pas encore envoyé, mais le message électronique programmé attendra patiemment dans vos brouillons. Si vous souhaitez apporter des modifications à un message électronique programmé ou l'envoyer plus tôt, cliquez sur l'icône en forme de crayon dans le coin supérieur droit du message après l'avoir sélectionné dans vos brouillons.

Lorsque vous planifiez vos e-mails, gardez ces conseils à l'esprit :

Vérifiez attentivement la date et l’heure exactes, car il est facile de se tromper par accident.
N'oubliez pas de voyager dans le temps ! Par exemple, le mot « demain » peut avoir une signification différente au moment où l’e-mail est envoyé et au moment où vous l’avez rédigé.

Ne programmez pas toujours l’envoi de vos e-mails à la même heure de la journée. Si vous devenez trop prévisible, vos e-mails risquent de perdre leur impact.

3. Ajoutez du professionnalisme avec une signature électronique

Les signatures électroniques ajoutent un certain professionnalisme à vos messages en vous permettant d'afficher vos informations d'identification, de partager vos coordonnées, de promouvoir votre marque et d'afficher tout ce que vous souhaitez marquer à la fin de chaque e-mail que vous envoyez. Surtout, même si vous créez une simple signature électronique en utilisant uniquement votre nom et votre numéro de téléphone, cela vous évitera d’avoir à saisir ces détails manuellement à chaque fois.

Commencez par cliquer sur l’engrenage. Paramètres Dans le coin supérieur droit de la nouvelle fenêtre Outlook.

Ensuite, appuyez sur "les comptes" Dans le premier menu sur le côté gauche, Et les « signatures » Dans la deuxième liste.

Si vous gérez plusieurs comptes dans Nouvel Outlook, sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez créer une signature. Si vous n'avez pas encore créé de signature électronique, commencez par donner un nom à la nouvelle signature que vous allez ajouter. Utilisez ensuite le grand champ de texte vide pour concevoir votre signature, en utilisant les outils de formatage situés sous le champ.

Une fois que vous avez terminé, choisissez si vous souhaitez inclure la signature dans tous les nouveaux messages uniquement, ou également dans les e-mails transférés et les réponses. Une fois cette sélection effectuée, cliquez sur Enregistrer, puis fermez la fenêtre ou recommencez le processus pour créer des signatures de courrier électronique supplémentaires.

conseil
Pour ajouter manuellement une pré-signature lors de la rédaction d’un e-mail, ouvrez l’onglet Message sur le ruban, cliquez sur Signature et choisissez la signature appropriée.

4. Gardez votre boîte de réception propre avec des règles.

Si vous faites partie de ces personnes qui ne remplissent jamais leur boîte de réception avec quoi que ce soit, vous devriez absolument utiliser le nouvel outil Règles d'Outlook pour catégoriser automatiquement vos e-mails. Il y a deux façons de procéder.

ملاحظة
Bien que vous puissiez ajouter des comptes de messagerie provenant de fournisseurs autres que Microsoft dans le nouvel Outlook, vous ne pouvez créer des règles que pour les e-mails envoyés à vos comptes Microsoft.

Créer une règle d'expéditeur via Message reçu

La première façon de créer une règle est de se concentrer sur un expéditeur spécifique. Faites un clic droit sur un e-mail que vous avez déjà reçu et cliquez sur Règles > Créer une règle.

Pour créer une règle rapide qui spécifie où iront les futurs e-mails de cet expéditeur, localisez simplement le dossier, puis cliquez sur «Ok" .

Vous pouvez également activer d’autres actions pour cet expéditeur (comme épingler ses e-mails en haut de votre boîte de réception ou marquer automatiquement ses e-mails comme spam) en cliquant sur « Options plus » et en modifiant les paramètres dans la boîte de dialogue qui s’affiche.

Créez différents types de règles dans la boîte de dialogue.

Une autre façon de créer des règles est d'utiliser la boîte de dialogue Règles, qui vous offre plus de flexibilité et d'options. C'est également ici que vous pouvez ajuster les règles que vous avez déjà créées.

Tout d’abord, sélectionnez le compte Microsoft pour lequel vous souhaitez créer des règles de messagerie dans le volet de navigation. Ensuite, dans l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur Règles > Gérer les règles.

Ensuite, confirmez votre adresse e-mail Microsoft dans la liste déroulante. "Vos règles pour" Puis cliquez sur "Ajout d'une nouvelle règle."

Nommez maintenant la nouvelle règle et cliquez sur les flèches déroulantes pour voir les différentes conditions et actions que vous pouvez utiliser pour créer la règle.

Une fois que vous avez terminé de créer les règles, cliquez sur "enregistrer".

Voici quelques autres conseils que vous pouvez utiliser lors de la création de règles :

• Vous n’êtes pas limité à l’ajout d’une seule condition et d’une seule action, vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez ! Cependant, l'ajout de trop de règles peut entraîner des problèmes de performances ou des complications avec des paramètres conflictuels, alors soyez sélectif.
• Si vous avez plusieurs règles qui peuvent être appliquées à un seul message, sélectionnez « Arrêter le traitement des règles plus » sous la première règle pour forcer le nouvel Outlook à appliquer uniquement cette règle et à ignorer les autres.
• Sélectionnez « Exécuter la règle maintenant » pour appliquer la règle à tous les e-mails déjà présents dans votre boîte de réception. Si vous laissez cette option décochée, la règle s'appliquera uniquement aux futurs e-mails qui arriveront dans votre boîte de réception.

5. Utilisez la barre de recherche pour gagner du temps.

En règle générale, je recommande d’utiliser les barres de recherche dans les applications de bureau Microsoft avec prudence, car elles peuvent parfois entraîner plus de confusion qu’elles n’en résolvent. Cependant, la nouvelle barre de recherche d’Outlook est étonnamment intuitive et peut vous éviter d’avoir à chercher dans plusieurs dossiers pour trouver un message électronique difficile à trouver.

Commencez par cliquer sur la barre de recherche en haut de la nouvelle fenêtre Outlook pour activer les options de recherche avancées.

Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir immédiatement un mot-clé et appuyer sur Entrée pour lancer la recherche.

Cependant, pour augmenter vos chances de trouver l’e-mail que vous recherchez, apportez quelques modifications à vos paramètres de recherche. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de filtre sur le côté droit de la barre de recherche et parcourez les options.

Par exemple, vous pouvez cliquer sur Boîte aux lettres actuelle pour choisir le dossier dans lequel vous pensez que l’élément se trouve. Si vous n'êtes pas sûr, laissez-le. Boîte aux lettres actuelle" est sélectionné et le nouvel Outlook recherchera tous les dossiers sous l'adresse e-mail active lorsque vous démarrez la recherche. Vous connaissez peut-être le nom ou l'adresse e-mail de la personne qui a envoyé l'e-mail que vous recherchez, vous pouvez donc le saisir dans le champ De. D'autre part, vous vous souvenez peut-être approximativement de la date à laquelle vous avez reçu l'e-mail, vous pouvez donc modifier les champs « Date de » et « Date à ». Une fois que vous avez affiné vos paramètres de recherche, cliquez sur « Rechercher ».

Les résultats de la recherche s’afficheront dans le volet Messages, avec les résultats les plus pertinents que le nouvel Outlook considère comme étant en haut.

6. Passez en mode sombre

Si vous passez de nombreuses heures par jour à consulter vos e-mails dans le nouvel Outlook, vous devriez envisager de passer en mode sombre. L'utilisation du mode sombre présente de nombreux avantages, notamment la réduction de la fatigue oculaire, la prolongation éventuelle de la durée de vie de la batterie si vous utilisez un ordinateur portable et l'amélioration de l'esthétique de votre écran.

Tout d'abord, cliquez sur l'icône. Paramètres Dans le coin supérieur droit de la nouvelle fenêtre Outlook.

Dans la liste sur le côté gauche de la boîte de dialogue Paramètres qui s'affiche, cliquez sur "général", Puis cliquez sur "L'apparence".

Maintenant, cliquez "Sombre", La nouvelle fenêtre Outlook vous montrera immédiatement à quoi ressemble le mode sombre. Si vous aimez ce que vous voyez, cliquez "Sauvegarder".

Alternativement, si vous avez activé le mode sombre dans les paramètres de Windows 11 et que vous souhaitez que le nouvel Outlook adopte cette vue, cliquez sur « Utiliser les paramètres système » Ensuite, si vous décidez de remettre votre système en mode clair, le nouvel Outlook changera en conséquence.

Si vous envoyez régulièrement des e-mails avec un contenu et une structure récurrents, comme un planning hebdomadaire ou une mise à jour de travail, créez et enregistrez un modèle d’e-mail dans le nouvel Outlook pour améliorer la cohérence, gagner du temps et réduire le risque de fautes de frappe et d’autres erreurs.

En suivant ces conseils et astuces, vous pouvez grandement améliorer votre expérience Outlook, vous aidant à organiser votre courrier électronique et à gagner du temps. Que vous utilisiez Outlook à des fins professionnelles ou personnelles, ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil puissant. Essayez-le aujourd'hui et voyez la différence dans votre productivité.