Étapes simples pour démarrer avec Google Docs pour les débutants

Google Docs est un outil puissant et facile à utiliser pour l'édition de texte, le formatage de documents et le travail d'équipe en ligne. Que vous débutiez dans l'utilisation des éditeurs de texte ou que vous passiez à Google Docs pour la première fois, ce guide vous présente toutes les étapes dont vous avez besoin pour créer et formater facilement des documents. Nous vous présenterons les fonctionnalités et options les plus importantes qui vous aideront à tirer parti de Google Docs, ce qui en fait un outil idéal pour écrire et partager en toute simplicité.

Si vous débutez avec Google Docs, ses fonctionnalités et extras étendus peuvent être un peu écrasants. Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir pour commencer à utiliser cette puissante alternative basée sur le cloud à Microsoft Word.

Qu'est-ce que Google Documents ?

Si vous avez déjà entendu parler de Google Docs, n'hésitez pas à ignorer cet article. Si vous n'en avez jamais entendu parler, voici un cours intensif sur ce que vous devez savoir. Nous passerons en revue les bases et vous expliquerons ce qu'est Google Docs et comment vous pouvez commencer immédiatement.

Google Docs est un traitement de texte Web gratuit proposé par Google dans le cadre de la suite Office complète appelée « Google Workspace ». C'est un concurrent direct de Microsoft Office. Les autres services clés inclus dans la suite basée sur le cloud sont Sheets (Excel) et Slides (Powerpoint).

Google Docs est disponible sur tous les appareils et plateformes ; Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et un navigateur Web (ou, dans le cas d'appareils mobiles, les applications appropriées). Google s'occupe du reste du travail et effectue l'essentiel du travail acharné lors de l'exécution du logiciel dans le cloud.

Docs prend en charge de nombreux types de fichiers différents, notamment DOC, DOCX, TXT, RTF et ODT, ce qui facilite l'affichage et la conversion des fichiers Microsoft Office directement à partir de Google Drive. Docs étant un traitement de texte en ligne, vous pouvez partager et collaborer avec plusieurs personnes sur le même document, ainsi que suivre les révisions, les modifications et les suggestions, le tout en temps réel.

Comment créer un compte

La première chose que vous devez faire avant de pouvoir utiliser Google Docs est de créer un compte Google (@compte gmail). Si vous avez déjà un compte, n'hésitez pas à passer à la section suivante. Si vous n'avez pas de compte, nous vous expliquerons comment créer simplement un compte Google et vous aider à configurer Docs. Aller à accounts.google.comCliquez sur « Créer un compte », puis sur « Pour un usage personnel ».

Sur la page suivante, saisissez votre nom et prénom, ce dernier est facultatif, puis cliquez sur "Suivant."

Répétez la même chose pour votre date de naissance et votre sexe, puis appuyez sur "Suivant."

Vous serez maintenant redirigé vers la page où vous pouvez créer une nouvelle adresse Gmail. Google crée automatiquement quelques adresses en fonction de vos informations et de ce qui est disponible, mais vous pouvez créer la vôtre. Une fois terminé, cliquez sur "Suivant."

Il vous sera maintenant demandé de créer un mot de passe fort ; Vous devrez saisir deux fois le même mot de passe dans les deux champs. Choisissez un mot de passe facile à retenir pour vous mais difficile à deviner pour les autres. Évitez de l’écrire. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un gestionnaire de mots de passe pour faciliter les choses. Lorsque vous avez créé un mot de passe, cliquez sur "Suivant."

Ensuite, ajoutez votre numéro de téléphone, puis cliquez sur "Suivant." Vous recevrez un court message texte contenant un code de vérification à 6 chiffres pour confirmer le numéro de téléphone. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ».

Enfin, ajoutez une adresse email de récupération, que le destinataire devra confirmer. Demandez à un membre de votre famille proche ou à un ami d'avoir son e-mail comme adresse de récupération. Ou vous pouvez configurer une autre adresse e-mail distincte à utiliser comme adresse de récupération. Cela garantit que vous ne perdrez pas l'accès à votre compte et que vous pourrez le récupérer s'il est piraté. C'est une étape facultative mais fortement recommandée.

Après avoir ajouté votre e-mail de récupération, les pages suivantes vous demanderont d'accepter la politique de confidentialité et les conditions de Google. Terminez cette étape et vous serez l'heureux nouveau propriétaire d'un compte Google.

Comment créer un document vierge

Maintenant que vous disposez d'un compte Google, il est temps de créer votre premier document. Aller à Google Docs Et cliquez sur le rectangle « Document vierge » avec le symbole « + » multicolore.

conseil
Si vous utilisez Google Chrome, vous pouvez taper « docs.new » directement dans la barre d'adresse pour créer un nouveau document vierge et l'ouvrir.

Comment importer un document Microsoft Word

Même si vous êtes nouveau sur Google Docs, vous disposez peut-être déjà de nombreux fichiers Microsoft Word que vous aimeriez utiliser. Si tel est le cas, vous devrez télécharger tous vos documents Word avant de pouvoir les visualiser. Et même s'il ne prend pas en charge certaines des fonctionnalités et le formatage les plus avancés de certains documents Word, il fonctionne toujours étonnamment bien.

Lors de l'importation d'un document Word, vous pouvez utiliser Google Docs ou... par chaîne Pour télécharger vos fichiers. Les deux méthodes vous permettent de glisser-déposer un fichier de votre ordinateur directement vers votre navigateur Web pour un téléchargement facile. Drive stocke tous les fichiers que vous avez téléchargés, mais lorsque vous accédez à la page d'accueil de Docs, il ne vous montre que les fichiers de type Document.

Pour télécharger un document Word, cliquez sur l'icône de dossier en haut à droite de la page d'accueil de Google Docs.

Sélectionner "télécharger", Puis cliquez sur "revoir" Pour trouver votre fichier, ou faites-le glisser et déposez-le ici.

Une fois que vous avez téléchargé un fichier Word, Docs l'ouvre automatiquement et le convertit dans son propre format, prêt à commencer à le modifier, le partager et à collaborer. Si vous téléchargez un fichier Word sur Drive, une icône bleue « W » apparaîtra à côté du nom du fichier sur la page d'accueil de Google Docs.

Vous pouvez toujours cliquer pour l'ouvrir et le modifier comme d'habitude ; Le document aura une icône DOCX à côté de son titre pour indiquer le format.

Une fois le document terminé, vous pouvez le télécharger au format DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML, EPUB ou MD. Cliquez sur Fichier > Télécharger > format souhaité. Il sera téléchargé directement là où les fichiers sont enregistrés depuis votre navigateur.

Comment vérifier l'orthographe de vos mots dans Google Docs

 

Maintenant que vous disposez de quelques documents, il est temps de vous assurer que votre orthographe et votre grammaire sont correctes. Docs est livré avec un correcteur orthographique prêt à l'emploi. Chaque fois que vous orthographiez mal quelque chose, l'erreur est mise en évidence par une ligne ondulée et vous invite à apporter une modification. Cela devrait être activé par défaut, mais vous pouvez le vérifier dans Outils > Orthographe et grammaire. Assurez-vous que « Afficher les suggestions orthographiques » et « Afficher les suggestions grammaticales » sont activés (il y a une coche à côté d'eux).

Pour voir les corrections orthographiques et les suggestions, cliquez avec le bouton droit sur le mot souligné. Ou appuyez sur Ctrl+Alt+X (Windows) ou Commande+Alt+X (Mac) pour ouvrir l'outil Orthographe et grammaire sur le côté droit du document.

Une autre façon d'accéder à la vérification orthographique consiste à cliquer sur l'icône avec la lettre A et une coche. Cela active l'outil ; Il analyse votre document pour vérifier les erreurs d'orthographe et de grammaire.

Outre le correcteur orthographique, Google Docs dispose d'un dictionnaire et d'un thésaurus intégrés. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner un mot, de faire un clic droit dessus, puis de cliquer sur « Définir [mot] » ou Ctrl+Maj+Y.

Comment collaborer sur des documents avec d'autres

L'une des meilleures fonctionnalités de Google Docs est la possibilité de créer un lien partageable qui permet à toute personne disposant de ce lien d'afficher votre document, de suggérer des modifications ou de le modifier. Au lieu d'échanger un fichier entre collaborateurs, vous pouvez apporter des modifications et des suggestions simultanément, comme si vous étiez tous assis devant le même ordinateur en temps réel. La seule différence est que chaque personne dispose de son propre curseur de saisie de texte à utiliser sur son ordinateur personnel.

À partir du document que vous souhaitez partager, cliquez sur le bouton bleu « Partager » pour choisir comment envoyer un lien vers votre fichier et à qui vous souhaitez envoyer le lien.

Vous pouvez saisir les adresses e-mail manuellement ou cliquer sur « Copier le lien » dans le coin inférieur gauche pour distribuer vous-même l'invitation.

Si vous choisissez de partager un document par e-mail, vous pouvez choisir son autorisation dans un menu déroulant pour choisir entre « Visionneuse », « Commentateur » ou « Éditeur ». Vous pouvez également envoyer un e-mail à la personne pour la lui faire savoir en activant « Notifier les personnes » et éventuellement en écrivant un message.

Pour les liens, vous pouvez modifier l'autorisation dans la section « Accès public ». Le menu déroulant vous permet de spécifier le niveau de pouvoir dont disposent les utilisateurs disposant du lien sur le fichier lorsque vous sélectionnez l'une des options suivantes :

• limité: Le partage est désactivé. Si vous avez déjà partagé un lien avec d'autres personnes, cela ne fonctionnera plus et révoquera toutes les autorisations dont ils disposaient auparavant.
• أToute personne disposant du lien (spectateur) : Les utilisateurs abonnés peuvent consulter le fichier mais ne peuvent en aucun cas le modifier. Il s'agit de la procédure par défaut lors du partage d'un fichier et de la meilleure option si vous essayez de partager un fichier à télécharger.
• Toute personne disposant du lien (en attente) : Les utilisateurs abonnés sont autorisés à laisser des commentaires s'ils le souhaitent. C’est idéal pour les projets d’équipe.
• Quelqu'un a-t-il le lien (édité) : Cela donne aux utilisateurs abonnés un accès complet en lecture et en écriture. Cependant, ils ne pourront toujours pas le supprimer de votre Drive ; C'est uniquement pour le contenu du fichier.
  Vous pouvez faire beaucoup de choses avec ces liens partageables, qui fonctionnent également avec d'autres fichiers Drive et sur mobile. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ces liens et comment les créer, consultez notre guide.

Comment voir toutes les dernières modifications

Lorsque vous partagez des documents avec d'autres personnes, il est difficile de suivre tous les petits changements qui se produisent si vous n'êtes pas là. Pour cela, il existe une piste d'audit. Google Docs suit toutes les modifications apportées à un document et les regroupe par périodes, ce qui réduit l'encombrement. Vous pouvez même restaurer un fichier à l'une des versions précédentes répertoriées dans l'historique d'un simple clic de souris. Vous pouvez afficher une liste de toutes les modifications récentes en cliquant sur Fichier > Historique Versions > Afficher l'historique des versions.

Comment suggérer une modification à un document et laisser des commentaires

Si vous êtes propriétaire d'un document et souhaitez que vos collaborateurs suggèrent des modifications à votre fichier (au lieu de le modifier directement), vous pouvez définir l'accès à Commenter. Cela permet à d'autres personnes de modifier un document sans se soucier de la falsification de votre fichier par d'autres. Lorsqu'un collaborateur effectue une modification, le propriétaire reçoit une notification par e-mail concernant la modification proposée et peut choisir de conserver ou d'ignorer la modification.

Si vous regardez en haut à droite de la fenêtre du document, vous verrez votre statut actuel. Si vous voyez « Suggérer », vous êtes prêt à partir. Si vous voyez « Modifier » ou « Afficher », cliquez sur ce bouton, puis cliquez sur l'option « Suggérer ».

Comment trouver le nombre de mots et de pages

Par défaut, Google Docs n'affiche pas le nombre de mots ou de pages, mais ils sont faciles à vérifier sans décompte manuel. Ainsi, si vous avez une limite stricte de mots pour un devoir ou si vous souhaitez simplement suivre le nombre de mots que vous écrivez, vous pouvez voir les détails de votre travail en fonction du nombre de mots. Vous pouvez même surligner le texte de n’importe quel paragraphe pour vérifier le nombre de mots dans la sélection. Pour afficher le nombre de mots/pages dans votre document, cliquez sur Outils > Nombre de mots ou appuyez sur Ctrl + Maj + C sous Windows et Commande+Maj+C sur Mac.

Si vous souhaitez le voir à tout moment, dans le coin inférieur gauche, cochez la case à côté de « Afficher le nombre de mots au fur et à mesure que vous tapez ».

Vous pouvez également trouver le nombre de mots pour une chaîne de texte spécifique en la mettant en surbrillance et en revenant à Outils > Nombre de mots (ou en utilisant la combinaison de touches). Si le nombre de mots est affiché dans le coin, il vous indiquera combien de mots se trouvent dans le texte en surbrillance.

Comment utiliser Google Docs hors ligne

Que se passe-t-il si vous devez accéder à Google Docs mais que vous ne disposez pas d'une connexion Internet ? Même si Google Docs est un produit Web, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas l'utiliser hors connexion. Vous devez télécharger l’extension pour Chrome et vous assurer au préalable que le fichier est activé pour une utilisation hors ligne. Toutes les modifications que vous apportez au fichier seront mises à jour lors de votre prochaine connexion à Internet.

Après le téléchargement L'extension officielle pour Chrome, Accédez à la page d'accueil de Google Docs et dans le coin supérieur gauche, ouvrez la page par défaut pour Google Docs Cliquez sur le menu Hamburger > Paramètres. Une fois ici, basculez « Hors ligne » en position activée, puis cliquez sur « OK ».

Pour économiser de l'espace de stockage sur votre appareil local, Google télécharge uniquement les fichiers consultés le plus récemment et les rend disponibles hors connexion. Pour activer manuellement un fichier, cliquez sur l'icône à trois points, puis basculez Disponible hors ligne sur "Activé."

 

Comment ajouter des numéros de page

Les numéros de page sont un outil visuel utilisé pour montrer quelle page le lecteur est en train de lire. Cela vous aide également à organiser les papiers physiques et à les mettre dans le bon ordre si vous les imprimez. Google Docs ne génère pas automatiquement les numéros de page dans les fichiers ; Vous devez les ajouter manuellement, mais il est facile de les ajouter à l'en-tête ou au pied de page de votre document. Pour ajouter un numéro de page à toutes les pages, cliquez sur Insérer > Numéros de page. Vous verrez alors une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez choisir votre style de numéro de page préféré.

Comment formater le texte

Semblable à Word, Google Docs propose de nombreuses options de formatage de texte. Vous pouvez utiliser diverses options dans la barre d'outils ou des raccourcis clavier dédiés pour surligner le texte, le mettre en gras, en italique, souligner, surligner, convertir le texte en titres, etc. Vous disposez également d'options pour créer des listes de contrôle, des listes numérotées et à puces et mettre du texte en retrait. Il y a aussi des boutons « Annuler » et « Rétablir » ici.

Il y a trop d’options à expliquer ici, mais la plupart d’entre elles sont évidentes. Si vous voulez savoir à quoi sert une option, il vous suffit de déplacer votre souris dessus et une fenêtre contextuelle vous dira ce qu'elle fait.

Google Docs propose également un ensemble d'options de formatage avancées qui ne sont pas disponibles dans la barre d'outils. Pour accéder à ces options, développez le menu Format pour parcourir ses nombreuses options

Comment contrôler les marges dans Google Docs

Les marges sont l'espace blanc qui borde votre document de tous les côtés. Étant donné que les marges créent des bordures invisibles, lorsque vous réduisez la taille de la marge, vous augmentez la quantité d'espace utilisable sur la page. Si vous devez modifier la quantité d'espace sur les bords de toutes les pages d'un fichier, vous devez gérer ses marges à l'aide de la règle située sur le côté du document et en haut du document. Si vous préférez saisir les marges manuellement, cliquez sur Fichier > Mise en page, entrez la quantité d'espace blanc que vous souhaitez voir de chaque côté, puis cliquez sur OK.

Comment ajouter une zone de texte

L'ajout de zones de texte à Google Docs est un excellent moyen de mettre en évidence des informations pertinentes et d'attirer l'attention sur des éléments spécifiques du document. Cependant, la création d’une zone de texte n’est pas un processus simple et est cachée à un endroit inattendu : depuis la fonction de dessin. Pour accéder au menu de dessin, allez dans Insérer > Dessiner > Nouveau.

Cliquez sur l'icône "zone de texte", Cliquez ensuite et faites glisser la souris pour créer une zone de texte dans l'espace désigné et ajoutez le texte souhaité.

Cliquez "sauver et fermer" Pour insérer la zone de texte dans le document lorsque vous avez terminé.

Comment ajouter une image

Les images sont un excellent moyen d’améliorer n’importe quel élément de contenu. Google Docs vous propose de nombreuses options qui facilitent le téléchargement d'images. Pour ajouter une image dans Google Docs, accédez à Insertion > Image, puis sélectionnez votre méthode de téléchargement préférée.

Une fois que vous avez ajouté l'image, vous pouvez la personnaliser en ajoutant des légendes, des bordures et une foule d'autres détails.

Comment ajouter un tableau

Les tableaux offrent un moyen simple d’organiser les informations. Bien que Google Sheets soit le meilleur outil pour les feuilles de calcul, vous devez parfois également ajouter un tableau dans Docs. Pour ajouter un tableau dans Google Docs, accédez à Insertion > Tableau, puis utilisez votre souris pour sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaitées, ou parcourez l'option Modèles de tableau pour un tableau prédéfini.

Une fois que vous disposez d'un tableau de base, vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes et des colonnes, fusionner et diviser plusieurs tableaux, et bien plus encore.

Comment ajouter un graphique

Les graphiques sont l'un des meilleurs moyens de visualiser les données. Vous pouvez insérer des graphiques qui récupèrent les données de Google Sheets dans Google Docs, ce qui constitue une intégration puissante et facile à utiliser. Pour ajouter un graphique dans Google Docs, accédez à Insertion > Graphique, puis sélectionnez votre forme de graphique préférée ou importez-la depuis Google Sheets. ​​​​​​

Si vous créez un graphique à partir de zéro, Google Docs créera automatiquement une nouvelle feuille dans Google Sheets pour vous. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le graphique. Cliquez sur l'icône à trois points > Open Source pour ouvrir la feuille.

Comment ajouter une table des matières

Une table des matières est un moyen de présenter aux lecteurs chaque sujet/chapitre inclus dans le document. Cette fonctionnalité crée automatiquement une table des matières et utilise des liens qui mènent à chaque section lorsque vous cliquez dessus. Ainsi, si vous avez un document volumineux, cela permet à quelqu'un d'accéder rapidement à certaines parties sans avoir à faire défiler l'intégralité du document.

Cliquez Insérer > Table des matières, puis sélectionnez l’une des options proposées. La première option est une table des matières en texte brut avec des numéros sur le côté droit réservés aux documents imprimés. La deuxième méthode est identique, sauf qu’elle est en pointillés. La troisième option n'utilise pas de numéros de page mais insère à la place des hyperliens vers la section sélectionnée pour visualiser les documents en ligne.

Notez que pour créer une table des matières générée automatiquement qui renvoie à des sections spécifiques d'un document, vous devez formater chaque chapitre (ou titre) à l'aide des styles d'en-tête intégrés de Google Docs. Cela permet à Google Docs de savoir comment remplir le tableau et ajouter des liens cliquables.

Maintenant que vous avez appris toutes les bases de Google Docs, vous pouvez devenir un véritable utilisateur expérimenté en ajoutant des modules complémentaires. Les modules complémentaires sont très similaires aux extensions de navigateur Web, mais sont spécifiques à Google Docs et vous permettent d'obtenir des fonctionnalités supplémentaires de développeurs tiers. Vous pouvez installer des outils pour augmenter la productivité avec un logiciel de vérification supplémentaire, des applications de signature de documents, un traducteur intégré au document et même un générateur de rubriques pour les enseignants.