Microsoft PowerPoint contient de nombreux outils qui facilitent l'accès aux options courantes et améliorent l'efficacité du travail lors de la conception de présentations. Ces outils vous aident non seulement à accélérer les processus répétitifs, mais également à rendre votre présentation plus attrayante et professionnelle. L'exploration de ces outils et la personnalisation de la barre d'accès rapide peuvent vous faire gagner du temps et vous donner un meilleur contrôle sur la conception de vos diapositives.
PowerPoint propose de nombreux outils pour perfectionner votre présentation, des animations et transitions aux formes et zones de texte. Cependant, trouver le bon outil parmi cette large sélection peut ralentir considérablement votre flux de travail, c'est pourquoi l'utilisation de la barre d'outils d'accès rapide (QAT) du programme est la solution.
Dans d'autres programmes Microsoft, vous pouvez créer des macros pour automatiser des tâches fastidieuses, mais à moins que vous sachiez comment créer Visual Basic pour Applications (VBA), ce n'est pas une option dans PowerPoint. D’un autre côté, même si l’utilisation des raccourcis clavier de PowerPoint contribuera grandement à augmenter votre efficacité, il est pratiquement impossible de tous les apprendre.
La barre d'outils d'accès rapide est un groupe d'icônes en haut de votre écran pendant que vous travaillez, que vous pouvez personnaliser pour inclure les outils que vous utilisez le plus. Dans cet article, je vais vous montrer les commandes que j'ai toujours eues dans ma barre d'outils d'accès rapide depuis mes années en tant que professeur, et j'expliquerai pourquoi ces commandes sont les meilleures.
Note
À partir de novembre 2024, QAT sera uniquement disponible dans l’application de bureau PowerPoint, et non dans PowerPoint pour le Web.
Activer et personnaliser QAT
QAT est situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre PowerPoint. Si tout ce que vous pouvez voir est le logo PowerPoint et le nom du fichier, alors vous n'avez pas activé QAT.
Pour résoudre ce problème, cliquez sur la flèche vers le bas située à droite de n'importe quel onglet ouvert, puis cliquez sur "Afficher la barre d'outils d'accès rapide."
Vous verrez alors QAT apparaître à côté du logo PowerPoint avec certains boutons, tels que Enregistrer, Annuler, Rétablir, Commencer depuis le début et Enregistrement automatique, comme options par défaut.
Il existe différentes manières de personnaliser ce que vous voyez ici. Pour supprimer un bouton de la barre d'outils d'accès rapide, cliquez avec le bouton droit sur l'icône correspondante, puis cliquez sur "Supprimer de la barre d'outils d'accès rapide."
Pour ajouter un bouton, cliquez sur la flèche vers le basPersonnaliser la barre d'outils d'accès rapide », choisissez l'une des options disponibles dans cette liste ou cliquez sur « Commandes plus » pour voir les autres actions que vous pouvez ajouter.
Si vous choisissez "Plus de commandes», dans la fenêtre Options Power Point, Cliquez sur la flèche déroulante « Choisir les commandes parmi » pour rechercher un outil par catégorie ou pour afficher toutes les commandes disponibles. Après avoir trouvé et sélectionné la commande que vous souhaitez afficher dans QAT, cliquez sur Ajouter. Une fois terminé, cliquez sur OK.
Tu verras ensuite QAT Mis à jour en fonction de vos choix.
Note
Tous les outils ne peuvent pas être ajoutés individuellement. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter certaines animations dans PowerPoint. Alternativement, si vous cliquez avec le bouton droit sur une animation pour l'ajouter à QAT, la liste complète des animations sera ajoutée.
Voici les outils que j'ai ajoutés à QAT et pourquoi.
Zones de texte
Contrairement à Microsoft Word, où vous pouvez taper directement sur la page, chaque fois que vous devez ajouter du texte dans PowerPoint, vous devrez utiliser une zone de texte. Lorsque vous appuyez sur Ctrl+M pour ajouter une nouvelle diapositive, vous verrez des zones de texte temporaires dans lesquelles vous pourrez ajouter votre contenu écrit. Cependant, je constate souvent que je dois ajouter des zones de texte supplémentaires dans lesquelles je peux ajouter des informations ou des notes annexes. C'est pourquoi nous avons ajouté l'outil zone de texte à QAT.
Points généraux
De nombreuses personnes font l’erreur d’inclure de longs paragraphes contenant beaucoup de texte dans leurs présentations PowerPoint. En fait, les listes courtes à puces constituent l’un des meilleurs moyens de présenter des informations. Presque toutes les diapositives de chaque présentation que j'ai faite comportent du texte en pointillés, c'est donc un autre outil essentiel que j'inclus dans mon QAT.
Pâte spéciale
Un autre outil utile qui peut être ajouté à QAT est Paste Special. J'ai tendance à utiliser cet outil sous-estimé lorsque je colle du texte à partir d'une autre source ou d'une autre diapositive. Par exemple, vous avez peut-être copié une citation célèbre d'un site Web ou un texte que vous avez déjà écrit sur une autre diapositive. Cependant, si vous utilisez le raccourci clavier bien connu Ctrl+V pour coller ceci dans une zone de texte, le formatage source sera conservé. Pour supprimer cette mise en forme, je place le curseur là où je veux que le texte aille, je clique sur l'icône Collage spécial dans QAT, puis je choisis « Texte non formaté ». Lorsque vous collez du texte, il adoptera la mise en forme que vous avez déjà appliquée à cette zone de texte.
ajouter une image
Une présentation PowerPoint n'est pas une véritable présentation sans images. En fait, les images donnent le ton à votre diaporama, ajoutent des aides visuelles pour soutenir le texte et vous aident à briser la monotonie des diapositives contenant beaucoup de texte. Tant que vous ne submergez pas votre public avec trop d’images, celles-ci constituent des éléments précieux d’une présentation PowerPoint. Lorsque je clique sur l'icône Insérer des images dans QAT, PowerPoint me donne la possibilité d'ajouter une image à partir de mon appareil, de Microsoft Gallery ou d'une source en ligne.
Alignement central et alignement central
Maintenant que vous avez ajouté vos images via QAT, vous pouvez forcer PowerPoint à les aligner au milieu de la diapositive (en d'autres termes, à mi-chemin entre le haut et le bas), ou au milieu de la diapositive (en d'autres termes, à mi-chemin entre le haut et le bas). entre les bords gauche et droit). Vous pouvez également utiliser ces outils sur d'autres objets de votre présentation, tels que des zones de texte. L’utilisation de l’alignement central et de l’alignement central vous évite d’avoir à cliquer et à faire glisser les objets vers leur position centrale, ce qui signifie que l’organisation de la disposition de vos diapositives prend beaucoup moins de temps.
Mettre au premier plan
Si vous avez une diapositive encombrée avec de nombreux objets qui se chevauchent, vous constaterez peut-être que vous devrez rapidement placer une zone de texte ou une image importante au premier plan. Le bouton Mettre au premier plan vous permet de le faire en un seul clic, plutôt que de passer par le processus alternatif de sélection, couper et coller l'élément en question.
Regrouper des objets
Poursuivant sur le thème de l'alignement et du déplacement d'objets autour des diapositives, j'utilise souvent l'outil de regroupement d'objets pour indiquer à PowerPoint que deux objets ou plus sont liés les uns aux autres. Dans la capture d'écran ci-dessous, j'ai une diapositive montrant un plan d'étage, mais je dois maintenant déplacer et redimensionner les tables et toutes les chaises ensemble. Au lieu de les éditer individuellement, je peux d'abord les sélectionner un par un en maintenant la touche Ctrl enfoncée, ou utiliser le curseur de sélection pour sélectionner tous les objets à la fois. Ensuite, je clique sur « Grouper les objets » dans mon QAT, ce qui les convertit de formes individuelles en une seule forme de groupe. Je peux alors déplacer et redimensionner le plan d'étage tout en conservant la relativité positionnelle des objets. Je peux même animer tous ces objets ensemble si je le souhaite.
conseil
Double-cliquez sur une forme dans un groupe d'objets pour apporter des modifications individuelles à cet objet.
Modèle de diapositive
Si vous n'avez pas encore utilisé le modèle de diapositive, il est temps de commencer. Il s'agit de l'une des différentes options d'affichage de PowerPoint, conçue pour vous permettre d'apporter des modifications importantes au format de votre présentation. Par exemple, vous pouvez ajouter un logo à chaque diapositive, modifier toutes les polices ou ajouter des effets, sachant qu'ils seront ajoutés à chaque diapositive avec le même design. Les options alternatives consistent soit à apporter des modifications isolées aux diapositives, soit à copier et coller des éléments d'une diapositive à une autre. Cependant, le modèle slide prévaut car il contribue à la cohérence et permet de gagner du temps. C'est l'une des icônes QAT les plus utilisées.
Utiliser QAT dans PowerPoint est un moyen sûr d'accélérer votre flux de travail, grâce à des outils utiles toujours prêts à choisir à tout moment. Cependant, cela ne sert à rien d'accélérer votre flux de travail si le fichier lui-même est lent, alors prenez un moment pour optimiser votre présentation PowerPoint.
L'utilisation des outils d'accès rapide de Microsoft PowerPoint peut faire une grande différence dans votre expérience de présentation, en fournissant un accès rapide à vos options préférées et en réduisant le temps nécessaire pour naviguer dans les différents menus. Essayez de personnaliser la barre d'outils avec les outils qui comptent le plus pour vous pour plus de productivité et de professionnalisme dans votre travail.
