Comment organiser vos fichiers sur votre Mac en quelques étapes simples et efficaces

Organiser les fichiers sur votre Mac n'est pas seulement une question de rangement, c'est essentiel pour augmenter la productivité et gagner du temps. Avec le nombre croissant de fichiers et de documents que nous traitons quotidiennement, il devient nécessaire de suivre des moyens efficaces pour gérer ces données de manière facilement accessible. Dans cet article, nous vous guiderons à travers une série d'étapes pratiques qui vous aideront à organiser vos fichiers en douceur, tout en maintenant un système qui répond à vos besoins quotidiens et améliore les performances de votre appareil.

Du téléchargement de différents fichiers et dossiers à la prise de multiples captures d'écran, votre Mac peut rapidement devenir encombré, mais ce n'est pas la fin du monde. Voici six conseils pour organiser vos fichiers Mac afin qu'ils soient faciles à parcourir.

1. Utilisez une structure de dossiers cohérente.

L’une des façons les plus courantes d’encombrer votre Mac est d’enregistrer vos fichiers n’importe où et n’importe quand. Cela peut rendre la recherche d'un fichier ou d'un dossier spécifique presque impossible, ce qui peut vous laisser un sentiment de dépassement et de frustration.

Pour lutter contre cet encombrement, utilisez une structure de dossiers cohérente pour vous aider à organiser et à parcourir vos fichiers efficacement. Vous pouvez démarrer cette structure en stockant vos fichiers dans des emplacements plus organisés, tels que votre bureau, vos documents ou votre dossier Fichiers.

Une fois vos fichiers enregistrés dans un emplacement connu sur votre Mac, commencez à créer des fichiers à l'intérieur pour déchiffrer à quoi chaque fichier à l'intérieur est connecté. Si vous souhaitez aller plus loin, créez des dossiers dans ces dossiers pour mieux organiser le contenu de chaque fichier.

Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour vos travaux universitaires si vous êtes étudiant, puis, dans ce dossier, vous pouvez développer des dossiers individuels pour chaque cours. Pour aller plus loin, vous pouvez créer des dossiers supplémentaires dans ces dossiers étiquetés par cours, en fonction des différents sujets que vous avez appris, pour les retrouver facilement lorsque vous étudiez pour un examen ou que vous effectuez des recherches pour un document de recherche.

En organisant votre Mac avec des dossiers et en conservant une structure cohérente, vous pouvez éviter qu'il ne devienne difficile à naviguer, car des fichiers incompatibles dispersés à différents endroits peuvent rendre difficile la recherche de ce dont vous avez besoin.

2. Renommez les fichiers pour être plus précis.

Lorsque vous téléchargez un fichier ou un dossier sur votre Mac, il est souvent importé avec un nom peu clair. Ce nom peut inclure une variété de lettres et de chiffres regroupés entre des mots aléatoires qui n'ont rien à voir avec le contenu du fichier.

Pour cette raison, c'est une bonne idée de donner immédiatement à votre contenu téléchargé un nom spécifique qui décrit explicitement ce qu'il contient afin que vous puissiez le retrouver facilement plus tard. Cela élimine également la possibilité que votre Mac soit en proie à des centaines de fichiers « dossiers sans titre » flottant dans l’application Finder.

Si vous avez plusieurs fichiers enregistrés sur votre Mac et qu'ils ont des titres non filtrés qui les représentent, vous pouvez renommer un groupe d'entre eux à la fois. Cela rendra la sélection et la dénomination des dossiers plus rapides sans perdre de temps à passer d'un fichier à un autre.

Pour renommer un groupe de fichiers, sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez renommer, faites un clic droit dessus, puis cliquez sur Renommer dans le menu qui apparaît. À partir de là, vous pouvez ajouter du texte, remplacer du texte ou formater les titres comme vous le souhaitez.

Cependant, cette méthode ne vous permet pas de renommer chaque fichier aussi précisément que si vous vouliez les renommer individuellement. Au lieu de cela, il vous permet de les organiser plus élégamment en donnant à chaque groupe un nom spécifique, puis en ajoutant un numéro après chacun dans l'ordre chronologique.

Par exemple, cela pourrait être utilisé si vous avez de nombreuses photos de vacances ou d'une destination. Le titre de la collection peut être basé sur le lieu spécifique où les photos ont été prises, et les photos peuvent être divisées par numéro dans l'ordre chronologique.

3. Automatisez votre organisation avec des dossiers intelligents

Un dossier intelligent est un dossier « actif » qui est automatiquement mis à jour chaque fois qu'un nouveau fichier correspond aux règles définies pour lui. Il élimine le besoin d'organiser manuellement les fichiers dans des dossiers séparés en fonction de critères spécifiques, tels que le type de fichier, la date de création ou les mots-clés.

Pour créer un dossier intelligent, ouvrez l’application Finder, sélectionnez le dossier à partir duquel vous souhaitez créer un dossier, cliquez sur l’option Fichier dans la barre d’outils, puis sélectionnez Nouveau dossier intelligent. Un nouveau menu apparaîtra et vous pourrez personnaliser la manière dont vous souhaitez que tout soit organisé dans le dossier.

Les dossiers intelligents peuvent diviser et organiser des photos, des documents et d'autres éléments d'un dossier spécifique ou de l'ensemble de votre appareil. Cependant, il peut être préférable de regrouper les fichiers dans un dossier spécifique afin de ne pas encombrer les autres dossiers que vous avez déjà organisés.

Une fois les fichiers sélectionnés et séparés, ils seront supprimés du dossier d'origine et placés dans le nouveau dossier. Si vous souhaitez modifier un dossier intelligent existant, faites un clic droit dessus et sélectionnez « Afficher les critères de recherche ».

4. Devenez un ami des balises Finder

Si vous êtes nouveau dans l'application Finder ou si vous ne faites pas attention à tous ses détails, vous n'êtes peut-être pas familier avec les balises. De plus, vous vous êtes peut-être demandé ce que sont ces points colorés en bas de la barre latérale, mais vous ne les avez pas examinés. Ces points colorés sont des balises, comme des hashtags, vous permettant d'attribuer des dossiers et des fichiers spécifiques à une catégorie personnalisée pour chaque couleur.

Pour ajouter un fichier ou un dossier à une balise spécifique, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez la balise à laquelle vous souhaitez l'associer. Ensuite, lorsque vous cliquez sur la marque colorée dans la barre latérale, elle apparaîtra. Pour supprimer une balise, répétez les mêmes étapes mais cliquez sur la balise à laquelle elle est actuellement attribuée.

Les balises sont idéales pour trouver rapidement des dossiers et des fichiers spécifiques dans plusieurs emplacements. Par exemple, vous pouvez créer une balise appelée « En cours d'apprentissage » et étiqueter chaque dossier avec le sujet que vous apprenez dans chaque cours. Cela rendra l'accès aux dossiers à partir de la balise plus rapide que la recherche dans plusieurs dossiers pour les trouver.

Lors de la création de balises, vous pouvez les conserver sans nom et identifiables uniquement par leur couleur, ou vous pouvez les personnaliser davantage en leur donnant des noms personnalisés et en choisissant une couleur associée. Vous pouvez choisir entre le rouge, le bleu, l'orange, le jaune, le vert, le violet ou le gris, ou aucune couleur associée, ce qui laissera un cercle vide à côté de son nom s'il en a un.

Malheureusement, ce sont les seules couleurs parmi lesquelles vous pouvez choisir, car il n’existe pas de roue chromatique ni d’outil pipette pour extraire une couleur d’une zone spécifique.

5. Désencombrez votre bureau avec des collections de bureau.

Le bureau, une destination populaire pour les fichiers, les captures d'écran et les dossiers, peut rapidement devenir encombré s'il n'est pas géré correctement. Bien que vous puissiez y afficher votre fond d'écran personnalisé, il peut également devenir un cimetière pour tous les fichiers divers que vous y avez enregistrés.

Pour résoudre ce problème, essayez d’utiliser Desktop Stacks. Cette fonctionnalité vous permet de supprimer l'encombrement de votre bureau en permettant à votre Mac d'organiser automatiquement tous vos fichiers par date, par affiliation à une balise ou par type de document.

Pour activer les piles de bureau, cliquez avec le bouton droit sur le bureau, choisissez Affichage dans le menu, puis sélectionnez Utiliser les piles. Si vous souhaitez utiliser un raccourci clavier pour une action plus rapide, appuyez simultanément sur Ctrl+Commande+0.

Les piles de bureau organisent les fichiers sur votre bureau selon des spécifications de base. Si vous n'êtes pas satisfait de l'assemblage initial, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bureau, en sélectionnant « Affichage » dans la barre d'outils, puis en choisissant « Regrouper les packages par”.

Une fois vos fichiers empilés, vous pouvez cliquer sur le groupe de bureau, qui s'agrandira pour afficher tout le contenu. Pour le fermer, cliquez sur la flèche affichée en haut du groupe de bureaux et il se regroupera.

6. Maîtriser le flux de travail du dossier de téléchargement

Lorsque vous téléchargez quelque chose sur votre Mac, le contenu se retrouve dans la section Téléchargements du Finder, mais tout comme avec le bureau, cette section peut rapidement devenir encombrée et désorganisée.

Déplacer chaque fichier téléchargé vers son dossier correspondant est le meilleur moyen d'organiser votre dossier Téléchargements et de faciliter la navigation lors de l'importation de futurs fichiers et dossiers sur votre Mac.

De plus, avant de déplacer un fichier ou un dossier hors du dossier Téléchargements, nommez-le en fonction de son contenu. Cela éliminera la nécessité de le faire à l'avenir et facilitera la recherche ultérieure.

Si vous recherchez un chemin plus automatisé, vous pouvez configurer un flux de travail dans l'application Automator sur votre Mac. Dans l'application, vous pouvez configurer un flux de travail qui trie automatiquement les fichiers que vous téléchargez sur votre Mac dans un dossier en fonction de critères prédéfinis.

Ce flux de travail peut être exécuté manuellement ou exécuté chaque fois qu'un nouveau fichier est ajouté au dossier Téléchargements. De plus, vous pouvez personnaliser les paramètres de votre navigateur pour spécifier où certains types de fichiers sont enregistrés après le téléchargement.

Organiser le dossier Téléchargements de votre Mac est toujours utile, quelle que soit la méthode choisie. Il simplifie le processus de recherche de dossiers et peut même libérer de l'espace sur votre ordinateur en identifiant simplement les fichiers en double.

Chaque Mac accumule des fichiers et des dossiers aléatoires, mais ces suggestions peuvent vous aider à obtenir une organisation de premier ordre. Dites adieu aux journées passées à chercher des fichiers et bonjour aux jours où vous pouvez les retrouver en quelques clics.

Que vous ayez un nouveau Mac ou que vous ayez le même depuis un certain temps, il n'est jamais trop tôt pour s'organiser. Une fois que vous aurez fait cela, vous aurez l’impression d’avoir acheté un nouvel ordinateur.