Lorsque vous travaillez avec des données dans Excel, vous devrez peut-être reformater les valeurs obsolètes qui contiennent des erreurs ou doivent être mises à jour. Qu'il s'agisse de dates, de chiffres ou de texte, un formatage correct des valeurs historiques peut améliorer la précision des données et faciliter l'analyse. Le formatage des valeurs dans Excel permet de maintenir la cohérence et facilite le travail avec de grandes feuilles de calcul. Dans cet article, nous apprendrons comment formater efficacement les valeurs historiques et pourquoi ce processus est important pour améliorer l'expérience de travail avec les données.
Astuces rapides
- L'ancien format de valeur est utile si vous utilisez fréquemment le mode de calcul manuel dans Excel. Cela vous permet de remarquer plus facilement les cellules qui peuvent être affectées par les modifications apportées au tableau.
- Pour les utilisateurs de Microsoft 365, Excel dispose d'une option de format de valeur héritée intégrée, qui efface toutes les données susceptibles d'être affectées par les modifications.
- Vous pouvez effectuer manuellement le formatage des valeurs héritées dans Excel, mais ce ne sera jamais une solution parfaite.
Si vous commencez tout juste à utiliser Microsoft Excel, vous êtes peut-être habitué au programme qui applique automatiquement toutes les modifications et recalcule les résultats des cellules pour toutes les formules d'une feuille de données. Cependant, une fois que l'ensemble de données devient plus volumineux, les calculs automatiques peuvent prendre beaucoup de temps et de ressources CPU. Cela peut provoquer le blocage du programme, voire son blocage, jusqu'à ce qu'il recalcule toutes les cellules. De plus, lorsque vous ajoutez une nouvelle cellule ou modifiez quoi que ce soit, le processus recommence. Les calculs manuels vous permettent de sélectionner une plage de cellules à recalculer uniquement lorsque vous le souhaitez.
Dans des cas normaux, cela présente un petit dilemme. Si vous laissez la plage sur Manuel trop longtemps sans forcer un recalcul, vous risquez d'obtenir des valeurs qui ont été calculées il y a quelques temps sans que vous le sachiez. Le format de valeur hérité d'Excel vise à corriger ce problème.
Quel est l’ancien format de valeur ?
En termes simples, l'ancien format de valeur affiche les cellules qui peuvent avoir été affectées par des modifications récentes ailleurs dans l'ensemble de données.
Prenons un exemple basique. Vous disposez d'un ensemble de données de ventes pour quelques vendeurs et de toutes leurs ventes pour le mois entier. Les ventes totales sont utilisées pour calculer la commission de chaque vendeur. Pour éviter de recalculer constamment les totaux, vous pouvez exécuter des calculs de commission à la fin de chaque période de paie. Cependant, avec une commission basée sur les ventes totales, les valeurs qui changent n'importe où (comme un remboursement qui modifie la quantité de certains articles) seront reportées à cette valeur.
Sans formater l'ancienne valeur, vous n'avez aucun moyen de détecter si les valeurs calculées précédemment sont toujours correctes. La seule façon de garantir que votre ensemble de données est à jour est de forcer un autre recalcul.
Format des valeurs héritées de Microsoft 365
En règle générale, Excel ne propose aucune option pour formater les anciennes valeurs dans Excel. Cependant, en 2023, Microsoft a commencé à déployer une fonctionnalité bêta pour les Microsoft Insiders qui utilisaient le canal bêta sur Windows. En novembre 2024, la fonctionnalité a commencé à être déployée auprès de tous les utilisateurs travaillant dans Excel pour Microsoft 365.
Les bases du formatage des nouvelles anciennes valeurs dans Excel sont simples : les anciennes valeurs sont instantanément détectées, affichées et barrées. Ensuite, vous pouvez sélectionner une cellule avec une ancienne valeur et forcer un recalcul en appuyant sur « F9 ».
Ensuite, l'ensemble des données sera mis à jour et toutes les valeurs barrées seront supprimées, au moins jusqu'à ce que vous commenciez à apporter des modifications qui créent un plus d'anciennes valeurs.
La fonctionnalité de format de valeur héritée a commencé avec Excel 365 pour Windows, version 2409 (Build 18025.20126 ou version ultérieure). Cependant, il se peut qu’il ne soit pas immédiatement disponible pour tous les utilisateurs.
De plus, l'option est toujours limitée à cette seule version d'Excel et il n'existe aucun moyen de modifier le format qu'Excel utilisera pour les valeurs héritées. La radiation est la seule option dont vous disposez, du moins pour le moment.
Formater manuellement les anciennes valeurs dans Excel
Si vous utilisez une autre version de Windows ou si vous souhaitez un format de grattage différent, vous pouvez implémenter un système d'horodatage de base pour suivre les cellules récemment modifiées.
Étape 1: Ajoutez une colonne d'horodatage à côté des valeurs fréquemment recalculées ou modifiées. La colonne doit être au format date. Disons que nos valeurs sont dans la colonne B. Nous utiliserons la colonne auxiliaire C pour les horodatages.
Étape 2: Chaque fois que vous saisissez ou modifiez une valeur quelque part dans la colonne B, passez à la même ligne dans la colonne C et appuyez sur « Ctrl + Maj + ; » Puis « Ctrl + ; » Cela ajoute un horodatage avec l'heure et la date de modification.
Étape 3: Effectuez une mise en forme conditionnelle pour la colonne d'horodatage (Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle).
Étape 4: Par exemple, vous pouvez mettre en surbrillance toutes les cellules contenant une valeur datant de plus de sept jours en utilisant =TODAY() – $B1 > 7. L'application de la formule en mise en forme conditionnelle doit modifier la référence de la cellule pour calculer les lignes de manière appropriée.+9
Après cela, vous pouvez généralement voir les cellules qui ont été modifiées il y a quelque temps et qui peuvent contenir des valeurs obsolètes.
Vous pouvez également jouer avec différentes exigences d'horodatage (telles que les anciennes valeurs étant les plus récentes plutôt que les plus anciennes).
Le formatage des anciennes valeurs dans Excel n'est pas seulement une étape cosmétique, c'est un processus essentiel pour améliorer la précision et l'organisation des données. Avec les bons outils, tels que des formats personnalisés et des fonctionnalités avancées, vous pouvez corriger les données obsolètes et améliorer l'efficacité globale de votre entreprise. En suivant ces étapes, vous serez en mesure de gérer vos données plus efficacement, rendant le processus d'analyse plus facile et plus précis.
