Votre guide complet pour comprendre et utiliser efficacement les fonctions variables dans Excel

Les fonctions variables dans Excel sont des outils puissants qui permettent aux utilisateurs d'effectuer des calculs flexibles qui changent automatiquement en fonction des données saisies. Grâce à ces fonctions, vous pouvez optimiser vos feuilles de calcul pour les adapter automatiquement à différentes situations et chiffres, ce qui les rend idéales pour les rapports financiers, les analyses avancées et les listes dynamiques. Dans ce guide, nous passerons en revue les types de fonctions variables et comment les utiliser efficacement pour répondre à vos besoins, avec des exemples pratiques qui vous permettront de comprendre plus facilement leurs capacités et de les appliquer à vos propres projets.

Parmi les centaines de fonctions d’Excel, certaines sont appelées fonctions volatiles. Dans cet article, nous examinerons ce que sont les fonctions volatiles, leurs avantages et leurs inconvénients, comment les gérer si elles causent des problèmes dans votre feuille de calcul, ainsi que quelques exemples plus simples.

Qu'est-ce qu'une fonction variable ?

Une fonction variable est une fonction qui recalcule chaque fois qu'une modification est apportée à une feuille de calcul Excel ou chaque fois qu'un classeur existant est rouvert. Pour aller plus loin, lorsqu'une fonction volatile est recalculée, toute cellule qui dépend de cette fonction volatile est également recalculée, tout comme toutes les cellules qui dépendent de cette fonction dépendante, et ainsi de suite !

Dans cet exemple, nous avons utilisé la fonction NOW, qui renvoie la date et l'heure actuelles (nous en parlerons plus tard). Chaque fois qu'une modification est apportée à la feuille de calcul, Excel réévalue cette cellule pour voir si elle doit être mise à jour avec une nouvelle date ou heure.

Quelle que soit la fonction volatile que vous utilisez, ce que vous voyez dans la cellule peut changer, même si les arguments de la fonction restent les mêmes.

Avantages de l'utilisation de fonctions variables

Le plus grand avantage – et aussi la fonction principale – des fonctions de volatilité dans Excel est qu’elles fournissent des informations à jour. Ceci est utile si vous projetez une feuille de calcul en direct sur un écran pour que le public puisse la voir, par exemple lors d'une réunion d'affaires. C'est également un outil utile si vous disposez d'un tableau de bord Excel et souhaitez suivre la situation au fil du temps, ou si vous êtes impliqué dans la finance et souhaitez suivre les évolutions du marché.

Inconvénients de l'utilisation de fonctions variables

Les fonctions variables reçoivent une mauvaise publicité dans de nombreux didacticiels et articles Excel, principalement en raison de la manière dont elles affectent les performances des feuilles de calcul. Il est peu probable que l'ajout d'une fonction volatile à une petite feuille de calcul pose des problèmes majeurs. Cependant, dans les feuilles de calcul contenant de grands ensembles de données et de nombreuses formules, une seule fonction volatile peut ralentir considérablement les performances du programme.

Dans le pire des cas, cela pourrait provoquer le blocage d'Excel, surtout si vous utilisez un ordinateur à faible mémoire et que de nombreuses cellules dépendent de la fonction volatile. Même sur un ordinateur puissant, l’utilisation de trop de fonctions volatiles dans une seule feuille de calcul peut ralentir le fonctionnement d’Excel.

Microsoft lui-même recommande même de réduire le nombre de fonctions volatiles que vous utilisez pour accélérer votre feuille de calcul. Plus précisément, il suggère d'utiliser des méthodes alternatives pour obtenir des résultats identiques ou similaires, telles que INDEX au lieu de OFFSET, ou CHOOSE au lieu d'INDIRECT.

Comment empêcher les fonctions variables de calculer automatiquement

Si, comme nous l'avons mentionné ci-dessus, la fonction variable entraîne des problèmes de performances, il existe plusieurs façons de l'empêcher de calculer automatiquement chaque fois que vous apportez des modifications à votre classeur. Tout d’abord, nous examinerons comment les fonctions volatiles affectent l’ensemble du classeur, puis nous examinerons d’autres moyens de convertir des fonctions volatiles individuelles en fonctions régulières.

Empêche toutes les fonctions variables de calculer automatiquement

La première option consiste à modifier les paramètres de calcul dans Excel. Cela ne changera pas le fonctionnement des fonctions elles-mêmes, mais cela affectera leur temps de calcul. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Options de calcul sous l’onglet Formules du ruban, puis choisissez Manuel.

Ce paramètre modifié s'applique immédiatement à toutes les feuilles de calcul que vous avez déjà ouvertes, ainsi qu'à tous les classeurs que vous ouvrez ultérieurement, jusqu'à ce que vous le modifiiez à nouveau. Les cellules contenant des fonctions volatiles qui ne sont pas automatiquement mises à jour en raison de ce changement seront également reformatées avec une croix (c'est-à-dire une valeur obsolète). Ceci est pour vous rappeler que les informations contenues dans cette cellule ne sont pas à jour.

Désormais, les fonctions volatiles seront calculées uniquement lorsque vous cliquerez sur « Calculer maintenant » pour calculer l'intégralité du classeur et tous les classeurs ouverts, ou sur « Calculer la feuille » pour calculer la feuille active. Les deux options se trouvent dans l’onglet Formule du ruban. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Excel F9 pour effectuer la même action que « Calculer maintenant » ou Maj+F9 pour effectuer la même action que « Calculer la feuille ».

Geler une fonction volatile d'heure ou de date

Si vous disposez d'une fonction d'heure ou de date volatile dans votre feuille de calcul, ce qui signifie qu'elle se met automatiquement à jour avec l'heure et la date de votre ordinateur, vous pouvez la convertir en une heure ou une date gelée.

Pour ce faire, double-cliquez sur la cellule qui contient la fonction, placez le pointeur sur la partie de la formule qui contient la fonction heure ou date et appuyez sur F9. Cela convertira l'heure ou la date en un numéro de série, et lorsque vous appuyez sur Entrée, ce numéro de série sera converti en une heure ou une date fixe.

Rappelez-vous cependant que cela ne sera pas mis à jour lorsque l'heure ou la date change, et n'adoptera pas le format barré, car ce n'est plus une fonction volatile.

Copiez et collez la valeur de la cellule

Une autre façon de convertir une fonction volatile en valeur scalaire consiste à copier la cellule contenant le résultat de la fonction volatile et à coller uniquement la valeur dans la même cellule.

Par exemple, si vous disposez d’une cellule contenant un nombre aléatoire généré par une fonction variable, sélectionnez la cellule, appuyez sur Ctrl+C, puis appuyez sur Ctrl+Maj+V dans la même cellule. Cela collera le nombre aléatoire variable en tant que nombre aléatoire fixe, et comme la cellule est déjà formatée correctement, la valeur apparaîtra exactement comme lorsqu'elle était variable.

Exemples de fonctions variables

Voici quelques fonctions variables de base dans Excel :

Nom	formule	il fait quoi
MAINTENANT	=NOW()	Renvoie le numéro de série de la date et de l'heure actuelles, convertit la cellule dans un format numérique personnalisé, puis affiche la date et l'heure actuelles au format Excel standard.
AUJOURD'HUI	=TODAY()	Renvoie le numéro de série de la date actuelle, convertit la cellule au format de date, puis affiche la date actuelle.
RAND	=RAND()	Renvoie un nombre aléatoire compris entre 0 et 1.
RANDBETWEEN	=RANDBETWEEN(a,b)	Renvoie un nombre aléatoire entre les valeurs a et b, en fonction des valeurs ou des références de cellule que vous ajoutez à la formule.

Excel possède également des fonctions volatiles plus avancées, telles que OFFSET et INDIRECT. Pour utiliser ces fonctions, accédez à Excel, cliquez sur l'icône « fx » à côté de la barre de formule et utilisez le guide Insérer une fonction dans Excel pour les essayer.

En plus de limiter le nombre de fonctions volatiles que vous utilisez dans Excel pour garantir les performances de votre classeur, il existe de nombreuses autres façons d'accélérer votre feuille de calcul, notamment en réduisant le formatage, en simplifiant les formules et en compressant les images.

L'utilisation de fonctions variables dans Excel vous donne la possibilité de traiter des données complexes et des résultats en constante évolution de manière simplifiée et précise. En vous appuyant sur ces fonctions, vous pourrez créer des feuilles de calcul interactives qui améliorent la précision de vos analyses et gagnent du temps sur la mise à jour manuelle des données. Essayez d'implémenter des fonctions variables dans vos prochains projets pour constater une grande différence dans la façon dont votre feuille de calcul fonctionne et interagit dynamiquement avec vos données.